При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан выдать ему денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения, суточных и иных затрат. Однако бывают ситуации, когда работник увольняется, не отчитавшись по полученным суммам или не вернув неизрасходованный остаток. В таком случае возникает вопрос: как работодателю вернуть свои деньги и в каких пределах допустимы удержания из заработной платы увольняющегося сотрудника?
Правовая основа удержаний
Порядок удержаний из заработной платы регулируется статьёй 137 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, работодатель вправе удержать из зарплаты работника неизрасходованный и своевременно не возвращённый аванс, выданный в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.
Однако удержание возможно только при одновременном соблюдении следующих условий:
- работодатель принял решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
- работник не оспаривает основания и размеры удержания.
Если месячный срок истёк либо работник возражает против удержания, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
Максимальный размер удержания
Ключевое ограничение установлено статьёй 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов от суммы, причитающейся работнику. Это правило действует и при окончательном расчёте при увольнении.
Таким образом, если сумма неизрасходованного аванса превышает 20% от окончательного расчёта (зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и иные выплаты), работодатель не вправе удержать долг полностью. Оставшуюся часть можно получить:
- путём добровольного внесения работником денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации;
- через суд — путём подачи искового заявления о взыскании задолженности.
Порядок действий работодателя
Чтобы правомерно удержать командировочную задолженность при увольнении, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
- Проверить сроки отчёта. Работник обязан отчитаться по авансу в течение срока, установленного локальным нормативным актом организации (ранее — 3 рабочих дня после возвращения из командировки).
- Зафиксировать задолженность. Составить акт или служебную записку о наличии непогашенного аванса.
- Получить согласие работника. Желательно оформить письменное заявление работника о согласии на удержание — это исключит споры.
- Издать приказ об удержании в пределах месячного срока.
- Произвести удержание при окончательном расчёте с учётом лимита в 20%.
Если работник возражает
Когда сотрудник не согласен с размером или фактом задолженности, удержание в одностороннем порядке незаконно. В этом случае работодателю следует обратиться в суд. Согласно статье 248 ТК РФ, работодатель вправе обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причинённого ущерба.
Особые ситуации
Следует учитывать, что при некоторых основаниях увольнения удержания вообще не производятся. Например, если работник увольняется в связи с призывом на военную службу, признанием полностью нетрудоспособным, ликвидацией организации и в ряде иных случаев, предусмотренных статьёй 137 ТК РФ, удержание за неотработанные дни отпуска не допускается. Хотя прямого запрета на удержание командировочных сумм в этих случаях нет, на практике работодателям рекомендуется действовать осторожно и при спорах решать вопрос через суд.
При увольнении работника, не вернувшего командировочный аванс, работодатель вправе удержать задолженность из окончательного расчёта, но не более 20% от причитающихся выплат и только при соблюдении месячного срока и отсутствии возражений работника. Остаток долга взыскивается добровольно или через суд. Грамотное документальное оформление, приказ, акт, согласие работника, поможет избежать трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов.