Нарушение правил миграционного учета и уведомления о трудоустройстве иностранных работников — одна из самых частых причин наложения административных штрафов на работодателей. С 1 сентября 2026 года в силу вступили значительные изменения, затрагивающие не только порядок подачи уведомлений о заключении договоров, но и об обязательном информировании о их прекращении, а также новые требования к реквизитам документов (включении ИНН).
В данной статье подробно разбираем актуальную на октябрь 2026 года нормативную базу, размеры штрафов, сроки и процедуру подачи уведомлений, чтобы помочь работодателям избежать санкций.
Нормативная правовая база
Основными документами, регулирующими данную сферу, являются:
- Федеральный закон от № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (ст. 18.1, 18.2).
- Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), ст. 18.15 (нарушение правилами пребывания) и ст. 19.7.3 (нарушение работодателем правил привлечения иностранного труда).
- Постановление Правительства РФ от № 1224 «Об утверждении Правил подачи уведомлений…» (с изменениями, вступившими в силу ).
- Приказ МВД РФ от № 836 (об утверждении форм уведомлений).
Кто и когда обязан подавать уведомление
Субъекты обязанности
Обязанность уведомлять миграционные органы возлагается на:
- Работодателей (юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица — работодатели) — при заключении трудового договора.
- Заказчиков (подрядчиков) — при заключении гражданско-правового договора (ГПХ) с иностранным гражданином (исключение: договоры подряда на выполнение работ/услуг, если подрядчик — ИП или юрлицо, нанимающее своих сотрудников).
Сроки подачи (Критически важно!)
Согласно ст. 18.1 Закона № 115-ФЗ и Постановлению № 1224:
- О заключении договора: не позднее 3 рабочих дней со дня заключения трудового или ГПХ договора.
- О прекращении договора: не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения действия договора (вступил в силу ).
Способы подачи уведомления
Работодатель/заказчик может выбрать любой удобный способ (ч. 4 ст. 18.1 Закона № 115-ФЗ):
- Лично — в территориальном органе МВД по месту регистрации работодателя/заказчика.
- Почтовым отправлением — заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- В электронном виде, через портал Госуслуг (ЕПГУ) или личный кабинет работодателя на портале МВД (самый быстрый и надежный способ, дает мгновенное подтверждение получения).
Обязательные реквизиты уведомления (Новое требование ИНН)
Согласно актуальным изменениям (вступившим в силу к 2026 году), в уведомлении обязательно должны быть указаны:
- Наименование (ФИО) и адрес работодателя/заказчика.
- ИНН работодателя или заказчика (новое обязательное поле).
- ФИО, дата рождения, гражданство, номер паспорта (документа, удостоверяющего личность) иностранного гражданина.
- Серия и номер разрешения на работу / патента / иного документа, дающего право на труд (если требуется).
- Дата заключения (прекращения) договора.
- Срок действия договора.
- Должность (функцию), вид работ (услуг).
- Место выполнения работы (услуг).
Отсутствие ИНН в уведомлении является основанием для отказа в приеме документа или признания его неподанным, что влечет наложение штрафа.
Размеры штрафов за нарушение правил уведомления (КоАП РФ)
Штрафы различаются в зависимости от того, кто нарушитель: организация, должностное лицо/ИП или сам иностранный гражданин.
Штрафы для работодателей и заказчиков (ст. 19.7.3 КоАП РФ)
| Нарушение | Должностные лица / ИП | Юридические лица |
|---|---|---|
| Неподача уведомления о заключении договора в срок (3 раб. дня) | от 5 000 до 10 000 руб. | от 400 000 до 500 000 руб. |
| Неподача уведомления о прекращении договора в срок (3 раб. дня) (с ) | от 5 000 до 10 000 руб. | от 400 000 до 500 000 руб. |
| Подача уведомления с недостоверными сведениями (в т.ч. без ИНН) | от 5 000 до 10 000 руб. | от 400 000 до 500 000 руб. |
| Повторное совершение нарушения в течение года | от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года | от 500 000 до 1 000 000 руб. или приостановка деятельности на до 90 дней |
Штрафы для иностранных граждан (ст. 18.15 КоАП РФ)
Иностранный гражданин также несет ответственность за несвоевременное уведомление (если он самостоятельно трудоустраивается, например, по патенту как самозанятый, или если договором возложена обязанность на него — что рискованно для работодателя):
- 2 000 – 5 000 руб. (в Москве и СПб — 5 000 – 7 000 руб.).
