Учет расчетов с персоналом по оплате труда — один из ключевых участков бухгалтерской работы любой организации. От правильности его организации зависят не только достоверность финансовой отчетности, но и соблюдение трудового законодательства, корректность исчисления налогов и страховых взносов, а также отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и самих работников.

Нормативное регулирование учета выплат работникам

Учет заработной платы и иных выплат сотрудникам регулируется следующими документами:

• Трудовой кодекс РФ (порядок установления и выплаты заработной платы, компенсаций, гарантий);
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению;
• Налоговый кодекс РФ (в части НДФЛ и страховых взносов);
• Локальные нормативные акты организации: положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, трудовые договоры.

Виды выплат работникам

Выплаты, учитываемые при расчетах с персоналом, условно делятся на несколько групп:

1. Основная оплата труда — оклад, тарифная ставка, сдельная оплата за фактически отработанное время или выполненный объем работ.
2. Стимулирующие выплаты, премии, надбавки, доплаты за интенсивность, выслугу лет, профессиональное мастерство.
3. Компенсационные выплаты — доплаты за работу в ночное время, сверхурочную работу, работу во вредных условиях, в выходные и праздничные дни.
4. Оплата за неотработанное время — отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, оплата простоя, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.
5. Прочие выплаты — материальная помощь, выходные пособия, доходы в натуральной форме.

Первичные документы по учету труда и его оплаты

Основанием для начисления выплат служат первичные учетные документы. Организация вправе использовать типовые формы, утвержденные Госкомстатом, либо разработать собственные с учетом обязательных реквизитов, предусмотренных законом о бухгалтерском учете. Исключение — выплата зарплаты через кассу, где применяются унифицированные формы.

К основным документам относятся:

• табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13);
• расчетная ведомость (форма Т-51);
• платежная ведомость (форма Т-53);
• расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• лицевой счет работника (формы Т-54, Т-54а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска (форма Т-60);
• записка-расчет при расторжении трудового договора (форма Т-61);
• приказы о приеме на работу, премировании, предоставлении отпуска, увольнении.

Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом

Для обобщения информации о расчетах с работниками по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам предприятия предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту счета 70 отражаются начисленные суммы оплаты труда, пособий, премий и иных выплат. По дебету — выплаченные суммы, удержанные налоги и другие удержания.

Аналитический учет ведется по каждому работнику, видам начислений и удержаний. Для этого используются лицевые счета, расчетные ведомости и расчетные листки, которые работодатель обязан выдавать сотрудникам при выплате заработной платы.

Типовые бухгалтерские проводки

Начисление заработной платы

Счет дебета зависит от того, в каком подразделении занят работник:

• Дт 20 (23, 25, 26, 29) Кт 70 — начислена зарплата работникам основного (вспомогательного) производства, общепроизводственного и управленческого персонала;
• Дт 44 Кт 70 — начислена зарплата работникам торговой организации;
• Дт 08 Кт 70 — начислена зарплата работникам, занятым созданием внеоборотных активов;
• Дт 91-2 Кт 70 — начислены выплаты, не связанные с обычными видами деятельности.

Начисление страховых взносов

• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы с оплаты труда (по соответствующим субсчетам: на пенсионное, медицинское, социальное страхование, взносы на травматизм).

Удержания из заработной платы

• Дт 70 Кт 68 (субсчет «НДФЛ») — удержан налог на доходы физических лиц;
• Дт 70 Кт 76, удержаны суммы по исполнительным листам (алименты и др.);
• Дт 70 Кт 73 — удержаны суммы в возмещение материального ущерба или по займам;
• Дт 70 Кт 71, удержаны невозвращенные подотчетные суммы.

Выплата заработной платы

• Дт 70 Кт 50 — выплачена зарплата из кассы организации;
• Дт 70 Кт 51 — перечислена зарплата на банковские карты работников (в рамках зарплатного проекта);
• Дт 68 Кт 51 — перечислен НДФЛ в бюджет;
• Дт 69 Кт 51 — перечислены страховые взносы.

Пример расчета и отражения в учете

Работнику производственного цеха начислена заработная плата за месяц в размере 80 000 руб. НДФЛ (13%) составляет 10 400 руб. Страховые взносы по единому тарифу (30%) — 24 000 руб.

Проводки:

1. Дт 20 Кт 70 — 80 000 руб. — начислена заработная плата;
2. Дт 20 Кт 69 — 24 000 руб., начислены страховые взносы;
3. Дт 70 Кт 68/НДФЛ — 10 400 руб. — удержан НДФЛ;
4. Дт 70 Кт 51 — 69 600 руб. — выплачена заработная плата на карту работника;
5. Дт 68/НДФЛ Кт 51, 10 400 руб., перечислен налог;
6. Дт 69 Кт 51 — 24 000 руб. — перечислены взносы.

Учет отпускных и компенсаций

Отпускные начисляются исходя из среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Организации (кроме субъектов малого предпринимательства, имеющих право на упрощенный учет) обязаны создавать резерв на оплату отпусков:

• Дт 20 (25, 26, 44) Кт 96 — создан резерв на оплату отпусков;
• Дт 96 Кт 70 — начислены отпускные за счет резерва;
• Дт 96 Кт 69 — начислены взносы с отпускных за счет резерва.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении отражается аналогично начислению заработной платы: Дт 20 (26, 44) Кт 70, с удержанием НДФЛ и начислением взносов.

Отчетность по выплатам работникам

Работодатель обязан представлять отчетность в несколько ведомств:

• В ФНС, расчет 6-НДФЛ (ежеквартально), расчет по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения о физических лицах (ежемесячно);
• В СФР (Социальный фонд России) — форма ЕФС-1 (сведения о стаже, кадровые события, взносы на травматизм), персонифицированные сведения для выплаты пособий;
• В Росстат — статистические формы по труду и заработной плате (например, П-4, 1-Т) по запросу или в установленные сроки.

Типичные ошибки и риски

• Нарушение сроков выплаты зарплаты (не реже чем каждые полмесяца) — влечет административную ответственность и обязанность выплатить компенсацию работникам;
• Неправильное исчисление среднего заработка для отпускных и пособий;
• Ошибки в определении базы по НДФЛ и страховым взносам (неучет облагаемых выплат или необоснованное применение необлагаемых);
• Отсутствие или неправильное оформление первичных документов;
• Несвоевременное перечисление НДФЛ и взносов, что ведет к пеням и штрафам.

Грамотно организованный учет выплат работникам предприятия обеспечивает своевременность расчетов с персоналом, корректное исполнение обязанностей налогового агента и страхователя, а также защищает организацию от финансовых санкций. Автоматизация расчетов в современных бухгалтерских программах позволяет минимизировать ошибки, формировать проводки автоматически на основе начислений и своевременно сдавать отчетность в контролирующие органы.