Прием на работу генерального директора (президента, председателя правления) — процедура, которая имеет существенные отличия от приема обычного сотрудника. Главное отличие кроется в том, что работодателем по отношению к директору выступает не юридическое лицо через HR-отдел, а его учредитель (участник) или уполномоченный орган (совет директоров, общее собрание участников). Именно это обстоятельство диктует специфику заполнения трудовой книжки (ТК) или формирования записи в электронном виде (ЭТК).

В статье подробно разберем порядок оформления записи в 2026 году с учетом тотального перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и актуальных требований Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

Правовая база и форма документа

Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 691 (в ред. от 2023–2024 гг.) и Приказ Минтруда от № 691н (об ЭТК).

Бумажная ТК vs Электронная ТК (ЭТК)

• ЭТК — основной формат с 2021 года. Для всех, кто трудоустраивается впервые, заводится только электронная версия. Записи вносяться в информационную систему СФР (бывший ПФР) через оператора ЭТК (работодателя или уполномоченного оператора).
• Бумажная ТК ведется только для сотрудников, которые до работали по трудовому договору и не подали заявления о переходе на ЭТК, а также по желанию работника (заявление пишется до заключения ТД).

Важно: Даже если у директора есть бумажная ТК, работодатель (учредитель) обязан передать сведения в СФР в порядке ЭТК (СВД-ТД). Дублирование записей в бумажную ТК производится только по требованию работника.

Кто и когда делает запись?

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись в ТК вносится в течение 5 рабочих дней со дня вступления в силу трудового договора (дня приема на работу).

Кто подписывает/авторизует запись:

1. Единственный учредитель (участник) — подписывает приказ/решение и вносит запись от своего лица.
2. Председатель Общего собрания участников / Совета директоров — если решение принималось коллегиальным органом.
3. Уполномоченное лицо — действующее на основании доверенности от учредителя/органа общества.

В ЭТК запись формируется оператором ЭТК (обычно бухгалтерией или HR организации) на основании приказа/решения учредителя, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица организации-оператора.

Порядок оформления: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Принятие решения учредителем

Основанием для приема является Решение единственного участника или Протокол общего собрания участников / Заседания совета директоров. В документе фиксируются:

• ФИО назначаемого лица.
• Должность (Генеральный директор / Президент).
• Срок полномочий (если установлен Уставом).
• Дата вступления в должность.
• Утверждение текста трудового договора.

Трудовой договор с директором подписывает учредитель (уполномоченное лицо) от имени организации. Директор подписывает его лично. В договоре обязательно указываются условия, предусмотренные ст; 57 ТК РФ, и специфические для руководителя условия (ответственность за убытки, порядок отстранения, КДО и т.д.).

Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) о приеме

Приказ издается учредителем (не директором самозаявительно!). Основание: Решение учредителя + Трудовой договор.
Форма: единая форма Т-1 (утв. Пост. Госкомстата от № 1) или собственная форма, утвержденная локальным нормативным актом (ЛНА).

Шаг 4. Внесение записи в ТК / ЭТК

На основании приказа о приеме производится запись.

Правила заполнения колонок трудовой книжки (Образец 2026)

Ниже приведен стандарт заполнения для бумажной ТК (правила идентичны для данных ЭТК).

Особенности формулировок в колонке 3 для директора:

• Не пишем «Подразделение: Управление» или «Отдел». Директор — это руководитель организации, структурное подразделение не указывается (или пишут «Организация» / «Аппарат управления» — по усмотрению ЛНА, но чаще оставляют пустым/прочерк).
• Обязательно указывается орган, принявший решение (Учредитель, Общее собрание, Совет директоров). Это подтверждает законность назначения.
• Если директор принимается внутренним совместителем (редкий случай, но возможен, если Уставом не запрещено), добавляется фраза: «Внутренний совместитель».

Особенности Электронной трудовой книжки (ЭТК) для директора

С 2026 года процесс полностью цифровой. Работодатель (организация) выступает оператором ЭТК.

