Запрос котировок — один из самых распространённых способов определения поставщика товаров, работ или услуг. Он применяется как в рамках государственных закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ), так и в коммерческой деятельности компаний. В этой статье разберём, что представляет собой письмо-запрос котировок, какие сведения оно должно содержать, и приведём образец документа.

Что такое запрос котировок

Запрос котировок — это официальное обращение заказчика к потенциальным поставщикам с предложением представить ценовое предложение на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг. На основании полученных котировочных заявок заказчик выбирает наиболее выгодное предложение.

Запрос котировок используется в следующих случаях:

• проведение закупок по 44-ФЗ (для контрактов небольшой стоимости);
• закупки по 223-ФЗ, если такой способ предусмотрен положением о закупке;
• коммерческие закупки организаций, не связанных с госрегулированием;
• сбор ценовой информации для обоснования начальной максимальной цены контракта (НМЦК).

Обязательные элементы письма-запроса котировок

Чтобы письмо было корректным и позволяло поставщику подготовить полноценное предложение, оно должно содержать следующие сведения:

1. Реквизиты заказчика — наименование организации, ИНН, адрес, контактные данные ответственного лица.
2. Предмет запроса — подробное описание товара, работы или услуги (наименование, характеристики, количество, единицы измерения).
3. Условия поставки — сроки, место поставки, условия оплаты, гарантийные обязательства.
4. Требования к участникам — при необходимости указываются требования к опыту, наличию лицензий, сертификатов.
5. Порядок и срок подачи заявок — дата и время окончания приёма котировок, способ подачи (электронная почта, ЭТП, бумажный носитель).
6. Форма котировочной заявки — как правило, прилагается к письму отдельным файлом.
7. Проект договора, прилагается, чтобы поставщик заранее видел условия сотрудничества.

Образец письма по запросу котировок

На фирменном бланке организации

Исх. № ___ от «___» ________ 20__ г.

Кому: Руководителю ______________________ (наименование организации-поставщика)

Запрос котировок на поставку ______________________

Уважаемые господа!

ООО «___________» (ИНН ___________, адрес: ___________) просит Вас представить ценовое предложение (котировку) на поставку следующих товаров:

• Наименование товара: ______________________;
• Характеристики: ______________________;
• Количество: ______________________;
• Срок поставки: не позднее «___» ________ 20__ г.;
• Место поставки: ______________________;
• Условия оплаты: ______________________.

Котировочная заявка должна содержать:

1. наименование и реквизиты участника;
2. цену за единицу товара и общую цену с учётом всех расходов (доставка, налоги, НДС);
3. срок действия предложения;
4. сроки и условия поставки;
5. гарантийные обязательства (при наличии).

Заявки просим направить в срок до «___» ________ 20__ г. включительно по адресу: ___________ или на электронную почту: ___________.

Настоящий запрос не является офертой и не налагает на заказчика обязательств по заключению договора.

Приложения:

• Форма котировочной заявки — на ___ л.
• Проект договора поставки — на ___ л.

Контактное лицо: ___________, тел.: ___________

Руководитель организации ___________ / ___________ /

М.П.

Рекомендации по составлению

• Будьте конкретны. Чем точнее описание предмета закупки, тем более сопоставимые предложения вы получите.
• Указывайте срок действия котировки. Это защитит вас от изменения цен поставщиком после подачи заявки.
• Прилагайте проект договора. Поставщик сразу увидит условия и не откажется от заключения контракта на этапе подписания.
• Соблюдайте сроки. Дайте поставщикам достаточно времени на подготовку предложения — обычно не менее 3–5 рабочих дней.
• Фиксируйте отправку. Сохраняйте подтверждения направления запросов, это важно при проверках для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Грамотно составленное письмо-запрос котировок экономит время и заказчика, и поставщиков, позволяет получить сопоставимые ценовые предложения и выбрать оптимальное. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику своей закупки и требования законодательства.