Ситуация, когда работнику была выплачена излишняя сумма пособия (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком и др.), встречается на практике довольно часто. Причины могут быть разными: счётная ошибка, неправильное определение среднедневного заработка, предоставление сотрудником недостоверных сведений, технический сбой в программе. Если сотрудник добровольно вернул переплату, бухгалтеру необходимо корректно отразить эту операцию в бухгалтерском и налоговом учёте, пересчитать НДФЛ и страховые взносы, а также внести уточнения в отчётность. Рассмотрим все этапы подробно.

Почему возникает переплата пособия

Наиболее распространённые причины излишней выплаты:

• арифметическая (счётная) ошибка при расчёте среднего заработка;
• неверное определение страхового стажа работника;
• ошибка при определении расчётного периода;
• представление работником недостоверных документов или сведений;
• техническая ошибка (двойное начисление, сбой в учётной программе);
• ошибка страховщика (СФР) при пилотном проекте прямых выплат.

Важно: удержать излишне выплаченное пособие из заработной платы работника можно только в строго ограниченных случаях — если переплата возникла из-за счётной ошибки или недобросовестности самого работника (ч. 4 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ). В остальных ситуациях вернуть деньги возможно лишь при добровольном согласии сотрудника.

Добровольный возврат: как оформить

Если сотрудник согласен вернуть переплату, рекомендуется оформить это документально:

1. получить от работника заявление о добровольном возврате излишне выплаченной суммы;
2. согласовать способ возврата: внесение наличных в кассу, перечисление на расчётный счёт организации либо удержание из последующих выплат (по заявлению работника);
3. издать внутренний приказ или служебную записку о корректировке начислений.

Как правило, работник возвращает сумму за минусом удержанного НДФЛ, то есть фактически полученную им «на руки». Например, если излишне начислено пособие 16 328,80 руб., из которого удержан НДФЛ 2 122,74 руб., сотрудник возвращает 14 206,06 руб.

Бухгалтерский учёт: проводки

При возврате переплаты необходимо сторнировать излишне начисленные суммы. Типовые проводки:

• Дт 69.01 Кт 70 — СТОРНО — сторнирована излишне начисленная сумма пособия за счёт средств СФР;
• Дт 20 (26, 44) Кт 70 — СТОРНО — сторнирована часть пособия, выплаченная за счёт работодателя (первые 3 дня больничного);
• Дт 70 Кт 68.НДФЛ — СТОРНО — сторнирован излишне удержанный НДФЛ;
• Дт 50 (51) Кт 70, работник внёс переплату в кассу или на расчётный счёт;
• Дт 69.01 Кт 51 — излишне выплаченное пособие возвращено в СФР (при необходимости).

Пересчёт НДФЛ

Поскольку пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, при возврате переплаты налоговая база уменьшается. Возникает излишне удержанный НДФЛ, который подлежит возврату работнику или зачёту:

• возврат производится налоговым агентом за счёт сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет (в т.ч. по другим сотрудникам), в течение трёх месяцев со дня получения заявления работника (п. 1 ст. 231 НК РФ);
• если работник продолжает получать доходы, излишне удержанный налог можно зачесть при последующих удержаниях;
• в расчёте 6-НДФЛ необходимо отразить корректные суммы: при перерасчёте за прошлые периоды подаётся уточнённый расчёт, а возврат налога отражается в разделе 1 (строки 030–032) того периода, в котором произведён возврат.

Страховые взносы

Излишняя выплата пособия приводит к искажению базы по страховым взносам: пособия не облагаются взносами, поэтому завышение пособия означает занижение облагаемой базы. После сторнирования переплаты необходимо:

1. пересчитать базу по страховым взносам за соответствующий период;
2. подать уточнённый расчёт по страховым взносам (РСВ) за период, в котором была допущена ошибка;
3. доплатить взносы и пени, если база была занижена;
4. при необходимости подать уточнённый расчёт в СФР (форма ЕФС-1 в части взносов на травматизм).

Взаимодействие с СФР

Если пособие было выплачено за счёт средств фонда, излишне выплаченную сумму организация обязана вернуть в СФР. При пилотном проекте прямых выплат, когда ошибку допустил сам страховщик (например, неверно определён среднедневной заработок), возврат расходов оформляется на основании требования фонда. Работодатель в этом случае отражает операции через счёт 69.01 или 76.

Практические рекомендации

• Всегда фиксируйте добровольность возврата письменным заявлением работника — это защитит организацию при проверках.
• Проверьте, не затрагивает ли перерасчёт уже сданную отчётность: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения.
• В программе 1С возврат излишне удержанного НДФЛ оформляется специальным документом «Возврат НДФЛ», а сторнирование пособия — документом «Сторнирование начислений» или корректировкой больничного листа.
• Не забудьте скорректировать налоговый учёт по налогу на прибыль: излишне признанные расходы (часть пособия за счёт работодателя) подлежат сторнированию.

Возврат сотрудником излишне выплаченного пособия — операция, требующая внимательного подхода. Бухгалтеру нужно сторнировать начисления, пересчитать НДФЛ и страховые взносы, при необходимости подать уточнённую отчётность и вернуть средства в СФР. Грамотное документальное оформление и своевременные корректировки позволят избежать претензий со стороны налоговых органов и фонда, а также сохранить добрые отношения с работником.