Выдача денежных средств сотрудникам под отчет, повседневная практика практически любой организации и индивидуального предпринимателя. При этом у бухгалтеров‚ применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН)‚ регулярно возникает вопрос: нужно ли включать возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы в доходы при расчете единого налога? Разберем эту тему подробно.

Что такое подотчетные суммы

Подотчетные средства — это денежные авансы‚ выдаваемые работнику на хозяйственные‚ командировочные‚ представительские и иные нужды организации. Порядок их выдачи и учета регулируется‚ в частности‚ Указанием Банка России от № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций».

Ключевые правила работы с подотчетными суммами:

• деньги выдаются на основании заявления работника или распорядительного документа руководителя;
• сотрудник обязан отчитаться по израсходованным суммам‚ представив авансовый отчет с подтверждающими документами;
• неизрасходованный остаток должен быть возвращен в кассу или на расчетный счет не позднее 3 рабочих дней после окончания срока‚ на который выдан аванс (п. 6.3 Указания № 3210-У);
• новый аванс не выдается‚ пока работник не отчитался по предыдущему.

Облагается ли возврат подотчетной суммы налогом при УСН

Короткий ответ: нет‚ не облагается. Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы ни при расчете налога на прибыль‚ ни при расчете единого налога при УСН‚ независимо от выбранного объекта налогообложения («доходы» или «доходы минус расходы»).

Обоснование этой позиции строится на следующем:

1. Отсутствие экономической выгоды. Согласно ст. 41 НК РФ‚ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Возврат собственных денег организации не создает никакой экономической выгоды — это просто возврат ранее выданных средств.
2. Природа подотчетных сумм. Выдача денег под отчет — это не передача права собственности на средства‚ а лишь временное их размещение у сотрудника для целевого использования в интересах работодателя. До момента утверждения авансового отчета эти деньги остаются средствами организации.
3. Кассовый метод при УСН. Хотя «упрощенцы» признают доходы по факту поступления денег (п. 1 ст. 346.17 НК РФ)‚ доходом признается только поступление‚ связанное с реализацией или внереализационными поступлениями. Возврат подотчетных сумм к таковым не относится.

Бухгалтерский учет возврата подотчетных сумм

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые проводки:

• Дт 71 Кт 50 (51), выданы денежные средства под отчет из кассы (с расчетного счета);
• Дт 10 (26‚ 44‚ 60 и др.) Кт 71 — списаны израсходованные суммы на основании утвержденного авансового отчета;
• Дт 50 (51) Кт 71 — возвращен неизрасходованный остаток в кассу (на расчетный счет);
• Дт 70 Кт 71 — удержана невозвращенная подотчетная сумма из заработной платы работника (при наличии его согласия и соблюдении ограничений ст. 138 ТК РФ).

Как видно‚ ни одна из этих операций не затрагивает счета учета доходов‚ что подтверждает: возврат подотчетных сумм доходом не является.

Когда подотчетные суммы могут стать объектом налогообложения

Существуют ситуации‚ когда операции с подотчетными средствами все же приводят к налоговым последствиям:

Невозвращенные и неподтвержденные суммы

Если работник не отчитался по авансу и не вернул деньги‚ а организация не удержала их из зарплаты и не взыскала через суд‚ такие суммы могут быть признаны доходом работника. В этом случае налоговые органы вправе:

• доначислить НДФЛ с невозвращенной суммы как с дохода физического лица;
• начислить страховые взносы;
• исключить спорные суммы из расходов при объекте «доходы минус расходы».

Нецелевое использование средств

Если подотчетные деньги потрачены на личные нужды сотрудника‚ а не на цели организации‚ это также создает у работника налогооблагаемый доход (НДФЛ)‚ а у работодателя, риск снятия расходов.

Отсутствие подтверждающих документов

Если авансовый отчет утвержден без оправдательных документов (чеков‚ БСО‚ накладных)‚ налоговая инспекция при проверке может не принять расходы‚ доначислить единый налог по УСН‚ пени и штраф.

Особенности для разных объектов налогообложения УСН

Объект «Доходы» (6%)

Возвращенные подотчетные суммы не включаются в книгу учета доходов и расходов (КУДиР) в качестве дохода. Поступление денег в кассу или на расчетный счет от подотчетного лица отражается‚ но в графу «Доходы‚ учитываемые при исчислении налоговой базы» не попадает.

Объект «Доходы минус расходы» (15%)

Здесь важно правильно отразить израсходованную часть аванса. Расходы признаются после утверждения авансового отчета и при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (ст. 346.16‚ 346.17 НК РФ). Возвращенный остаток в расходы‚ естественно‚ не включается — он просто возвращается организации.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Включение возвращенного остатка в доходы. Это приводит к излишней уплате налога. Проверяйте основание поступления денег перед отражением в КУДиР.
2. Нарушение сроков отчетности. Следите за соблюдением 3-дневного срока возврата остатка — это снижает риск претензий со стороны проверяющих.
3. Отсутствие заявления или приказа на выдачу аванса. Оформляйте каждую выдачу документально.
4. Удержание из зарплаты без соблюдения процедуры. Удержание возможно только с согласия работника и в пределах 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ)‚ либо через суд.
5. Выдача нового аванса при непогашенной задолженности. Это нарушение кассовой дисциплины.

Возврат неизрасходованной подотчетной суммы не облагается единым налогом при УСН‚ поскольку не является доходом организации или ИП, это лишь возврат собственных денежных средств. Налоговые риски возникают не при возврате‚ а при нарушениях порядка работы с подотчетными средствами: невозврате авансов‚ отсутствии оправдательных документов‚ нецелевом расходовании. Чтобы избежать претензий налоговых органов‚ доначисления НДФЛ‚ взносов и единого налога‚ необходимо строго соблюдать кассовую дисциплину‚ своевременно получать авансовые отчеты и хранить все подтверждающие документы.

Обратите внимание: законодательство и разъяснения контролирующих органов периодически обновляются. Перед принятием решений по спорным вопросам рекомендуется консультироваться с бухгалтером или налоговым советником.