Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ)‚ приобретенных сотрудником за наличные деньги‚ — одна из самых распространенных операций в бухгалтерском учете. В этой статье подробно разберем‚ какими проводками оформляется выдача аванса‚ оприходование бензина по авансовому отчету‚ его списание и возмещение перерасхода сотруднику.
Общий порядок учета ГСМ через подотчетных лиц
Когда водитель или иной сотрудник покупает бензин за наличные деньги на АЗС‚ в учете задействуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовая цепочка операций выглядит так:
- Выдача денежных средств сотруднику под отчет (из кассы или на карту).
- Покупка бензина сотрудником‚ получение чека ККТ.
- Представление авансового отчета с приложением чеков и путевых листов.
- Оприходование топлива на счет 10.03 «Топливо».
- Списание бензина на затраты по данным путевых листов.
- Возмещение перерасхода сотруднику либо удержание неизрасходованного остатка.
Основные проводки
Выдача аванса на покупку бензина
- Дт 71 Кт 50 — выданы наличные деньги из кассы под отчет на приобретение ГСМ;
- Дт 71 Кт 51 — аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
Например‚ при выдаче 2 000 руб. из кассы формируется проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.
Оприходование бензина по авансовому отчету
После утверждения авансового отчета топливо приходуется на склад (в бак автомобиля) на основании чеков АЗС:
- Дт 10.03 Кт 71 — оприходован бензин‚ приобретенный подотчетным лицом (например‚ 100 литров по чекам);
- Дт 19 Кт 71 — выделен НДС (если есть счет-фактура или выделенный НДС в чеке‚ что на практике при покупке за наличные встречается редко).
Списание бензина на расходы
Списание производится на основании путевых листов по нормам расхода топлива (с учетом рекомендаций Минтранса либо самостоятельно разработанных норм):
- Дт 20 (23‚ 25‚ 26‚ 44) Кт 10.03 — списан бензин на производственные‚ общехозяйственные или коммерческие нужды.
Пример: приходуем 100 литров‚ по путевым листам за месяц списываем 90 литров. Оставшиеся 10 литров числятся на счете 10.03 как остаток в баке автомобиля и учитываются как начальный остаток на 1-е число следующего месяца.
Возмещение перерасхода по авансовому отчету
Если сотрудник потратил на бензин больше‚ чем получил аванс‚ компания возмещает ему перерасход:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выдан (перечислен) перерасход по авансовому отчету сотруднику.
Если же аванс израсходован не полностью:
- Дт 50 Кт 71 — возвращен в кассу неизрасходованный остаток аванса;
- Дт 70 Кт 71 — не возвращенный остаток удержан из заработной платы (при согласии сотрудника и соблюдении сроков).
Компенсация ГСМ без авансового отчета
Если водитель приобретает топливо за свой счет‚ а компания позднее компенсирует расходы (например‚ при использовании личного автомобиля в служебных целях)‚ авансовый отчет можно не оформлять. В этом случае сотрудник пишет заявление на возмещение личных расходов и прикладывает подтверждающие документы (чеки‚ путевые или маршрутные листы). Проводки будут следующими:
- Дт 20 (23‚ 25‚ 26‚ 44) Кт 73 — начислена компенсация за ГСМ сотруднику;
- Дт 73 Кт 50 (51) — компенсация выплачена работнику.
Покупка бензина по топливным картам
При заправке по топливной карте в путевом листе указываются реквизиты карты и объем топлива‚ а стоимость и сумма не заполняются — учет ведется по количеству:
- Дт 60.2 Кт 51 — перечислен аванс поставщику на топливную карту;
- Дт 10.03.2 Кт 76.15 (60) — заправлено топливо по карте (например‚ 100 литров);
- Дт 20 (26‚ 44) Кт 10.03 — списано топливо по путевым листам.
Документальное оформление
Для корректного отражения операций в учете необходимы:
- приказ о выдаче денег под отчет и заявление сотрудника;
- авансовый отчет (форма АО-1 или самостоятельно разработанная);
- кассовые чеки АЗС;
- путевые листы с расчетом нормативного расхода топлива;
- учетная политика‚ закрепляющая способ оценки и списания ГСМ (ФИФО‚ средняя себестоимость).
Ключевая цепочка проводок по возмещению авансового отчета на бензин: Дт 71 Кт 50/51 (выдача аванса) → Дт 10.03 Кт 71 (оприходование топлива) → Дт 20/26/44 Кт 10.03 (списание по путевым листам) → Дт 71 Кт 50/51 (возмещение перерасхода). Правильное документальное оформление и соблюдение норм расхода топлива позволят избежать претензий налоговых органов и корректно учесть затраты на ГСМ.