Компенсация расходов на проезд — одна из гарантий, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации. Работникам отдельных категорий работодатель обязан оплатить стоимость проезда к месту работы, отпуска и обратно. Чтобы получить выплату, необходимо правильно составить заявление. В этой статье разберём, кому положена компенсация, как оформить документ, и приведём готовый образец.
Кому положена оплата проезда
Право на компенсацию расходов на проезд закреплено за следующими категориями работников:
- Работники районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей — в соответствии со статьёй 325 Трудового кодекса РФ работодатель оплачивает стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно один раз в два года;
- Новые сотрудники, переезжающие к месту работы — если это предусмотрено трудовым или коллективным договором, работодатель может компенсировать проезд к месту работы при трудоустройстве;
- Работники, направляемые в служебные командировки — проезд к месту командировки и обратно оплачивается в полном объёме (статья 168 ТК РФ);
- Сотрудники вахтовым методом — проезд от места жительства до места работы может компенсироваться в порядке, установленном локальными актами организации;
- Государственные служащие — компенсация предоставляется в порядке, установленном специальными нормативными актами.
Что должно содержать заявление
Унифицированной формы заявления на оплату проезда не существует, поэтому оно составляется в свободной форме. Однако документ должен включать следующие обязательные сведения:
- Наименование организации и ФИО руководителя, на имя которого адресуется заявление;
- ФИО, должность и структурное подразделение работника;
- Просьба об оплате (компенсации) проезда с указанием основания;
- Маршрут следования (пункт отправления и пункт назначения);
- Сумму понесённых или планируемых расходов;
- Перечень прилагаемых подтверждающих документов (билеты, чеки, посадочные талоны);
- Способ получения денежных средств (наличными через кассу или перечислением на банковскую карту с указанием реквизитов);
- Дату составления и подпись работника.
Образец заявления на оплату проезда
Генеральному директору
ООО «Северная компания»
Иванову Ивану Ивановичу
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, Петров Пётр Петрович, работающий в должности менеджера отдела продаж, в соответствии со статьёй 325 Трудового кодекса Российской Федерации прошу оплатить стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно по маршруту: г. Мурманск — г. Сочи — г. Мурманск.
Общая сумма расходов на проезд составила 45 000 (сорок пять тысяч) рублей 00 копеек.
Компенсацию прошу перечислить на мой банковский счёт по следующим реквизитам: (указываются реквизиты счёта).
Приложения:
- Железнодорожные билеты — 2 шт.;
- Авиабилеты и посадочные талоны — 2 шт.;
- Чеки об оплате провоза багажа — 1 шт.
Какие документы приложить к заявлению
Для подтверждения расходов к заявлению необходимо приложить:
- оригиналы билетов (железнодорожных, авиационных, на водный или автомобильный транспорт);
- посадочные талоны (при авиаперелёте);
- кассовые чеки и квитанции об оплате;
- документы, подтверждающие провоз багажа (если компенсируется его стоимость);
- маршрутную квитанцию при покупке электронного билета.
Порядок рассмотрения заявления
После подачи заявления работодатель проверяет приложенные документы и издаёт приказ о выплате компенсации. Сроки выплаты обычно устанавливаются локальными нормативными актами организации. Для работников Крайнего Севера работодатель обязан оплатить проезд не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска — при условии, что работник заранее предоставил сведения о предполагаемой стоимости проезда.
Налоговый учёт компенсации
Суммы оплаты проезда работников к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутами или ведомственным транспортом учитываются в базе по налогу на прибыль в случаях, предусмотренных законодательством. Компенсация проезда к месту отпуска для «северян» не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленных норм.
Заявление на оплату проезда — простой документ, однако его правильное оформление гарантирует своевременное получение компенсации. Главное — указать все необходимые сведения, приложить подтверждающие документы и подать заявление заблаговременно. Если у работодателя есть утверждённая форма заявления, рекомендуется использовать именно её.