Заявление на отпуск — один из самых распространённых документов в кадровом делопроизводстве. Несмотря на кажущуюся простоту, у его оформления есть свои правила, которые важно знать и работнику, и работодателю. В этой статье разберём, когда заявление нужно, а когда нет, как его правильно составить и приведём готовые образцы.
Когда заявление на отпуск обязательно, а когда нет
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Если отпуск запланирован графиком, работодатель обязан уведомить сотрудника о его начале за две недели, и заявление в этом случае не требуется.
Однако заявление необходимо в следующих ситуациях:
- отпуск предоставляется вне графика (например, работник хочет перенести даты);
- работник трудится в организации менее 6 месяцев и просит отпуск авансом;
- оформляется отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт);
- оформляется учебный отпуск;
- оформляется отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работник относится к категории лиц, имеющих право на отпуск в удобное время (несовершеннолетние, многодетные родители, ветераны и др.).
Общие правила оформления заявления
Унифицированной формы заявления на отпуск законодательство не устанавливает, поэтому документ составляется в свободной форме. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка (правый верхний угол): кому адресовано заявление — должность, название организации и ФИО руководителя в дательном падеже; от кого, должность, структурное подразделение и ФИО работника в родительном падеже.
- Название документа: слово «Заявление» по центру.
- Основной текст: просьба о предоставлении отпуска с указанием его вида, даты начала и продолжительности в календарных днях.
- Дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.
Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере — оба варианта правомерны. Главное, наличие собственноручной подписи.
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней.
Петров П.П. ____________
Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы
В этом случае желательно указать причину и приложить подтверждающие документы, если они есть:
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с по продолжительностью 3 календарных дня по семейным обстоятельствам.
Полезные рекомендации
- Подавайте заявление заблаговременно — минимум за 2 недели, чтобы работодатель успел издать приказ и начислить отпускные (по закону они выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска).
- Зарегистрируйте заявление у секретаря или в отделе кадров и сохраните копию с отметкой о принятии.
- Помните: отпуск без согласования с работодателем (кроме случаев, когда право гарантировано законом) может быть расценён как прогул.
- Если отпуск переносится по инициативе работника, договорённость лучше зафиксировать письменно — именно через заявление с визой руководителя.
Правильно составленное заявление на отпуск, это гарантия того, что ваш отдых будет оформлен официально, а отпускные выплачены вовремя. Соблюдайте структуру документа, указывайте точные даты и подавайте заявление заранее — и никаких проблем с кадровой службой не возникнет.