В процессе трудовой деятельности работники нередко тратят собственные денежные средства на нужды организации: покупают канцелярию, оплачивают проезд, проживание в командировке, услуги связи и многое другое. Чтобы вернуть потраченные деньги, сотруднику необходимо оформить заявление на возмещение расходов. В этой статье подробно разберём, что представляет собой этот документ, как его правильно составить и какие нюансы следует учитывать.
Что такое заявление на возмещение расходов
Заявление на возмещение расходов — это внутренний документ организации, с помощью которого сотрудник обращается к работодателю с просьбой компенсировать денежные средства, потраченные в интересах компании. Основанием для возмещения служат положения Трудового кодекса РФ, в частности:
- статья 164 ТК РФ, общее понятие гарантий и компенсаций;
- статья 168 ТК РФ — возмещение расходов, связанных со служебными командировками;
- статья 188 ТК РФ — компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях.
Единой унифицированной формы заявления законодательством не установлено, поэтому каждая организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике или локальных нормативных актах.
В каких случаях оформляется заявление
Чаще всего заявление на возмещение расходов пишется в следующих ситуациях:
- Командировочные расходы — оплата проезда, проживания, суточные, иные затраты, согласованные с работодателем.
- Покупка товаров и материалов для нужд организации за счёт личных средств сотрудника.
- Использование личного транспорта в служебных целях (компенсация ГСМ, амортизации).
- Оплата услуг связи, интернета, необходимых для выполнения трудовых обязанностей.
- Представительские расходы — затраты на деловые встречи, переговоры.
- Расходы на обучение и повышение квалификации, если это предусмотрено договором.
Структура и содержание бланка заявления
Несмотря на свободную форму, документ должен содержать обязательные реквизиты. Типовой бланк включает следующие элементы:
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается:
- должность и ФИО руководителя организации (кому адресовано заявление);
- наименование организации;
- должность, структурное подразделение и ФИО заявителя (от кого).
Наименование документа
По центру пишется слово «Заявление» (можно с уточнением — «о возмещении расходов»).
Основная часть
Здесь излагается суть обращения:
- просьба возместить расходы;
- цель и обоснование затрат (например, «в связи со служебной командировкой в г. Казань с по »);
- точная сумма расходов (цифрами и прописью);
- перечень прилагаемых подтверждающих документов.
Приложения
Перечисляются документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты, БСО, акты, накладные.
Дата и подпись
Заявление завершается личной подписью сотрудника с расшифровкой и датой составления.
Образец заявления на возмещение расходов
Ниже приведён примерный текст документа:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
о возмещении расходов
Прошу возместить мне расходы, понесённые в интересах организации, в размере 12 500 (двенадцати тысяч пятисот) рублей 00 копеек, связанные с приобретением канцелярских товаров для отдела продаж на основании устного согласования с руководителем отдела от .
Приложение: кассовый чек от № 145 на 1 листе.
Петров П.П. Петров
Порядок возмещения расходов
Чтобы получить компенсацию без задержек, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
- Согласовать расходы заранее. Возмещение гарантировано, если затраты произведены с ведома и согласия работодателя (ст. 188 ТК РФ).
- Сохранить все подтверждающие документы — чеки, билеты, квитанции.
- Составить заявление по форме, принятой в организации, и приложить документы.
- Передать заявление руководителю или в бухгалтерию. При командировочных расходах дополнительно оформляется авансовый отчёт.
- Дождаться визы руководителя и перечисления денег — наличными через кассу или на банковскую карту.
Важные нюансы
- Сроки. По командировочным расходам авансовый отчёт подаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения. Для остальных компенсаций сроки устанавливаются локальными актами организации.
- Налогообложение. Компенсации, выплаченные в пределах норм и при наличии подтверждающих документов, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
- Отсутствие чеков. Если подтверждающие документы утрачены, работодатель вправе отказать в возмещении, поэтому чеки следует беречь.
- Электронный документооборот. Во многих компаниях заявление можно подать через корпоративную систему (1С, SAP и др.) в электронном виде.
Заявление на возмещение расходов — простой, но важный документ, защищающий интересы сотрудника и обеспечивающий прозрачность учёта в организации. Главные правила успешного возмещения: предварительное согласование трат с руководством, сохранение всех подтверждающих документов и своевременная подача заявления по установленной в компании форме.