Упрощённая система налогообложения (УСН), один из самых популярных налоговых режимов среди малого и среднего бизнеса в России. Однако порядок учёта расходов при УСН имеет свою специфику, и именно ошибки в признании затрат чаще всего становятся причиной доначислений по итогам налоговых проверок. В этой статье подробно разберём, какие расходы можно учесть, как правильно их принимать и на что обратить внимание в 2026 году.
Объект налогообложения: когда расходы вообще имеют значение
При УСН существует два объекта налогообложения:
- «Доходы», налог считается со всей выручки, расходы налоговую базу не уменьшают;
- «Доходы минус расходы» — налог считается с разницы между поступлениями и затратами, разрешёнными Налоговым кодексом.
Учёт расходов актуален только для второго варианта. Если вы выбрали объект «доходы», то затраты фиксируются лишь для управленческих целей.
Главное правило: закрытый перечень расходов
Ключевая особенность УСН, перечень расходов, уменьшающих налоговую базу, является исчерпывающим и закрытым. Все допустимые затраты перечислены в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Если расхода в этом списке нет, его нельзя учесть, даже если он экономически обоснован и реально понесён.
Например, расходы на информационные услуги в перечень не включены, поэтому они не уменьшают налоговую базу — это подтверждается позицией официальных органов.
Что входит в перечень (основные позиции)
- расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение;
- расходы на приобретение и создание нематериальных активов;
- материальные расходы;
- расходы на оплату труда и обязательное страхование работников;
- арендные и лизинговые платежи;
- проценты по кредитам и займам;
- расходы на услуги банков;
- таможенные платежи;
- расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги;
- суммы налогов и сборов (кроме самого налога при УСН);
- расходы на командировки, канцелярские товары, связь и другие позиции из статьи 346.16 НК РФ.
Три обязательных условия признания расхода
Даже если затрата есть в закрытом перечне, она принимается только при одновременном соблюдении трёх условий:
- Экономическая обоснованность, расход направлен на получение дохода от предпринимательской деятельности;
- Документальное подтверждение, есть корректно оформленные первичные документы (акты, накладные, чеки, договоры);
- Фактическая оплата — при УСН действует кассовый метод: расход признаётся только после его оплаты (статья 346.17 НК РФ).
Особенности признания отдельных видов расходов
Основные средства и нематериальные активы
Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и НМА отражаются в последнее число отчётного (налогового) периода в размере уплаченных сумм. При покупке основного средства расход признаётся равными долями в течение налогового периода — на последнее число каждого квартала, при условии что объект оплачен и введён в эксплуатацию.
Товары для перепродажи
Стоимость товаров списывается в расходы по мере их реализации, а не сразу после оплаты поставщику. Это частая ошибка: оплата поставщику сама по себе не даёт права признать расход.
Налоги и сборы
Суммы уплаченных налогов и сборов (например, имущественных, транспортного, страховых взносов) учитываются в расходах в момент фактической уплаты. Важно: с 2025 года доходы на УСН нельзя уменьшать на суммы уплаченного туристического налога. Сам единый налог при УСН в расходы также не включается.
Нововведение 2026 года
С 1 января 2026 года перечень расходов при УСН «доходы минус расходы» расширен подпунктом 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ: теперь можно учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ, если соблюдены требования к их признанию и документальному подтверждению. Это существенно расширяет возможности налогоплательщиков, однако требует внимательного подхода к обоснованию каждой затраты.
Минимальный налог
Даже если год был убыточным или расходы почти сравнялись с доходами, налог всё равно придётся заплатить. При объекте «доходы минус расходы» действует правило минимального налога — 1% от доходов. Если исчисленный в обычном порядке налог меньше минимального, в бюджет перечисляется минимальный.
Типичные ошибки
- включение в расходы затрат, не поименованных в статье 346.16 НК РФ;
- признание расхода до его фактической оплаты;
- списание стоимости товаров до их реализации;
- отсутствие или неправильное оформление первичных документов;
- учёт авансов поставщикам как расходов (аванс становится расходом только после исполнения обязательства контрагентом).
Принятие расходов при УСН требует строгого следования правилам: затрата должна входить в перечень статьи 346.16 НК РФ, быть экономически обоснованной, документально подтверждённой и оплаченной. С 2026 года перечень расходов расширен, что даёт бизнесу больше гибкости, но одновременно повышает требования к качеству учёта. Ведите книгу учёта доходов и расходов аккуратно, храните все первичные документы и при сомнениях сверяйтесь с актуальной редакцией Налогового кодекса — это убережёт от доначислений, пеней и штрафов.