Возврат излишне удержанного НДФЛ — ситуация, с которой регулярно сталкиваются бухгалтеры и налоговые агенты. Чаще всего она возникает, когда работник заявляет имущественный или социальный вычет через работодателя, а налог с начала года уже был удержан. В этой статье разберем, как правильно оформить возврат налога работнику и как отразить эту операцию в справке о доходах (бывшая форма 2-НДФЛ) и расчете 6-НДФЛ.
Что такое справка 2-НДФЛ сегодня
Форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчет больше не действует. Ее заменила справка о доходах и суммах налога физического лица (КНД 1175018), утвержденная приказом ФНС от № ЕД-7-11/649. Справка выполняет две функции:
- выдается работнику по его заявлению (для банков, визовых центров, получения вычетов в ИФНС и т.д.);
- сдается в налоговую инспекцию по итогам года в составе расчета 6-НДФЛ как Приложение № 1.
Когда возникает возврат НДФЛ работнику
Наиболее распространенные основания для возврата излишне удержанного налога:
- Имущественный вычет через работодателя. Работник принес уведомление из ИФНС в середине года, а НДФЛ с января уже удержан.
- Социальные вычеты (на лечение, обучение), заявленные через работодателя.
- Стандартные вычеты на детей, предоставленные с задержкой (например, работник поздно подал документы).
- Ошибка бухгалтера — налог удержан в большей сумме, чем следовало.
- Смена налогового статуса — работник стал резидентом РФ, и налог пересчитывается по ставке 13% вместо 30%.
Порядок возврата налога работнику
Процедура возврата регламентирована статьей 231 НК РФ. Пошагово она выглядит так:
- Сообщить работнику о факте излишнего удержания налога в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения.
- Получить заявление от работника с указанием банковского счета для перечисления денег.
- Вернуть налог в течение 3 месяцев со дня получения заявления. Возврат производится только в безналичной форме на счет работника.
- Источник возврата — суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в бюджет (как с доходов этого работника, так и других сотрудников). Если этих сумм недостаточно, работодатель подает в ИФНС заявление о возврате излишне перечисленного налога.
- Отразить возврат в 6-НДФЛ в периоде фактического возврата денег работнику.
Как отразить возврат в справке о доходах (2-НДФЛ)
При заполнении справки о доходах и суммах налога физического лица по итогам года возвращенный налог отражается следующим образом:
- в разделе с итоговыми суммами указываются показатели: налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог — уже с учетом произведенного возврата;
- если налог был пересчитан (например, при предоставлении имущественного вычета с начала года), сумма исчисленного налога уменьшается на сумму вычета;
- если по каким-то причинам налог остался неудержанным, заполняется соответствующий раздел справки с суммарными данными по всем ставкам и КБК.
Важно помнить: по каждой налоговой ставке формируется отдельный блок сведений. Печать организации на справке, выдаваемой работнику, ставить необязательно, но при наличии печати ее оттиск проставляется.
Отражение возврата в расчете 6-НДФЛ
Фактически возвращенная работнику сумма НДФЛ отражается в расчете 6-НДФЛ в том периоде, когда деньги были перечислены работнику:
- в разделе 1 — сумма возвращенного налога указывается в соответствующих полях с разбивкой по срокам перечисления;
- в разделе 2 — в поле, предусмотренном для суммы налога, возвращенной налоговым агентом.
Если возврат произведен в связи с имущественным вычетом, заявленным работником с начала года, пересчет налога отражается в расчете за тот отчетный период, в котором работодатель получил уведомление из ИФНС и заявление работника.
Заявление работника: что должно содержать
Заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ составляется в свободной форме, но должно включать:
- ФИО работника и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- основание возврата (например, предоставление имущественного вычета);
- сумму налога, подлежащую возврату;
- банковские реквизиты счета для перечисления денег;
- дату и подпись.
Возврат НДФЛ работнику — строго регламентированная процедура: заявление работника, трехмесячный срок возврата, безналичное перечисление и корректное отражение в справке о доходах и расчете 6-НДФЛ. Соблюдение этих правил позволит избежать претензий со стороны налоговых органов и конфликтов с сотрудниками. Актуальные бланки и образцы справки о доходах всегда можно скачать на официальном сайте ФНС или в справочно-правовых системах.