Вопросы возмещения затрат, связанных с арендой машин и оборудования, являются одними из самых обсуждаемых в бухгалтерской практике. Сложность заключается в необходимости правильно разграничить арендную плату, возмещаемые расходы (коммунальные платежи, страхование, ремонт) и налоговые последствия для обеих сторон договора. В статье подробно разберем актуальные правила учета на 2026 год, опираясь на положения Налогового кодекса РФ, ФСБУ 25/2018 «Аренда» и разъяснения Минфина.

Правовая природа возмещаемых затрат

Согласно гражданскому законодательству (ст. 606 ГК РФ) и налоговому праву, стороны могут установить в договоре аренды порядок возмещения арендатором расходов, не входящих в состав арендной платы. К таким расходам чаще всего относятся:

• Коммунальные платежи (электричество, вода, отопление) за арендуемые мощности/помещения;
• Страховые взносы по имуществу, переданному в аренду;
• Расходы на текущий и капитальный ремонт (если это предусмотрено договором);
• Транспортные расходы на доставку оборудования;
• НДС, уплачиваемый арендодателем (в отдельных случаях).

Ключевой момент: С 2019 года для целей налога на прибыль и НДС установлены единые правила определения даты отражения доходов от сдачи в аренду. Это означает, что момент признания дохода арендодателем и расхода арендатором синхронизируется для обоих налогов.

Учет у арендодателя (сдача в аренду)

Налог на прибыль (НК РФ)

В соответствии с п. 3.18 ст. 174 НК РФ, суммы расходов, не включенные в состав арендной платы, но подлежащие возмещению в соответствии с условиями договора (за исключением сумм, указанных в подп. 4.18 п. 4 ст. 174 НК), включаются в состав внереализационных доходов арендодателя.

То есть, если договором предусмотрено, что арендатор возмещает коммунальные услуги или страховку сверх арендной платы — эти суммы увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль арендодателя как внереализационные доходы.

Важное исключение (подп. 4.18 п. 4 ст. 174 НК РФ): Не включаются в доход суммы возмещения арендодателю расходов, связанных с передачей имущества в аренду, если они направлены на приобретение (создание) этого имущества и учитываются в составе амортизационных отчислений. На практике это редко применяется к стандартной аренде машин.

НДС

Возмещение расходов арендодателю подлежит облажению НДС, так как это вознаграждение за имущественные права (передачу имущества в пользование). Дата возникновения налоговой базы определяется по общим правилам (ст. 167 НК РФ), более раннее из событий: отгрузка (передача) или оплата.

Бухгалтерский учет (ФСБУ 25/2018, ПБУ 9/99)

• Арендная плата учитывается как доход от обычной деятельности (Дт 62 / Кт 90.01, 90.03 — НДС).
• Возмещаемые расходы (коммуналка, страховка) чаще всего отражаются на счете 46 «Выполненные этапы незавершенных работ» или сразу на счете 91.01 «Прочие доходы» (Дт 62 / Кт 91.01, 90.03 — НДС). Использование счета 46 оправдано, если возмещение идет поэтапно или требует сопоставления с реальными затратами арендодателя.
• Сами затраты арендодателя на оплату коммунальных услуг списываются: Дт 46 / Кт 60 (76) — если используют счет 46, или Дт 91.02 / Кт 60 — если сразу в расходы.

Учет у арендатора (получение в аренду)

Налог на прибыль

Организация-арендатор имеет право учесть расходы на аренду имущества в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК РФ), при соблюдении условий ст. 252 НК РФ (обоснованность, документально подтвержденность, связь с получением дохода).

Основанием для признания затрат является действующий договор аренды, содержащий условие об арендной плате и порядке возмещения доп. расходов.

Срок договора более отчетного периода: Если срок договора превышает отчетный период, а платеж производится за будущие периоды, расходы распределяются равномерно на месяцы, на которые они приходятся (письмо Минфина от № 03-03-).

НДС: Вычет и роль налогового агента

Сумма НДС, которую арендатор удерживает и перечисляет за арендодателя (если арендодатель — налоговый агент, например, нерезидент или физлицо), не является частью арендных платежей, обусловленных договором.

Согласно ФСБУ 25/2018, такая сумма НДС:

1. Не включается в состав арендных платежей при оценке обязательства по аренде (лизинговой обязательства).
2. Признается арендатором в бухгалтерском учете в качестве обязательства в момент возникновения обязанности по ее уплате.
3. Вычет НДС по таким суммам осуществляется в общем порядке (при наличии счета-фактуры/УПД и соблюдении ст. 171-172 НК РФ).

Бухгалтерский учет по ФСБУ 25/2018

С 2022 года (для публичных компаний) и 2024 года (для остальных) применяется ФСБУ 25/2018 «Аренда».

