Обязательные медицинские осмотры работников — это требование трудового законодательства, расходы на которое несёт работодатель․ Однако часть этих затрат можно компенсировать за счёт средств Фонда социального страхования (ФСС, с 2023 года — Социальный фонд России, СФР)․ В этой статье подробно разберём, как оформить возмещение, какие существуют лимиты, сроки и нюансы налогообложения․

Кто обязан оплачивать медосмотры

Согласно статье 213 Трудового кодекса РФ, работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также в отдельных отраслях (пищевая промышленность, торговля, образование, медицина, транспорт и др․), обязаны проходить предварительные и периодические медицинские осмотры․ Все расходы на их проведение несёт работодатель — перекладывать оплату на работника незаконно․

Медосмотры должны проводиться в медицинских организациях, имеющих соответствующую лицензию и аккредитацию․

За счёт каких средств можно получить компенсацию

Работодатель вправе направить часть страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма․ К таким мерам относятся:

• обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников;
• специальная оценка условий труда;
• обучение по охране труда;
• приобретение средств индивидуальной защиты;
• санаторно-курортное лечение работников, занятых на вредных работах․

Лимиты возмещения

Существует ограничение на сумму компенсации:

• не более 20% от сумм страховых взносов, начисленных за предыдущий расчётный год, за вычетом расходов на выплату обеспечения по страховым случаям;
• для отдельных категорий страхователей (например, при направлении средств на санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста) лимит может быть увеличен до 30%․

Также действует правило: если сумма страховых взносов за предыдущий год не превышает установленного порога (в ряде разъяснений упоминается 8 млн рублей), компенсация затрат на медосмотры может быть произведена в ускоренном порядке — в течение 10 рабочих дней․

Порядок получения компенсации

Чтобы возместить расходы на медосмотры, работодателю необходимо:

1. Разработать план предупредительных мер на текущий год и включить в него проведение медосмотров․
2. Подать заявление в территориальное отделение СФР о финансовом обеспечении предупредительных мер — как правило, до 1 августа текущего года․ Заявление можно подать через Госуслуги или лично․
3. Приложить документы: план мероприятий, расчёт суммы финансирования, копии договоров с медицинскими организациями, калькуляцию расходов․
4. Дождаться решения фонда․ Отделение рассматривает заявление и принимает решение о согласовании финансирования․
5. Оплатить медосмотры и отчитаться перед фондом, представив подтверждающие документы (акты, счета-фактуры, платёжные поручения)․
6. Зачесть расходы в счёт уплаты страховых взносов на травматизм либо получить возмещение на расчётный счёт․

Актуальный порядок финансового обеспечения предупредительных мер установлен приказом Минтруда России (ранее — приказ № 580н, актуализированные правила — приказ Минтруда № 347н)․

Компенсация работнику, оплатившему медосмотр самостоятельно

На практике встречается ситуация, когда соискатель проходит предварительный медосмотр за свой счёт при приёме на работу․ Работодатель обязан возместить ему эти расходы, поскольку оплата медосмотра — обязанность организации․ Обычно порядок такой:

• работник предоставляет чеки, договор с медучреждением и заключение медкомиссии;
• работодатель издаёт приказ о возмещении расходов;
• подтверждённая документально сумма перечисляется на банковский счёт работника в течение 3–7 рабочих дней в зависимости от внутренних правил компании․

Отказ возмещать расходы или требование проходить медосмотр за свой счёт, нарушение трудового законодательства․ Штраф по ч․ 1 ст․ 5․27․1 КоАП РФ для должностных лиц и ИП может составить от 2 000 до 5 000 рублей, для организаций — значительно больше․

Налогообложение компенсации

Часто возникает вопрос: облагается ли компенсация за медосмотр НДФЛ и страховыми взносами?

• НДФЛ: если работодатель оплачивает медосмотр напрямую медицинской организации или возмещает работнику документально подтверждённые расходы на обязательный медосмотр, такие суммы, как правило, не облагаются НДФЛ, поскольку не являются доходом работника в натуральной форме — медосмотр проводится в интересах работодателя․
• Страховые взносы: позиция контролирующих органов и судов расходится․ ФСС в ряде случаев пытался доначислить взносы, однако судебная практика нередко встаёт на сторону работодателей․ Например, Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении по делу № А45-35434/2019 отказал ФСС во взыскании взносов с сумм компенсации за медосмотры, указав, что такие выплаты не являются объектом обложения․

Отражение в учёте бюджетных учреждений

Для государственных и муниципальных учреждений расходы персонала на прохождение медицинского осмотра возмещаются по подстатье 226 КОСГУ в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 133, 134, 142)․ Обязательства в сумме компенсации, начисленной работнику, принимаются на соответствующие счета бюджетного учёта․

Компенсация расходов на медосмотры через СФР (бывший ФСС) — реальная возможность снизить нагрузку на бюджет организации․ Ключевые моменты:

• подавайте заявление на финансирование предупредительных мер заблаговременно;
• помните о лимите — до 20% (в отдельных случаях до 30%) от взносов за предыдущий год;
• работайте только с лицензированными медицинскими организациями;
• сохраняйте все подтверждающие документы для отчётности;
• не перекладывайте оплату обязательных медосмотров на работников — это грозит штрафами․

Грамотное оформление возмещения позволит не только соблюсти требования закона, но и оптимизировать расходы компании на охрану труда․