Тема взаимодействия городского (муниципального) архива и отдела кадров организаций является ключевой в системе архивного дела и кадрового документооборота. От правильности построения этого взаимодействия зависит сохранность документов личного состава, своевременность выдачи архивных справок гражданам и законность управления кадровыми процессами. В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, функциональные обязанности сторон, процедуры передачи дел и современные подходы к организации совместной работы.

Правовая база и нормативное регулирование

Деятельность как городских архивов, так и отделов кадров строго регламентируется федеральным законодательством и локальными нормативными актами. Основными документами, определяющими правила игры, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной закон, определяющий статус архивов, сроки хранения, порядок комплектования и использования документов.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — статьи 62, 65, 66, 303 регулируют ведение трудовых книжек, хранение и выдачу документов личного состава, обязанности работодателя по сохранности документов.
• Приказ Росархива от № 136 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, формируемых в деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (и аналогичные приказы для субъектов РФ и МО) — определяют состав дел, подлежащих хранению, и сроки их хранения.
• Приказ Минтруда России от № 236н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…» — регламентирует работу с основными кадровыми документами.
• Локальные нормативные акты организации: Положение об архиве организации, Положение об отделе кадров, Инструкция по взаимодействию отдела кадров с архивом, Перечень документов с указанием сроков хранения.

Функции и задачи отдела кадров в документообороте

Отдел кадров (кадровая служба) является первичным источником формирования архивных фондов по личному составу. В соответствии со статьей 22 ТК РФ и типовыми положениями, в его задачи входит:

1. Осуществление подбора, приема и трудоустройства сотрудников — формирование первичных документов (заявления, приказы, анкеты, трудовой договор).
2. Ведение кадрового учета и документации: ведение личных карточек (формы Т-2, Т-2а), трудовых книжек и накладных к ним, регистров приема/перевода/увольнения.
3. Формирование дел по личному составу, сборка дел в соответствии с номенклатурой дел организации и типовыми сроками хранения.
4. Обеспечение сохранности документов в период текущего хранения (обычно до 10 лет для основных кадровых документов, до 50/75 лет для документов, подлежащих вечному хранению, до передачи в архив).
5. Подготовка дел к передаче в архив: проверка полноты, оформление обложек, составление описей, скрепление, пронумеровка листов.

Важно: Отдел кадров несет персональную ответственность за достоверность сведений, вносимых в документы личного состава, до момента их передачи в архив.

Роль и функции городского (муниципального) архива

Городской архив (часто структурное подразделение администрации городского округа — Архивный отдел/Управление архивным делом) выступает централизованным местом хранения документов комплектования и ликвидированных организаций территории.

На основании уставов городских округов (например, Звенигород, Ступино, Коломна) и типового положения об архивном органе местного самоуправления, основные функции включают:

• Прием на государственное (муниципальное) архивное хранение документов от организаций-источников комплектования и ликвидированных юрлиц, зарегистрированных на территории города.
• Обеспечение сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов органов местного самоуправления, МУП, МБУ и ликвидированных коммерческих организаций.
• Выдача архивных справок и выписок гражданам (подтверждение стажа, заработной платы, факта работы) и организациям (по запросам Пенсионного фонда, судов, прокуратуры).
• Методическое руководство по вопросам архивного дела над ведомственными архивами организаций, находящихся на территории города.
• Государственная регистрация архивных фондов и ведение единого госреестра архивных фондов на муниципальном уровне.

Процедура взаимодействия: от текущего хранения к архивному

Взаимодействие отдела кадров с архивом организации (внутренним) и городским архивом (внешним) строится по четкому алгоритму. На практике часто возникают сложности, связанные с нежеланием отдела кадров отдавать документы или незнанием правил их подготовки.

Этап 1: Внутренний архив организации (Архивный сектор УДО/Администрации)

В крупных организациях и администрациях городских округов создаются внутренние архивы (архивные сектора управления делами). Взаимодействие «Отдел кадров, Внутренний архив» регламентируется Инструкцией по передаче дел в архив организации.

• Сроки передачи: ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за годом окончания дела).
• Ответственность: Отдел кадров — за сборку и достоверность; Архив организации, за приемку, учет и условия хранения.
• Делегирование полномочий: Руководитель организации приказом определяет лиц, ответственных за передачу (из отдела кадров) и приемку (из архива).

Этап 2: Передача дел в городской архив (при ликвидации/реорганизации или по истечении сроков)

Согласно ст. 19 Закона № 125-ФЗ, документы ликвидированных организаций подлежат обязательной передаче в государственный архив (городской архив) в установленные сроки (не позднее 3 месяцев со дня ликвидации).

Алгоритм действий:

1. Инвентаризация: Отдел кадров проводит ревизию дел, проверяет полноту по номенклатуре.
2. Формирование экспертной комиссии (при необходимости) для акта отбора/уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
3. Подготовка описей в 2-х экземплярах (один остается в организации/архиве-передатчике, второй — в городском архиве).
4. Составление Акта приема-передачи дел (форма № 0404060 по ОКУД или утвержденная локальная форма).
5. Физическая передача под роспись в акте. Городской архив выдает подтверждение о принятии фонда.