• Право пользования (Right-of-use asset) и Обязательство по аренде признаются на дату начала аренды.
• В оценку обязательства по аренде включаются: фиксированные платежи, переменные платежи (зависимые от индекса/ставки), суммы, подлежащие выплате по гарантии остаточной стоимости, цена опции покупки (если достаточно уверены), штрафы за расторжение (если срок аренды учитывает расторжение).
• НДС, уплачиваемый за арендодателя (как налоговый агент), НЕ включается в оценку обязательства и актива права пользования. Он учитывается отдельно (Дт 68 / Кт 51/60, уплата; Дт 19 / Кт 68 — вычет).
• Возмещение коммунальных платежей и страховки, если они не являются фиксированными арендными платежами (а являются возмещением реальных затрат), не включаются в оценку обязательства по аренде. Они списываются в расходы текущего периода (Дт 20/26/44 / Кт 60/76).

Специфические ситуации

Возмещение коммунальных платежей (Вариант 2 договора)

Частая практика: договором предусмотрена фиксированная арендная плата + возмещение коммунальных платежей по факту.

• Налоговый учет арендодателя: Арендная плата — доход от реализации (если аренда — основной вид деятельности) или внереализационный доход. Возмещение коммуналки — внереализационный доход (п. 3.18 ст. 174 НК РФ).
• Бухгалтерский учет арендодателя: Часто используют счет 46 для накопления затрат на коммуналку и последующего сопоставления с возмещением от арендатора (Дт 46 / Кт 60 — оплата ЖКХ; Дт 62 / Кт 91.01 — возмещение от арендатора; Дт 91.02 / Кт 46 — списание затрат).
• Учет арендатора: Коммунальные платежи, возмещенные арендодателю, учитываются в расходах на производство (Дт 20/26 / Кт 60/76) в период их возникновения, не капитализируясь в актив права пользования.

Неотделимые улучшения (Капитальный ремонт за счет арендатора)

Если арендатор производит капитальный ремонт или неотделимые улучшения за свой счет (с согласия арендодателя):

• Арендатор: Капитализирует затраты в составе актива права пользования (ФСБУ 25/2018) или на счете 02/08 (по старым правилам/УСН), амортизирует в течение срока полезного использования улучшений или срока аренды (если он короче).
• Арендодатель: Не признает доход в момент выполнения работ. Доход (неосновательное обогащение) может возникнуть только при досрочном расторжении договора или окончании срока аренды, если улучшения остаются у арендодателя (ст. 256 НК РФ, судебная практика).

Аренда у физического лица (НДФЛ, страховые взносы)

• НДФЛ: Арендатор (налоговый агент) удерживает 13% (резиденты) / 30% (нерезиденты) с суммы арендной платы и возмещаемых расходов (если они являются доходом физлица). Код дохода в 2-НДФЛ — 2500 (аренда имущества).
• Страховые взносы: Не начисляются на доходы физлиц от аренды имущества (п. 1 ст. 420 НК РФ), если физлицо не является ИП/самозанятым по данному виду деятельности.
• Самозанятые (НПД): Если арендодатель — самозанятый, арендатор не удерживает НДФЛ и не платит взносы. Самозанятый платит 4% (от физлиц) или 6% (от юрлиц) от полученных средств (аренда + возмещение расходов).

Документальное оформление (Обязательный пакет)

Для подтверждения расходов и правильности налогового учета необходимо иметь:

1. Договор аренды с четкими условиями: предмет аренды, сумма/порядок расчета арендной платы, порядок возмещения доп. расходов (коммуналка, страховка), срок действия.
2. Акты приема-передачи (ежемесячные/квартальные) — обязательны, если в договоре прописано их составление. Если условия нет — акты не обязательны для налогового учета, но крайне желательны для подтверждения факта пользования.
3. Счета-фактуры / УПД — от арендодателя (если он плательщик НДС) для вычета НДС арендатором.
4. Первичные документы по возмещаемым расходам: квитанции/счета за коммунальные услуги, полисы страхования, акты выполненных работ по ремонту, для обоснованности сумм возмещения.
5. Платежные поручения с указанием назначения платежа (аренда за период, возмещение электричества за месяц).

Изменения с 2023 года и текущая практика

Изменения в НК РФ в части включения в выручку доходов по аренде (переход на единый принцип признания дохода для налога на прибыль и НДС) вызвали волну вопросов по учету возмещаемых сверх арендной платы расходов.

Минфин в письмах (например, от № 03-03-06/1/128271) подтверждает:

• Возмещение расходов (коммуналка, страховка) — это доход арендодателя (внереализационный для налога на прибыль).
• Для арендатора это расходы (при соблюдении ст. 252 НК РФ).
• НДС с возмещения исчисляется арендодателем, вычетом пользуется арендатор.

Важно отличать возмещение расходов (реальные затраты арендодателя, переданные арендатору) от перерасчета арендной платы (индексация, переменная плата). Второе включаеться в базу НДС и налога на прибыль как часть арендной платы, первое — как отдельный вид дохода/расхода.

Резюме: Чек-лист для бухгалтера

Грамотное оформление возмещения затрат по аренде машин требует четкого договорного закрепления: что входит в арендную плату, а что является возмещением реальных затрат. От этого зависит квалификация доходов/расходов по налогу на прибыль, база НДС и, что критично с 2024 года для большинства организаций, оценка обязательства по аренде и актива права пользования по ФСБУ 25/2018. Раздельный учет арендных платежей и возмещаемых расходов (коммунальные услуги, страхование, НДС за арендодателя) позволяет избежать ошибок в налоговой отчетности и бухгалтерской финансовой отчетности.