Трудовая книжка, это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В неё работодатель вносит сведения о местах работы, должностях, переводах и увольнениях. По закону трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника, а при увольнении выдаётся ему на руки. Однако бывают ситуации, когда работник не может лично получить документ, и тогда оформляется заявление на доставку трудовой книжки по почте.
Когда требуется заявление на доставку трудовой книжки
Чаще всего такое заявление пишется в следующих случаях:
- работник уволился и не смог получить трудовую книжку в последний рабочий день (болезнь, отъезд, командировка);
- бывший сотрудник проживает в другом городе и не может лично явиться за документом;
- работник уволен дистанционно и взаимодействует с работодателем удалённо;
- сотрудник не являеться за книжкой длительное время, и работодателю необходимо снять с себя ответственность за задержку выдачи документа.
Что говорит закон
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, если работник в день увольнения отсутствовал на работе или отказался получить трудовую книжку, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку книжки по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Важно понимать: отправить трудовую книжку почтой можно только с письменного согласия работника. Без такого согласия пересылка документа не допускается, поскольку трудовая книжка — документ строгой отчётности, и её утрата при пересылке создаёт серьёзные проблемы для владельца.
Как правильно составить заявление
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа, в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя организации, наименование работодателя, а также ФИО и адрес заявителя.
- Название документа — «Заявление».
- Основной текст — просьба направить трудовую книжку по почте с указанием причины, точного почтового адреса и индекса.
- Согласие на пересылку — формулировка о том, что работник даёт согласие на отправку документа почтовым отправлением.
- Дата и подпись, заявление подписывается собственноручно.
Образец заявления
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу:
г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 1
Заявление
В связи с невозможностью лично получить трудовую книжку при увольнении (указать причину: проживание в другом городе, болезнь и т. д.) прошу направить мою трудовую книжку почтовым отправлением с уведомлением о вручении по адресу: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 1.
Согласие на отправку трудовой книжки по почте даю. Ответственность за сохранность документа при пересылке с работодателя снимаю.
Подпись: _____________ / Петров П.П.
Практические рекомендации
- Отправляйте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении или передайте лично под отметку на втором экземпляре.
- Работодателю рекомендуется пересылать книжку ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Сохраняйте копии всех документов: заявления, почтовых квитанций и уведомлений.
- Если работодатель задерживает выдачу книжки без уважительных причин, работник вправе потребовать компенсацию за время задержки.
Заявление на доставку трудовой книжки — простой, но юридически значимый документ. Правильно составленное заявление защищает интересы обеих сторон: работник получает свой документ удобным способом, а работодатель исполняет требования трудового законодательства и избегает ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.