Начисление отпускных, одна из самых ответственных процедур в работе кадровика и бухгалтера. Ошибки в расчете среднего заработка или определении расчетного периода влечут за собой конфликты с сотрудниками, проверки ГИТ и финансовые штрафы. В данной статье подробно разобраны все этапы: от определения расчетного периода до проводок в бухгалтерии и работы в программе 1С.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим порядок расчета среднего заработка, является Постановление Правительства РФ от № 922 («Положение о порядке расчета среднего заработка»). Также необходимо руководствоваться:

• ТК РФ (ст. 114, 115, 120, 127, 139, 140) — сроки отпусков, оплата, компенсация при увольнении.
• ФЗ от № 425-ФЗ — особенности расчета при увольнении.
• Внутренние локальные нормативные акты организации (Положение об оплате труда, График отпусков).

Алгоритм расчета отпускных: пошаговая инструкция

Согласно п. 1 Постановления № 922, сумму отпускных определяют две величины: средний дневной заработок и число календарных дней отпуска;

Шаг 1. Определение расчетного периода

Расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

• Пример: Если Полина уходит в отпуск 6 июля 2026 года, расчетный период: с 1 июля 2025 по 30 июня 2026 года.
• Если сотрудник работал меньше года, берется период от дня приема на работу до месяца отпуска включительно.

Шаг 2. Определение сумм, входящих в расчет (Фонд оплаты труда)

В расчет включаются все выплаты, имеющие возмездный характер (оклады, тарифные ставки, премии, надбавки, доплаты), начисленные за расчетный период.

Исключаются (п. 5 Постановления № 922):

• Оплачиваемые годовые отпуска, дополнительные отпуска, учебные отпуска.
• Выплаты по временной нетрудоспособности (больничные), декретные пособия.
• Командировочные расходы (суточные, проезд).
• Материальная помощь, подарки, выплаты по результатам года (если не являются частью системы оплаты труда).

Шаг 3. Расчет отработанных дней за расчетный период

Формула для полных месяцев работы:

Кол-во дней = 29,3 × кол-во полных месяцев + Σ (29,3 / календарных дней в неполном месяце × отработанных дней в неполном месяце)

Коэффициент 29,3 — среднее число календарных дней в месяце (365 / 12).

Пример из практики (6-дневная рабочая неделя):

Фактически начисленная заработная плата: 600 000 руб.
Количество рабочих дней по календарю за полгода: 111 дней.
Средний дневной заработок: 600 000 / 111 = 5 405,41 руб.
Отпускные (12 дней): 5 405,41 × 12 = 64 864,92 руб.

Шаг 4. Учет повышения заработной платы (Индексация)

Если в расчетном периоде или в месяце отпуска было повышение зарплат (повышение тарифных ставок, окладов), заработок за периоды до повышения подлежит индексации (п. 16 Постановления № 922).

• Коэффициент индексации = Новый оклад / Старый оклад.
• Суммы заработка до повышения умножаются на этот коэффициент.
• В калькулятор/ведомость вносятся уже проиндексированные суммы.

Средний дневной заработок = Сумма заработка за расчетный период (с учетом индексации) / Число отработанных дней за расчетный период.

Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска.

Специфические ситуации и нюансы

А. Неполный расчетный период (прогулы, больничные, декрет)

Если сотрудник не работал полный расчетный период (болел, был в декрете, прогулял), дни отсутствия и начисленные за них суммы исключаются из расчета (п. 5, 6 Постановления № 922).

Если за расчетный период сотрудник вообще не трудился и не получал заработную плату (п. 7 Постановления № 922), средний дневной заработок определяется по заработку, начисленному за фактические дни работы в месяце, когда наступил случай (уход в отпуск).

Б. Расчет при увольнении (Компенсация за неиспользованный отпуск)

При увольнении компенсируются неиспользованные дни основного и дополнительного отпусков.

• Расчетный период определяется аналогично (12 месяцев до увольнения).
• Количество дней компенсации = (Кол-во дней отпуска в год / 12) × Отработанных месяцев ー Уже предоставленные дни.
• Пример: У сотрудника скопилось 10 неиспользованных дней. За текущий неполный месяц (15 из 20 рабочих дней) зарплата = 37 500 руб. (2500 × 15). Компенсация считается по среднему дневному заработку за 10 дней.

В. Исключение периодов из стажа (для определения продолжительности отпуска)

При определении продолжительности отпуска в днях (стажа) не включаются (ст. 121 ТК РФ):

• Периоды временной нетрудоспособности (больничные).
• Родительский отпуск до 1,5 лет (но декретный — включается).
• Неоплачиваемый отпуск более 14 дней в год.
• Периоды прогулов.

Важно: Для расчета СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА эти периоды исключаются из дней и сумм. Для расчета КОЛИЧЕСТВА ДНЕЙ ОТПУСКА, исключаются из стажа.

Бухгалтерский учет: Проводки по начислению и выплате

Отражение в учете зависит от политики организации (создание резерва или начисление по факту).

