Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, важная часть кадрового делопроизводства. Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска, а в ряде случаев работник должен написать заявление. В этой статье разберём, как правильно составить оба документа, и приведём готовые образцы.
Нормативная база
Порядок предоставления отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ:
- Статья 114 ТК РФ, право работников на ежегодный оплачиваемый отпуск;
- Статья 122 ТК РФ — порядок предоставления отпуска (в т.ч. право на отпуск после 6 месяцев работы);
- Статья 123 ТК РФ — очерёдность предоставления отпусков по графику и обязанность работодателя уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели;
- Статья 136 ТК РФ — сроки выплаты отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска).
Уведомление о начале отпуска
Согласно части 3 статьи 123 ТК РФ, работодатель обязан известить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление составляется в произвольной форме, если в организации не утверждён собственный бланк.
Что должно содержать уведомление
- Наименование организации;
- ФИО и должность работника;
- Даты начала и окончания отпуска, его продолжительность в календарных днях;
- Вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный и т.д.);
- Дата составления документа;
- Подпись руководителя или уполномоченного лица;
- Место для подписи работника об ознакомлении.
Образец уведомления
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Иванову Ивану Ивановичу,
менеджеру отдела продаж
УВЕДОМЛЕНИЕ
о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с графиком отпусков на 2025 год, утверждённым приказом от № 45, и частью 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о том, что Ваш ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней начинается и заканчивается .
На работу необходимо выйти .
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ Петров П.П.
С уведомлением ознакомлен: ____________ Иванов И.И.,
Заявление на отпуск
Если работник идёт в отпуск строго по графику, заявление, как правило, не требуется — достаточно уведомления и приказа. Заявление необходимо в следующих случаях:
- отпуск предоставляется вне графика (по соглашению сторон);
- работник просит перенести отпуск;
- оформляется отпуск без сохранения заработной платы;
- отпуск предоставляется авансом;
- работник относится к категории лиц, имеющих право на отпуск в удобное время (например, несовершеннолетние, многодетные родители).
Структура заявления
- Шапка (в правом верхнем углу): кому адресовано (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и от кого (должность, ФИО работника);
- Название документа — «Заявление»;
- Текст — просьба предоставить отпуск с указанием вида, дат и продолжительности;
- Дата и подпись работника.
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
Генеральному директору
ООО «Пример»
Петрову Петру Петровичу
от менеджера отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с по .
____________ Иванов И.И.
Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с по продолжительностью 3 календарных дня по семейным обстоятельствам.
____________ Иванов И.И.
Частые ошибки при оформлении
- Нарушение двухнедельного срока уведомления — за это предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ;
- Отсутствие подписи работника об ознакомлении с уведомлением;
- Неверный расчёт продолжительности отпуска (нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются);
- Отсутствие приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6 или самостоятельно разработанная).
Грамотно оформленные уведомление и заявление на отпуск защищают интересы обеих сторон трудовых отношений. Работодателю важно соблюдать сроки уведомления и фиксировать ознакомление работника под роспись, а работнику — правильно формулировать просьбу и указывать точные даты отдыха. Приведённые образцы можно адаптировать под специфику конкретной организации.