Многие работники, которым положен дополнительный оплачиваемый отпуск, предпочитают получить за него денежную компенсацию. Это законное право, закреплённое в Трудовом кодексе РФ. В статье разберём, кому доступна такая замена, как правильно составить заявление и приведём актуальный образец 2025 года.

Законодательная основа

Основной документ, регулирующий вопрос, — статья 126 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Это означает:

• основные 28 дней отпуска заменить деньгами нельзя, их нужно «отгулять»;
• компенсировать можно только дополнительные дни (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и т.д.);
• замена возможна только по письменному заявлению работника, работодатель не вправе сделать это по своей инициативе.

Кому положен дополнительный отпуск

Право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют:

• работники с вредными или опасными условиями труда (не менее 7 календарных дней);
• сотрудники с ненормированным рабочим днём (не менее 3 календарных дней);
• работники Крайнего Севера и приравненных местностей;
• спасатели, медицинские работники отдельных категорий, педагоги и другие специалисты, перечисленные в законодательстве;
• работники, которым дополнительный отпуск установлен трудовым или коллективным договором.

Кому нельзя заменить отпуск деньгами

Закон устанавливает исключения. Денежная компенсация вместо отпуска не допускается для:

• беременных женщин;
• работников младше 18 лет;
• работников, занятых на работах с вредными (опасными) условиями труда,, в части дополнительного отпуска «за вредность» (кроме случая увольнения).

При увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска — и основного, и дополнительного, без ограничений.

Как составить заявление: обязательные реквизиты

Заявление — внутренний документ, но оформлять его следует по правилам делопроизводства (с учётом ГОСТ Р 7.0.97). В документе указываются:

1. адресат, должность и ФИО руководителя организации;
2. от кого — должность, структурное подразделение и ФИО работника;
3. название документа, «Заявление»;
4. текст с просьбой заменить часть отпуска денежной компенсацией, с указанием количества дней и рабочего периода;
5. ссылка на ст. 126 ТК РФ (желательно);
6. дата и подпись работника.

Образец заявления 2025 года

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича

Заявление

Прошу на основании статьи 126 Трудового кодекса РФ заменить денежной компенсацией часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 (три) календарных дня за рабочий период с по .

Порядок действий после подачи заявления

1. Работник передаёт заявление руководителю или в отдел кадров (рекомендуется получить отметку о принятии на своём экземпляре).
2. Работодатель рассматривает заявление — он вправе как согласиться, так и отказать (замена отпуска компенсацией, право, а не обязанность работодателя).
3. При согласии издаётся приказ о выплате компенсации.
4. Бухгалтерия рассчитывает сумму исходя из среднего дневного заработка и выплачивает её в ближайший день выдачи зарплаты.

Как рассчитывается компенсация

Формула проста:

Компенсация = средний дневной заработок × количество заменяемых дней отпуска

Средний дневной заработок определяется по правилам ст. 139 ТК РФ: сумма зарплаты за 12 месяцев делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). С компенсации удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Частые ошибки при оформлении

• не указано количество дней, подлежащих замене;
• не указан рабочий период, за который положен отпуск;
• работник просит заменить основные 28 дней — это незаконно;
• отсутствует подпись или дата;
• заявление подано работником, которому замена запрещена законом (несовершеннолетний, беременная).

Заявление на компенсацию дополнительного отпуска — простой документ, но его корректное оформление важно и для работника, и для работодателя. Используйте приведённый образец 2025 года, проверяйте, имеете ли вы право на замену, и помните: окончательное решение о выплате компенсации принимает работодатель.