Ситуация, когда водитель организации нарушает Правила дорожного движения, а штраф приходит на юридическое лицо, встречаеться в практике очень часто. Работодателю важно понимать, в каких случаях сумму штрафа можно удержать с сотрудника, как правильно оформить документы и какие бухгалтерские проводки при этом составить. Рассмотрим все нюансы подробно.
Кто должен платить штраф: организация или водитель
Если нарушение ПДД зафиксировано камерой автоматической фиксации, постановление о штрафе, как правило, выносится на собственника транспортного средства — организацию. Если же нарушение выявлено инспектором ГИБДД непосредственно, ответственность несет водитель.
Когда штраф оплачивает организация, возникает вопрос: можно ли взыскать эту сумму с работника? Здесь действуют нормы трудового законодательства о материальной ответственности работника (глава 39 ТК РФ).
Правовые основания для удержания
Важно понимать: организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника произвольные суммы; Удержания допускаются только в случаях, предусмотренных статьей 137 ТК РФ. Удержание штрафа ГИБДД возможно в рамках привлечения работника к материальной ответственности за причиненный работодателю прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).
Для законного взыскания необходимо соблюсти порядок, установленный статьей 248 ТК РФ:
- Установить размер ущерба и причину его возникновения.
- Потребовать от работника письменное объяснение. При отказе составляется акт.
- Издать приказ (распоряжение) об удержании не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.
- Удерживать сумму, не превышающую среднего месячного заработка работника (при отсутствии соглашения о полной материальной ответственности).
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить ущерб, а сумма превышает его средний месячный заработок, взыскание возможно только через суд.
Добровольное возмещение — самый безопасный вариант
На практике наиболее надежный способ — добровольное возмещение ущерба работником. Унифицированной формы такого соглашения нет, поэтому оформляется:
- заявление работника о добровольном возмещении суммы штрафа;
- либо соглашение о возмещении ущерба;
- приказ (распоряжение) руководителя об удержании суммы из заработной платы.
Рекомендуется заранее прописать в трудовом договоре или договоре о полной материальной ответственности обязанность водителя возмещать штрафы за нарушения ПДД, совершенные при исполнении трудовых обязанностей. Это существенно упростит взыскание в случае спора.
Когда удержание неправомерно
Удержание штрафа из зарплаты без соблюдения установленного ТК РФ порядка привлечения к материальной ответственности является неправомерным. Работник может:
- обжаловать действия работодателя в Государственную инспекцию труда;
- обратиться в суд и взыскать удержанные суммы.
Кроме того, работодатель вправе вообще не взыскивать ущерб с работника — это прямо предусмотрено статьей 240 ТК РФ.
Бухгалтерские проводки
Рассмотрим типовые проводки при удержании штрафа ГИБДД с сотрудника.
Если штраф оплачен организацией и взыскивается с работника
- Дт 73 Кт 76 — отражена задолженность работника по возмещению штрафа (сумма штрафа отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям);
- Дт 76 Кт 51 — организация оплатила штраф в бюджет;
- Дт 70 Кт 73 — сумма штрафа удержана из заработной платы работника;
- Дт 91.02 Кт 76 — штраф отражен в составе прочих расходов (если работник не возмещает).
Если работник возмещает штраф в кассу
- Дт 73 Кт 91.01, отражено возмещение штрафа работником;
- Дт 50 Кт 73 — работник внес сумму штрафа в кассу;
- Дт 70 Кт 73 — штраф удержан из зарплаты (альтернативный вариант).
Налоговый учет
При налогообложении прибыли следует учитывать: суммы пени и штрафов, перечисляемых в бюджет, не учитываются в расходах (п. 2 ст. 270 НК РФ). Однако если сумма штрафа возмещена работником, возмещение признается внереализационным доходом организации.
Что касается страховых взносов: если организация оплачивает штраф за работника без последующего взыскания, существует позиция, что такие суммы не являются оплатой труда и не облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Однако по НДФЛ возможны споры с налоговыми органами, поэтому безопаснее оформлять взыскание с работника.
Практические рекомендации
- Включите условие о возмещении штрафов ГИБДД в трудовой договор или договор о полной материальной ответственности с водителями.
- Всегда запрашивайте письменное объяснение у работника до издания приказа об удержании.
- Соблюдайте месячный срок для издания распоряжения об удержании.
- Помните об ограничениях размера удержаний из зарплаты (ст. 138 ТК РФ — как правило, не более 20% от суммы к выплате).
- Оформляйте добровольное согласие работника — это минимизирует риски трудовых споров.
Удержание штрафов ГИБДД с сотрудников возможно, но только при строгом соблюдении порядка привлечения к материальной ответственности, установленного Трудовым кодексом РФ. Оптимальный вариант — добровольное возмещение ущерба работником на основании заявления или соглашения с последующим изданием приказа. В бухгалтерском учете используются счета 73 и 70, а в налоговом учете штрафы в бюджет расходы не уменьшают. Грамотное документальное оформление защитит организацию от претензий трудовой инспекции и судебных споров с работниками.