Разграничение ответственности и полномочий

Четкое разграничение — залог отсутствия конфликтов и потерь документов.

Особенности работы с документами длительного и вечного хранения

Документы личного состава (личные карточки, листы учета трудовой книги, приказы о приеме/увольнении, ведомости к приказам) имеют сроки хранения 50 и 75 лет (до 2003 г. — 75 лет, после, 50 лет). Это накладывает особые обязательства:

• Качество бумаги и переплета: Использование архивной бумажи, без металлических скоб (только нитка, клей ПВА).
• Условия хранения в отделе кадров: Температура 18±2°C, влажность 55±5%, защита от солнечного света, доступ только уполномоченных лиц.
• Электронный архив: Перевод на электронный носитель не отменяет обязанности по сохранению оригиналов бумажных носителей до истечения сроков хранения (ст. 16 Закона № 125-ФЗ).

Современные вызовы и цифровая трансформация

На современном этапе взаимодействие трансформируется под влиянием перехода на электронный документооборот (ЭДО) и создание Единой государственной информационной системы архивного дела (ЕГИСА).

Ключевые тренды:

• Электронные трудовые книжки (ЭТК): С 2020 года ведение бумажных ТК по желанию работника. Отдел кадров работает с ЭТК через операторов (ПФР/СФР). Городской архив получает документы, подтверждающие стаж до 2020 г., и приказы, порождающие права.
• Передача электронных архивных копий: Городские архивы (как ГАУ «Главное архивное управление города Москвы») внедряют прием электронных пакетов документов с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и хэш-суммами.
• Дистанционное обслуживание: Заказ справок через порталы госуслуг (например, «Госуслуги Московской области» — uslugi.mosreg.ru), что снижает нагрузку на читальные залы архивов и отделы кадров.
• Автоматизация номенклатуры: Использование специализированного ПО (1С:Архив, АИС «Архив», «Документ. Архив») для единой нумерации, формирования описей и учета местонахождения дел.

Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению

Анализ практики взаимодействия (в т.ч. на примере структуры Росархива и ведомственных архивов) выявляет системные ошибки:

1. Несвоевременная передача дел. Накопление дел в отделах кадров за 5–10 лет создает риски потери, порчу, нехватку места.
   
   Рекомендация: Жесткий график передачи в локальном акте, контроль руководителя организации.
2. Некачественная сборка дел. Отсутствие обложек, описей, перепутанная хронология, металлические скобы.
   
   Рекомендация: Обучение кадровых сотрудников основам архивоведения, предварительная консультация с архивистом.
3. Расхождения в данных. Данные в личной карточке не совпадают с приказом или трудовой книжкой.
   
   Рекомендация: Внутренний аудит до передачи в архив, внесение исправлений приказами организации до передачи.
4. Утрата дел при реорганизации/ликвидации. Отдел кадров перестает существовать, документы остаются без присмотра.
   
   Рекомендация: Включение пункта о передаче архива в план ликвидации/реорганизации, назначение ответственного лица-хранителя до передачи в городской архив.

Организационная структура: опыт крупных городов

Структура архивных органов крупных городов (Москва, Санкт-Петербург) служит эталоном для муниципалитетов меньшего размера.

Пример: Главное архивное управление города Москвы (ГАУ Мосгорархив)

• Организационно-методическое управление — разработка нормативных актов, контроль за ведением дела в органах власти.
• Отделы комплектования, прием документов от ведомств и организаций (в т.ч. кадровых).
• Отделы учета и научной обработки — описи, путеводители, ввод в ЕГИСА.
• Отделы использования — выдача справок, работа с читателями, дистанционные сервисы.
• Подведомственные архивы (ЦГА Москвы, ЦГИА и др.) — хранение фондов.

Муниципальные архивы (например, Администрация городского округа Коломна, Звенигород, Ступино) строят структуру аналогично, но в упрощенном виде: часто функции комплектования, учета и использования объединены в одном Архивном отделе.

Взаимодействие городского архива и отдела кадров — это не разовая акция по сдаче дел, а непрерывный управленческий процесс. Успех этого процесса строится на трех «китах»:

1. Законность: Строгое соблюдение Закона № 125-ФЗ, ТК РФ, приказов Росархива и Минтруда.
2. Документированность: Наличие утвержденных Положений, Инструкций, Номенклатур, Графиков передачи.
3. Компетентность: Понимание архивистами специфики кадровых документов и понимание кадровиками требований архивного оформления.

Инвестиции в налаживание этого взаимодействия (обучение, ПО, создание нормативной базы) многократно окупаются за счет снижения рисков судебных исков по пенсионным спорам, сохранности исторической памяти организации и эффективности предоставления государственных услуг гражданам.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ, типовых положений Росархива, уставов муниципальных архивных органов (г. Звенигород, г. Ступино, г. Коломна, г. Москва) и лучших практик архивного дела и кадрового документооборота. Актуально на 2026 год.