Выплата заработной платы наличными денежными средствами через кассу организации — законный и до сих пор распространённый способ расчётов с работниками. Несмотря на популярность безналичных переводов на банковские карты, работодатель вправе выдавать зарплату «из кассы», если это предусмотрено трудовым или коллективным договором. Однако такой способ требует строгого соблюдения кассовой дисциплины и правильного документального оформления.
Законодательная база
Основные нормы, регулирующие выплату заработной платы наличными:
- Статья 136 Трудового кодекса РФ — устанавливает, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в месте выполнения работы либо перечисляется на указанный работником банковский счёт;
- Указание Центрального банка РФ № 3210-У — регламентирует порядок ведения кассовых операций;
- Постановление Госкомстата РФ № 1 от — содержит унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (организация вправе использовать и самостоятельно разработанные формы).
Сроки выплаты
Заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц:
- аванс (зарплата за первую половину месяца) — с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца;
- окончательный расчёт, с 1-го по 15-е число следующего месяца.
Конкретные даты закрепляются в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днём, зарплату выдают накануне.
Документальное оформление
Ведомости на выплату
Для выдачи наличных средств работникам используются следующие формы:
- Расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49), применяется одновременно для начисления и выплаты зарплаты;
- Платёжная ведомость (форма № Т-53) — используется только для выплаты, когда начисление отражается в расчётной ведомости (форма № Т-51).
В ведомости указываются: наименование организации, период, за который производится выплата, ФИО работников, табельные номера, суммы к выдаче. Работник при получении денег ставит подпись в соответствующей графе.
Расходный кассовый ордер (РКО)
На общую сумму, выданную по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Если зарплата выдаётся одному работнику (например, при увольнении или внеплановой выплате), РКО может оформляться без ведомости — с указанием паспортных данных получателя и его подписи.
Заявление работника
Если в организации основным способом является перечисление на карту, но работник желает получать зарплату наличными, он подаёт соответствующее заявление. Работодатель не вправе отказать, выбор способа получения зарплаты является правом работника.
Порядок выдачи наличных: пошагово
- Бухгалтерия начисляет заработную плату и формирует ведомость;
- Руководитель и главный бухгалтер подписывают ведомость, указывая срок выплаты (обычно 3–5 рабочих дней, включая день получения денег в банке);
- Организация получает наличные в банке по чеку либо использует кассовую выручку;
- Кассир выдаёт деньги каждому работнику под подпись в ведомости, предварительно проверив документ, удостоверяющий личность (при необходимости);
- По окончании срока выплаты кассир проставляет отметку «депонировано» напротив фамилий работников, не получивших деньги;
- Составляется реестр депонированных сумм, оформляется РКО на фактически выданную сумму;
- Депонированные суммы сдаются в банк и выплачиваются работникам по первому требованию.
Выдача зарплаты по доверенности
Работник вправе поручить получение своей зарплаты другому лицу. Для этого оформляется доверенность (в простой письменной форме или нотариально — в зависимости от требований работодателя). В ведомости кассир делает отметку «по доверенности», а сама доверенность прикладывается к документам.
Депонирование заработной платы
Если работник не получил зарплату в установленный срок (например, из-за болезни или командировки), сумма депонируется:
- в ведомости напротив фамилии работника ставится отметка «депонировано»;
- неполученные деньги возвращаются на расчётный счёт в банк;
- выплата производится позднее по заявлению работника на основании отдельного РКО.
Депонированная зарплата учитывается на счёте 76.4 «Расчёты по депонированным суммам». Срок исковой давности по таким суммам составляет 3 года, после чего невостребованные деньги списываются на финансовый результат организации.
Налогообложение и отчётность
Способ выплаты — наличный или безналичный — не влияет на обязанности работодателя как налогового агента:
- НДФЛ удерживается при фактической выплате и перечисляется в бюджет в установленные сроки;
- страховые взносы начисляются в общем порядке;
- сведения подаются в налоговые органы и Социальный фонд России по стандартным формам отчётности.
Ответственность за нарушения
За нарушение сроков выплаты зарплаты работодатель несёт:
- материальную ответственность, компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ);
- административную ответственность — штрафы по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ;
- уголовную ответственность — при длительной невыплате из корыстной заинтересованности (ст. 145.1 УК РФ).
Нарушения кассовой дисциплины (например, отсутствие РКО или ведомостей) также влекут штрафы по ст. 15.1 КоАП РФ.
Выплата заработной платы наличными, полностью законная процедура, требующая внимательного документального оформления: ведомостей, расходных кассовых ордеров, соблюдения сроков и правил депонирования. Грамотная организация кассовых операций позволяет работодателю избежать претензий со стороны работников и контролирующих органов, а работникам, гарантирует своевременное получение заработанных средств.
Статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к бухгалтеру или юристу, а также к актуальным редакциям нормативных актов.