Каждый работодатель обязан заранее информировать сотрудников о времени начала их ежегодного оплачиваемого отпуска. В этой статье разберём, что говорит закон, как правильно составить уведомление и приведём готовый образец документа.

Что говорит законодательство

По Трудовому кодексу РФ (ст. 123 ТК РФ) работодатель обязан уведомить сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление должно быть оформлено в письменном виде и вручено работнику под подпись.

Важные моменты:

• Очередность отпусков определяется графиком отпусков, который утверждается не позднее 17 декабря на следующий календарный год;
• График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника;
• За нарушение срока уведомления работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей);
• Если работник не был своевременно уведомлен, он вправе потребовать переноса отпуска на другой срок.

Как оформить уведомление

Унифицированной формы уведомления закон не устанавливает, поэтому организация может разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:

1. Наименование организации;
2. Дату составления и исходящий номер;
3. ФИО и должность работника;
4. Период отпуска (даты начала и окончания, количество календарных дней);
5. Рабочий год, за который предоставляется отпуск;
6. Подпись руководителя или уполномоченного лица;
7. Место для подписи работника об ознакомлении.

Образец уведомления о начале отпуска

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Исх. № 15 от

УВЕДОМЛЕНИЕ
о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска

Уважаемый Иванов Иван Иванович!

Настоящим уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2026 год, утверждённым приказом от № 87, Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск:

• за период работы с по ;
• продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней;
• с по включительно.

Дата выхода на работу — .

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П./

С уведомлением ознакомлен: ____________ /Иванов И.И./ «15» сентября 2026 г.

Способы вручения уведомления

Уведомление можно вручить работнику следующими способами:

• Лично под подпись — самый надёжный вариант. Работник расписывается на втором экземпляре, который остаётся у работодателя;
• Через журнал ознакомления — сотрудник ставит подпись в специальном журнале;
• Почтой заказным письмом, если работник отсутствует (например, на больничном);
• Электронно — если в организации ведётся электронный документооборот, с использованием электронной подписи.

Что делать, если работник отказывается идти в отпуск

Каждый работодатель сталкивался с ситуацией, когда сотрудник отказывается уходить в запланированный отпуск. В этом случае следует:

1. Вручить уведомление под подпись. Если работник отказывается расписываться — составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей;
2. Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника;
3. Начислить и выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска;
4. Невыход на работу в период отпуска по графику не считается прогулом — отпуск предоставляется на основании графика, а не заявления работника.

Своевременное уведомление работника об отпуске — обязанность работодателя, закреплённая в ст. 123 ТК РФ. Соблюдение двухнедельного срока и правильное оформление документа защитят организацию от штрафов и трудовых споров. Используйте приведённый образец как основу и адаптируйте его под специфику вашей компании.