Увольнение сотрудника — это не только кадровая процедура, но и финансовое событие для организации. Работодатель обязан произвести с работником окончательный расчет, который включает несколько видов выплат. В статье подробно разберем, какие расходы несет работодатель при увольнении, как они рассчитываются, в какие сроки выплачиваются и как облагаются налогами.
Состав выплат при увольнении
При расторжении трудового договора работнику полагаются следующие выплаты:
- Заработная плата за фактически отработанное время — включая день увольнения, с учетом всех надбавок, премий, доплат за ночное время, сверхурочную работу и иных стимулирующих выплат;
- Компенсация за неиспользованный отпуск, за все дни отпуска, которые работник не успел отгулять за весь период работы;
- Выходное пособие, в случаях, предусмотренных законодательством или трудовым (коллективным) договором;
- Иные компенсации — например, компенсация руководителю при увольнении в связи со сменой собственника имущества организации.
Заработная плата за отработанное время
Расчет заработной платы производится на основании табеля учета рабочего времени — за фактически отработанный период, включая сам день увольнения.
Формула расчета:
Зарплата = (Оклад / Количество рабочих дней в месяце) × Количество фактически отработанных дней
К этой сумме прибавляются все положенные работнику доплаты и надбавки: за ночные смены, работу в выходные и праздничные дни, премии (если они предусмотрены локальными актами и условия их начисления выполнены).
Компенсация за неиспользованный отпуск
Компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска, накопленные за время работы в организации, независимо от основания увольнения (кроме увольнения за виновные действия в отдельных случаях).
Формула расчета:
Компенсация = Средний дневной заработок × Количество дней неиспользованного отпуска
Средний дневной заработок определяется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. За каждый полностью отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (при стандартном отпуске 28 календарных дней).
Пример: если средний дневной заработок сотрудницы составляет 2 200 рублей, а неиспользованных дней отпуска — 14, то компенсация составит 30 800 рублей.
Обратите внимание: если работнику был предоставлен отпуск авансом, отпускные за неотработанные дни в ряде случаев можно удержать из выплат при увольнении (но не более 20% от суммы выплаты без согласия работника).
Выходное пособие
Выходное пособие выплачивается не во всех случаях. Основные ситуации:
- Ликвидация организации или сокращение штата — пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранение среднего заработка на период трудоустройства (но не более двух месяцев, в исключительных случаях — трех);
- Отказ от перевода, призыв на военную службу, состояние здоровья — пособие в размере двухнедельного среднего заработка;
- Увольнение руководителя, его заместителей и главного бухгалтера в связи со сменой собственника — компенсация в размере не менее трех средних месячных заработков (ст. 181 ТК РФ);
- Увольнение по соглашению сторон — пособие выплачивается, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором либо самим соглашением.
Сроки выплаты
Согласно ст. 140 ТК РФ, все суммы, причитающиеся работнику, должны быть выплачены в день увольнения. Если работник в этот день не работал (находился в отпуске или на больничном), расчет производится не позднее следующего дня после предъявления работником требования о расчете.
За задержку выплат работодатель несет материальную ответственность: на сумму задолженности начисляется компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Кроме того, возможны административные штрафы.
Налогообложение выплат при увольнении
НДФЛ
- Заработная плата за отработанное время облагается НДФЛ в общем порядке;
- Компенсация за неиспользованный отпуск также облагается НДФЛ полностью;
- Выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства не облагаются НДФЛ в пределах трехкратного размера среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Суммы сверх лимита облагаются налогом.
Страховые взносы
Аналогичный подход применяется и к страховым взносам: зарплата и компенсация за отпуск облагаются взносами, а выходное пособие — в пределах установленного лимита (трехкратный/шестикратный средний месячный заработок) от взносов освобождается.
Отражение расходов в учете работодателя
Все выплаты при увольнении относятся к расходам на оплату труда и учитываются:
- в бухгалтерском учете, по дебету счетов учета затрат (20, 25, 26, 44 и др.) в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- в налоговом учете, в составе расходов на оплату труда, уменьшающих базу по налогу на прибыль (при условии, что выплаты предусмотрены законодательством, трудовым или коллективным договором).
Практические рекомендации работодателю
- Проверяйте табель учета рабочего времени перед расчетом — день увольнения включается в оплачиваемый период;
- Используйте онлайн-калькуляторы компенсации за неиспользованный отпуск для проверки расчетов;
- Не задерживайте выплаты — просрочка влечет компенсацию работнику и штрафы;
- Правильно определяйте налоговый статус каждой выплаты: часть сумм освобождается от НДФЛ и взносов;
- Оформляйте записку-расчет (форма Т-61 или самостоятельно разработанный документ) для подтверждения всех начислений.
Расходы по выплате заработной платы при увольнении включают зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и, в предусмотренных законом случаях, выходное пособие. Своевременный и корректный расчет с работником — обязанность работодателя, нарушение которой ведет к материальной и административной ответственности. Грамотное планирование этих расходов и правильное их отражение в учете позволяют избежать споров с работниками и претензий со стороны контролирующих органов.