Вариант 1: Без создания резерва (начисление по факту ухода в отпуск)

Операция	Дебет	Кредит	Комментарий
Начисление отпускных производственным работникам	20, 23, 25, 26, 29	70	В т.ч. Дт 44 (упр. персонал), Дт 91.2 (прочее)
Начисление страховых взносов (30% / 15.1%)	20, 23, 25, 26, 44, 91.2	69	Субсчет «Расчеты за страховые взносы»
Удержание НДФЛ (13% / 30%)	70	68	Субсчет «Расчеты по НДФЛ»
Выплата отпускных через кассу/банк	70	50 / 51	Не позднее 3 дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ)

Вариант 2: С созданием резерва (Счет 96 «Резервы предстоящих расходов»)

Применяется для равномерного распределения расходов по месяцам.

1. Ежемесячное начисление резерва: Дт 20, 23, 25, 26, 44 — Кт 96 (сумма резерва / 12).
2. Начисление отпускных при уходе: Дт 20, 23, 25, 26, 44 — Кт 70.
3. Списание резерва: Дт 96 — Кт 70 (на сумму начисленных отпускных).
4. Взносы и НДФЛ: Стандартные проводки (Дт 20/44 — Кт 69; Дт 70 — Кт 68).
5. Выплата: Дт 70 — Кт 51 (50).

Начисление отпускных в 1С:Бухгалтерия 8.3 (Пошагово)

Алгоритм действий в стандартной конфигурации:

1. Создание приказа: Раздел «Кадры» → «Приказы по персоналу» → «Приказ о предоставлении отпуска». Заполнить: сотрудник, вид отпуска (основной/дополнительный), дату начала, количество календарных дней. Важно: Поставить галочку «Рассчитывать отпускные».
2. Проверка расчетного периода: В документе «Расчет отпускных» (формируется на основании приказа) автоматически подставляется расчетный период. Проверить корректность (исключены ли больничные/декрет);
3. Анализ заработка: Нажать кнопку «Заполнить» или «Рассчитать». Программа подтянет начисления за расчетный период. Проверить, не попали ли в базу исключаемые выплаты (материальная помощь, суточные). При необходимости, скорректировать вручную.
4. Индексация: Если было повышение зарплат — нажать кнопку «Индексация» (или проверить автоматический расчет коэффициента).
5. Проведение документа: «Провести и закрыть». Сформируются проводки: Дт 20/44/26 — Кт 70; Дт 70, Кт 68 (НДФЛ); Дт 20/44, Кт 69 (Взносы).
6. Выплата: Создать документ «Выдача наличных» (Дт 70 — Кт 50) или «Списание с расчетного счета» (Дт 70 — Кт 51) за 3 дня до отпуска.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка в расчетном периоде: Взяли 12 месяцев назад от даты приказа, а не от месяца начала отпуска. Решение: Период всегда календарный, предшествующий месяцу начала отдыха.
• Включение «лишних» выплат: Суточные, материальная помощь, больничные в фонде оплаты труда. Решение: Настроить виды расчетов в 1С (галочка «Включать в среднее» только у возмездных).
• Игнорирование индексации: Не проиндексировали заработок за месяцы до повышения оклада. Решение: Обязательно проверять приказы о повышении зарплат за расчетный период и месяц отпуска.
• Поздняя выплата: Перевод денег в день ухода или после. Решение: Ст. 136 ТК РФ — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
• Неправильный расчет дней при 6-дневке: Использование коэффициента 29,3 для перевода рабочих дней в календарные без учета графика. Решение: 1С считает корректно, если заведен правильный график работы. Вручную: дни = (отраб. дней /раб. дней в мес.) × 29,3.

Контрольный чек-лист перед подписью расчетной ведомости

1. [ ] Правильно определен расчетный период (12 месяцев предшествующих месяцу начала).
2. [ ] Исключены периоды и суммы: больничные, декрет, прогулы, неоплачиваемый отпуск >14 дней, командировки.
3. [ ] В фонд оплаты труда вошли только возмездные выплаты (оклад, премии по регламенту, надбавки).
4. [ ] Учтена индексация заработка при повышении тарифов/окладов в расчетном периоде или месяце отпуска.
5. [ ] Корректно рассчитано количество отработанных дней (с учетом 29,3 для неполных месяцев).
6. [ ] Средний дневной заработок = Фонд / Дни.
7. [ ] Сумма отпускных = Средний дневной × Календарных дней отпуска.
8. [ ] Удержан НДФЛ (13% для резидентов).
9. [ ] Начислены страховые взносы (30% в ПФР/СФР до лимита, далее 15.1%).
10. [ ] Деньги выплачены/переведены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Грамотное начисление отпускных — это сочетание знания трудового права (ТК РФ, Постановление № 922), бухгалтерского учета (ПБУ, ЧПСБУ) и навыков работы в информационных системах (1С). Автоматизация в 1С значительно снижает риск арифметических ошибок, однако контроль входных данных (график работы, виды выплат, приказы о повышении) остается полностью на совести кадровика и бухгалтера. Регулярный аудит расчетов и соблюдение сроков выплаты — залог спокойствия при проверках ГИТ и лояльности персонала.