Обязательный предварительный медицинский осмотр — это требование законодательства для целого ряда профессий и должностей. Согласно статье 213 Трудового кодекса РФ‚ расходы на его прохождение несет работодатель. Однако на практике соискатели нередко проходят медосмотр самостоятельно и за свой счет‚ после чего работодатель компенсирует понесенные затраты. Чтобы получить возмещение без проблем‚ важно правильно собрать и оформить пакет документов.
Правовая основа возмещения расходов
Обязанность работодателя организовать и оплатить предварительный медосмотр закреплена в следующих нормах:
- Статья 213 ТК РФ — обязательные медосмотры проводятся за счет средств работодателя;
- Статья 214 ТК РФ — обязанность работодателя обеспечить прохождение медосмотров;
- Статья 220 ТК РФ — если работник прошел медосмотр за свой счет‚ работодатель обязан возместить понесенные расходы;
- Приказ Минздрава России № 342н — порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров.
Важно отметить: работодатель обязан возместить расходы даже в том случае‚ если соискатель в итоге отказался от трудоустройства или уволился вскоре после приема на работу. Это подтверждается разъяснениями Государственной инспекции труда и судебной практикой.
Какие документы нужны для возмещения
Чтобы получить компенсацию затрат на медосмотр‚ работнику (соискателю) следует подготовить следующий пакет документов:
Заявление на возмещение расходов
Составляется в свободной форме на имя руководителя организации. В заявлении указываются:
- ФИО заявителя и должность (или должность‚ на которую претендует соискатель);
- дата и место прохождения медосмотра;
- сумма понесенных расходов;
- перечень прилагаемых подтверждающих документов;
- реквизиты для перечисления денежных средств (при безналичной выплате);
- дата и подпись.
Платежные документы
Это ключевое подтверждение расходов:
- кассовый чек или бланк строгой отчетности из медицинской организации;
- платежное поручение или квитанция об оплате через банк;
- выписка с банковской карты‚ подтверждающая оплату (при безналичном расчете).
Договор с медицинской организацией
Копия договора на оказание платных медицинских услуг‚ если он заключался. Из договора должно быть понятно‚ какие именно услуги были оказаны.
Медицинское заключение (справка)
Направление на медосмотр (при наличии)
Если работодатель выдал направление на прохождение медосмотра‚ его копию также стоит приложить — это подтверждает‚ что осмотр проходился именно для трудоустройства в данную организацию.
Документы на проезд и проживание (при необходимости)
Если работник направлен работодателем на медосмотр в другую местность‚ возмещению подлежат также расходы на проезд и проживание. В этом случае прикладываются:
- проездные билеты;
- чеки и счета за проживание в гостинице;
- приказ (распоряжение) работодателя о направлении на медосмотр.
Порядок получения возмещения: пошаговая инструкция
- Сохраните все чеки и документы при прохождении медосмотра.
- Составьте заявление на имя руководителя организации о возмещении расходов.
- Приложите подтверждающие документы (чеки‚ договор‚ заключение).
- Передайте заявление в отдел кадров или бухгалтерию‚ получите отметку о принятии на своем экземпляре.
- Дождитесь выплаты — конкретный срок возмещения может быть установлен локальным нормативным актом организации. Если срок не установлен‚ разумно требовать выплату в ближайший день выдачи заработной платы;
Налоговый и бухгалтерский учет компенсации
Для работодателя важно правильно учесть выплату:
- НДФЛ: компенсация расходов на обязательный медосмотр не облагается НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ (при наличии подтверждающих документов);
- Страховые взносы: суммы возмещения обязательных медосмотров не облагаются страховыми взносами (подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ);
- Налог на прибыль: расходы на обязательные медосмотры учитываются в составе расходов на оплату труда или прочих расходов‚ связанных с производством и реализацией;
- Бухгалтерский учет: компенсация отражается по дебету счетов учета затрат (20‚ 26‚ 44 и др.) и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если выплата производится до заключения трудового договора) или счета 70.
Что делать‚ если работодатель отказывается возмещать расходы
Если работодатель отказывается компенсировать затраты на обязательный медосмотр‚ работник (соискатель) вправе:
- направить работодателю письменную претензию с требованием возмещения;
- обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (в т.ч. через сервис «Онлайнинспекция.рф»);
- обратиться в прокуратуру;
- подать исковое заявление в суд о взыскании понесенных расходов. Судебная практика по таким спорам‚ как правило‚ складывается в пользу работников.
Полезные рекомендации
- По возможности договоритесь с работодателем о прохождении медосмотра за счет организации (по направлению в аккредитованную клинику) — это избавит от необходимости собирать документы для компенсации;
- сохраняйте все оригиналы чеков, без них получить возмещение будет затруднительно;
- проверьте‚ чтобы в платежных документах было указано назначение платежа (медицинский осмотр при трудоустройстве);
- сделайте копии всех документов перед передачей оригиналов работодателю;
- при передаче заявления требуйте отметку о принятии (входящий номер‚ дата‚ подпись сотрудника).
Возмещение расходов на обязательный предварительный медосмотр — это законное право работника и обязанность работодателя‚ закрепленная Трудовым кодексом РФ. Для успешного получения компенсации достаточно собрать несложный пакет документов: заявление‚ платежные чеки‚ договор с медучреждением и медицинское заключение. Право на возмещение сохраняется даже в случае отказа от трудоустройства‚ а при отказе работодателя от выплаты работник может защитить свои интересы через трудовую инспекцию или суд.