Вопрос учета и налогообложения сумм, выплачиваемых работникам в качестве компенсации затрат на проезд к месту работы и обратно, остается одним из самых обсуждаемых в кадровом и бухгалтерском учете. Сложность заключается в необходимости разграничения режимов для разных налогов: НДС, страховых взносов и НДФЛ. В данной статье подробно разберем актуальную судебную практику, позицию контролирующих органов и алгоритм действий для работодателя.

Правовая природа выплат: заработная плата или возмещение расходов?

Согласно ст. 129 ТК РФ, заработная плата включает в себя компенсационные выплаты (компенсации), связанные с особенностями условий труда, режимом работы, а также иные выплаты компенсационного характера. Компенсация проезда, как правило, фиксируется в:

• Трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ);
• Коллективном договоре;
• Локальном нормативном акте (Положении о компенсациях и выплатах);
• Приказе о приеме на работу (как условие).

Важно: Если выплата не закреплена в локальном акте или трудовом договоре, а выплачивается «по усмотрению» руководства, налоговые органы могут переквалифицировать ее в материальную выгоду, что повлечет начисление НДФЛ и страховых взносов в полной сумме без каких-либо льгот.

Страховые взносы: позиция СФР и судебная практика

Именно здесь кроется главный риск для работодателя. Информация из интернета от подтверждает устойчивую негативную для биза практику:

Позиция суда совпала с подходом Социального фонда России. СФР ранее разъяснял, что компенсации проезда работников к месту работы и обратно не включены в перечень выплат, освобождаемых от страховых взносов.

Юридическое обоснование отказа в льготе:

1. Ст. 422 Налогового кодекса РФ (п. 1): Перечень выплат, не подлежащих страхованию, исчерпывающий. В него входят: пособия по БИР, выплаты по программам ВЗР, диеты (в пределах норм), оплата питания/проживания в командировках и др.
2. Отсутствие пункта «проезд»: В перечне ст. 422 НК РФ нет пункта, который прямо освобождал бы компенсации за проезд «дом — работа, дом» от страховых взносов.
3. Позиция СФР (ранее ФНС/ФСС): Компенсация проезда является выплатой компенсационного характера, входящей в объект налогообложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ), так как она выплачивается в связи с трудовыми правоотношениями и не относится к исключениям ст. 422 НК РФ.

Судебная практика (актуальная на 2024–2026 гг.):

• Суды всех инстанций (в т.ч. ВАС РФ и Окружные арбитражные суды) последовательно встают на сторону фондов.
• Аргумент работодателей о том, что это «возмещение расходов, связанных с производством» (п. 12 ст. 255 НК РФ по НДФЛ или аналогия по взносам), отклоняется. Суды указывают: проезд к работе — это личная забота работника о появлении на рабочем месте, а не производственная необходимость работодателя (в отличие от командировок или выездной работы).
• Исключение: Если работник работает выездным/вахтовым методом (ст. 298, 302 ТК РФ) или проезд оплачивается в рамках командировки (п. 2 ст. 168 ТК РФ), режим налогообложения иной (см. ниже).

НДФЛ: лимит 22 000 рублей и условия учета

По личному подоходному налогу режим более лояльный, но формализованный. Регулируется п. 12 ст. 217 НК РФ.

Условия освобождения от НДФЛ:

• Выплата совершена в соответствии с коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.
• Сумма выплаты в налоговом периоде (году) не превышает 22 000 рублей (лимит установлен с 2021 года, индексации не производится).
• Работник фактически затратил средства на проезд (наличие билетов, проездных, чеков — желательно для подтверждения целевого расходования, хотя Кодекс прямо не требует предоставления чеков работодателю, на практике инспекторы их просят).

Что если сумма превышает 22 000 руб;?

Сумма, превышающая лимит, включается в доход работника по ст. 210 НК РФ и облагается НДФЛ по ставке 13% (или 15/30% для нерезидентов/высоких доходов). Страховые взносы при этом начисляются на всю сумму выплаты (даже на ту часть, что до 22 000 руб.), так как для взносов лимита не существует.

НДС: можно ли вычесть «входной» налог?

Тема статьи содержит аббревиатуру «НДС», поэтому важно разобрать этот аспект отдельно. Частая ошибка бухгалтеров — попытка принять к вычету НДС из счетов/чеков, полученных от перевозчиков за проезд сотрудников.

Общие правила (ст. 170, 171, 172 НК РФ):

Для вычета НДС необходимо одновременное выполнение 4-х условий:

1. Товары/работы/услуги приобретены для деятельности, облагаемой НДС.
2. Оплачены поставщику (перевозчику).
3. Имеются надлежащим образом оформленные первичные документы (счет-фактура, УПД, чек ККТ с реквизитами для вычета).
4. Услуги приняты к учету (акт приема-передачи).