1. СВД-ТД (Сведения о трудовой деятельности): Формируется в программе учета (1С:ЗУП, Контур, СБИС и др.) на основании приказа о приеме. Отправляется в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Подпись УКЭП: Пакет документов подписывается УКЭП уполномоченного лица организации-оператора (обычно генерального директора организации или доверенного бухгалтера/HR). Парадокс: Новый директор еще не может подписать СВД-ТД за себя (у него нет доступа к ключу организации). Подписывает учредитель (если он же оператор) или действующий директор / уполномоченное лицо по доверенности.
3. Уведомление работника: Директор должен получить уведомление о внесении записи в ЭТК (на портале Госуслуг, в личном кабинете СФР или на бумажном носителе по требованию).

Частые ошибки и риски

• Приказ подписан самим директором. Недопустимо. Приказ о приеме директора подписывает только учредитель/уполномоченный орган. Приказ, подписанный самим директором, не имеет юридической силы, запись в ТК будет признана недействительной.
• Отсутствие ссылки на Решение учредителя в колонке 3. Инспекторы ГИТ (Государственной инспекции труда) и СФР проверяют цепочку: Решение -> Приказ -> Запись в ТК.
• Несоответствие должности Уставу/Штатному. Если в Уставе «Президент», а в ТК «Генеральный директор» — расхождение. Пишем строго как в Уставе.
• Пропуск срока СВД-ТД. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц до 50 000 руб., для должлиц до 20 000 руб.).
• Игнорирование бумажной ТК при ее наличии. Если директор не перешел на ЭТК, запись в бумажную ТК обязательна в 5-дневный срок. Отказ делать запись — грубое нарушение.

Прием иностранного гражданина на должность директора

Если директор — иностранец:

1. Необходим разрешение на работу (выдается организации) или патент (если работает по патенту, но для директора обычно требуется разрешение организации, если он не ВНЖ/Вид на жительство). *Исключение: ВНЖ/ВНЖ РФ, разрешение не нужно.
2. В колонке 3 (СВД-ТД) указываются реквизиты разрешения на работу / патента / ВНЖ.
3. Обязательно уведомление МВД о приеме на работу (в течение 3 рабочих дней);

Чек-лист для HR / Бухгалтера / Учредителя

1. [ ] Принято Решение учредителя / Протокол собрания (с датой вступления в должность).
2. [ ] Заключен Трудовой договор (2 экз., подписи учредителя и директора).
3. [ ] Издан Приказ о приеме (формы Т-1 или своя), подписан учредителем.
4. [ ] Ознакомлен директор с Приказом под роспись (лист ознакомления).
5. [ ] Сформирована запись в ЭТК (СВД-ТД) и отправлена в СФР (в срок до след. рабочего дня).
6. [ ] При наличии бумажной ТК — внесена запись колонками 1-4, поставлена печать организации (если есть), подпись уполномоченного лица учредителя.
7. [ ] Выдано уведомление директору о внесении записи в ЭТК (если он просит или для отчетности).
8. [ ] Персональная карточка Т-2 заведена.
9. [ ] Уведомление МВД отправлено (если иностранец).

Оформление записи в трудовой книжке директора — процедура формализованная, но требующая строгого соблюдения иерархии: Решение учредителя → Приказ учредителя → Запись в ТК/ЭТК. В 2026 году ключевым моментом является своевременная передача СВД-ТД в СФР. Ошибки на этапе подписания приказа (самоподписание директором) или неверное указание основания в колонке 3 ведут к правовым рискам: оспариванию назначения, штрафам, проблемам с банковской подписью и представительством интересов компании.

Рекомендуем закреплять за собой проверенные шаблоны Решения, Приказа и образца заполнения колонки 3, адаптированные под Устав вашей организации.

Статья подготовлена на основании ТК РФ, Постановления Правительства РФ № 691, Приказа Минтруда № 691н и судебной практики на 2026 год. Материал носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к трудовому юристу.