Заявление на отпуск — это кадровый документ, с помощью которого работник просит предоставить ему отпуск на конкретные даты. Несмотря на кажущуюся простоту, у этого документа есть свои правила оформления, а виза руководителя играет важную роль в дальнейшем документообороте. В статье разберём, как правильно составить заявление, какие виды отпусков бывают и как выглядит образец, подписанный руководителем.
Общие правила оформления заявления
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы заявления на отпуск. Не имеет значения, как работник пишет документ — от руки или на компьютере: оба варианта допустимы. Главное, чтобы внизу стояла подпись работника и дата составления. Допустимо использовать образец, подготовленный работодателем, или написать заявление в свободной форме.
Стандартная структура заявления включает:
- Шапку — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, наименование организации, а также должность и ФИО работника (от кого заявление);
- Название документа — слово «Заявление» по центру;
- Основной текст, просьба предоставить отпуск с указанием его вида, продолжительности и дат;
- Дату и подпись работника с расшифровкой.
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
Наиболее распространённый вариант выглядит так:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 03 июня 2026 года по 30 июня 2026 года.
_____________ Петров П.П.
Виза руководителя: зачем она нужна
После подачи заявления руководитель ставит на нём резолюцию — например, «Не возражаю» или «В приказ», — свою подпись и дату. Подписанное руководителем заявление является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6 или самостоятельно разработанная) и последующего расчёта отпускных бухгалтерией.
Важно помнить: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска. Поэтому если сотрудник внезапно изменит планируемое время отдыха, бухгалтерия может не успеть рассчитать выплаты в срок. Работникам, особенно льготным категориям, рекомендуется подавать заявление заранее — как правило, минимум за две недели.
Другие виды заявлений на отпуск
Отпуск без сохранения заработной платы
Текст может быть таким: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам с 10 ноября 2026 года по 14 ноября 2026 года продолжительностью 5 календарных дней». При наличии уважительных причин стоит приложить подтверждающие документы.
Учебный отпуск
Пример формулировки: «Прошу предоставить мне учебный отпуск с 20 ноября 2026 года по 10 декабря 2026 года для сдачи экзаменационной сессии в Московском государственном университете». К заявлению прикладывается справка-вызов из учебного заведения.
Отпуск по беременности и родам
Основанием для предоставления является лист нетрудоспособности, который прикладывается к заявлению. В тексте указываются даты в соответствии с больничным листом.
Отпуск с последующим увольнением
Работник может попросить предоставить неиспользованные дни отпуска перед расторжением трудового договора. В этом случае днём увольнения считается последний день отпуска.
Полезные рекомендации
- Сверяйте даты отпуска с утверждённым графиком отпусков — он обязателен как для работника, так и для работодателя.
- Подавайте заявление заблаговременно, чтобы кадровая служба успела оформить приказ, а бухгалтерия — начислить отпускные.
- Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии (входящим номером или подписью секретаря).
- Проверяйте, чтобы на заявлении стояла резолюция руководителя — без неё документ не имеет юридической силы для издания приказа.
Заявление на отпуск, подписанное руководителем, — простой, но важный документ, запускающий процесс оформления отдыха сотрудника. Соблюдение структуры, корректное указание дат и своевременная подача заявления помогут избежать задержек с отпускными и кадровых ошибок. Готовые бланки и образцы в форматах Word и PDF можно скачать на профильных кадровых и правовых ресурсах и адаптировать под свои данные.