- Возможно административное выдворение за повторное нарушение в течение года.
Штрафы за допуск к работе без разрешения/патента (ст. 19.7.3 КоАП РФ)
Это отдельное, более тяжелое составление:
- ИП / должностные лица: 50 000 – 80 000 руб. (повторно — дисквалификация).
- Юрлица: 800 000 – 1 000 000 руб. (повторно — приостановка деятельности).
- Иностранный гражданин: 2 000 – 5 000 руб. (МСК/СПб 5 000 – 7 000 руб.) + выдворение.
Порядок действий при получении протокола: как защитить права
- Не подписывайте протокол «согласен» без изучения. Имеете право написать: «Не согласен, уведомление подано в срок (указать дату/способ), требую прикрепить доказательства».
- Соберите доказательства: квитанция почты (если по почте), скриншот/PDF из личного кабинета Госуслуг/МВД с меткой времени и статусом «Принято», квитанция ЕПГУ.
- Обратитесь в суд в течение 10 дней со дня получения копии решения (ст. 30.3 КоАП РФ). Судебная практика часто встает на сторону работодателя, если есть подтверждение отправки в срок (даже если МВД «потеряло» или не загрузило в базу).
Типовые ошибки работодателей в 2026 году
- Игнорирование уведомления о прекращении договора. Многие привыкли уведомлять только о приеме. С уведомление об увольнении/окончании ГПХ обязательно в течение 3 рабочих дней.
- Отсутствие ИНН в форме. Старые шаблоны форм (до 2024-2025 гг.) не содержат графу ИНН. Использование их ведет к штрафу за недостоверные/неполные сведения.
- Путаница в сроках. Считают «3 календарных дня» вместо «3 рабочих дней». Выходные и праздники не считаются.
- Подача за работника, у которого нет права на труд. Уведомление не легализует работу без патента/разрешения. Штраф за «допуск» (800к–1млн руб.) намного выше штрафа за «неуведомление» (400к–500к руб.).
- Работа по ГПХ без уведомления. Заказчики часто считают, что по гражданским договорам уведомлять не надо. Ошибка: уведомлять надо по любому ГПХ, если исполнитель — физлицо-иностранец (кроме подряда с ИП/юрлицом).
Практический чек-лист для HR и бухгалтерии
- Проверить актуальность формы уведомления (наличие графы ИНН). Скачать свежую на Госуслугах или сайте МВД.
- Настроить внутренний регламент: кто, когда и как подает (рекомендуется — только электронно через ЛК МВД/Госуслуг для получения электронного уведомления о получении).
- Внести в чек-лист увольнения/окончания ГПХ пункт: «Подать уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней».
- Проводить аудит действующих иностранных сотрудников: есть ли у всех актуальные патенты/разрешения? Соответствует ли должность/место работы уведомленным?
- Хранить подтверждения подачи (PDF-квитанции) не менее 3 лет (срок давности по КоАП).
С вступлением в силу изменений 1 сентября 2026 года риски для работодателей значительно выросли: теперь под контроль МВД попадает полный жизненный цикл трудового/гражданско-правового отношения с иностранцем — от заключения до прекращения. Штрафы для организаций (до 500–1 000 тыс. руб. за каждый случай) делают небрежное отношение к миграционному учету недопустимым с финансовой точки зрения.
Главный совет: переведите процесс на электронный документооборот через личный кабинет работодателя на портале МВД или Госуслуг. Это исключает риск потери почты, дает неоспоримое доказательство сроков подачи (электронная квитанция) и автоматически подтягивает ИНН из профиля организации.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Законодательство может меняться. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу по трудовому и миграционному праву.