Специфика проезда работников:

• Общественный транспорт (метро, автобус, электричка): Обычно оплачивается безналично через корпоративные транспортные карты (например, «Тройка», «Подорожник», «Единый кошелек» Мосгортранса). Перевозчики (ГУП «Мосгортранс», МОСКОЛ и др.) часто применяют освобождение от НДС (п. 3 ст. 149 НК РФ — перевозка пассажиров городским/пригородным транспортом). В чеках/справках НДС не выделяется. Вычет невозможен.
• Такси / Каршеринг / Аренда автобусов (с НДС): Если работодатель заключает договор с ООО/ИП на перевозку сотрудников (шаттлы, корпоративное такси) и получает счет-фактуру с выделенным НДС — вычет возможен, так как услуга используется для обеспечения производственного процесса (доставка персонала к месту трудовой функции). Важно: в договоре должен быть предмет «Перевозка пассажиров», а не «Компенсация затрат».
• Компенсация работнику (субсидия): Если компания просто выдает деньги работнику («субсидия на проезд»), а работник сам покупает билеты — это не закупка услуг перевозки компанией. Компания не получает счет-фактуру от перевозчика. Вычесть НДС нельзя; Это расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ по налогу на прибыль), но не затраты на приобретение услуг перевозки для целей НДС.

Сводная таблица налогообложения

Риски и рекомендации для работодателя (Чек-лист)

Документальное оформление (обязательно):

1. Локальный нормативный акт (ЛНА): Разработайте и утвердите «Положение о компенсации расходов на проезд к месту работы». В нем пропишите: круг лиц, порядок расчета (фиксированная сумма или по чекам), сроки выплаты, обязанность работника подтверждать расходы (по требованию).
2. Трудовой договор / Доп. соглашение: Сошлитесь на ЛНА в разделе «Оплата труда» или «Компенсации и гарантии».
3. Приказ о выплате: Ежемесячный/квартальный приказ о начислении компенсации.
4. Подтверждение расходов (для НДФЛ): Хотя НК РФ не обязывает работника приносить чеки работодателю для применения лимита 22 000 руб., в случае проверки ФНС инспекторы потребуют доказательств целевого расходования. Лучше собирать копии билетов/проездных/справок от перевозчика или брать письменное объяснение работника.

Ошибки, которые приводят к начислениям и штрафам:

• Выплата без ЛНА / вне трудового договора → Признание всей суммы доходом по НДФЛ (без лимита 22 тыс.) + Взносы + Штрафы ст. 122, 123 НК РФ.
• Неудержание взносов с суммы до 22 000 руб. → Налоговая/СФР начслит взносы на всю сумму, пени, штраф 20% (ст. 122 НК РФ) или 40% (умысел).
• Попытка вычесть НДС по чекам работников → Отказ в вычете, доначисление НДС, пени, штраф 20% (ст. 122 НК РФ).
• Маскировка зарплаты под «проезд» (выплата круглым числам всем подряд, без привязки к реальным затратам и графику работы) → Риск переквалификации в «серые» зарплаты (ст. 199 УК РФ при крупных суммах).

Особенности с 2025–2026 гг.: Единый социальный платеж и контроль СФР

С переходом к единому платежу (ЕНП) и усилению роли Социального фонда России (СФР) контроль за правильностью определения базы страховых взносов усилился. СФР автоматически сверяет данные ДЕКЛАРАЦИИ (РСВ) с выплатами, указанными в 6-НДФЛ.

Если в 6-НДФЛ вы применили код дохода 2760 (компенсация проезда до 22 000 руб. — не облагается НДФЛ), но в РСВ не включили эту сумму в базу взносов (код вида выплаты «Остальные выплаты» или исключили ошибочно) — это красный флаг для автоматизированных систем контроля (АСК СФР/ФНС). Налоговый орган увидит расхождение: «По НДФЛ признали выплату компенсацией (код 2760), а по взносам — исключили из базы». Следует задекларировать сумму в РСВ в полной величине.

Компенсация проезда к месту работы, это облагаемая страховыми взносами выплата в полной сумме (судебная практика и позиция СФР незыблемы на 2026 год); По НДФЛ существует льготный лимит 22 000 рублей в год при условии строгого документального оформления в ЛНА и трудовом договоре. Что касается НДС, то вычет возможен только при прямой закупке услуг перевозки у контрагентов, работающих с НДС (корпоративные шаттлы, такси по договору), и при наличии счетов-фактур. Простая выдача денег работнику на проезд в метро/автобус права на вычет НДС не дает.

Грамотная настройка локальных актов, раздельный учет сумм для целей НДФЛ и взносов, а также правильное оформление договоров с перевозчиками — залог безопасности компании при камеральных и выездных проверках.