С 7 июля 2024 года вступил в силу новый единый бланк заявления на замену календарных лет в расчетном периоде, утвержденный Приказом Социального фонда России (СФР) от № 643. Данный документ является обязательным для сотрудников, желающих изменить расчетный период для начисления пособия по временной нетрудоспособности (больничного), а также иных страховых выплат.

В данной статье подробно разберем, кто имеет право на замену лет, как правильно заполнить заявление, какие сроки соблюдать и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Нормативная база и суть права на замену

Право на замену расчетного периода закреплено в ч. 1 ст. 14 Федерального закона от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Стандартный расчетный период — это два календарных года, предшествующих году страхового случая (например, для больничного 2026 года это 2024 и 2025 годы).

Закон позволяет исключить один или оба этих года из расчета и заменить их на более ранние (предшествующие исключенным), если в стандартном периоде застрахованное лицо не получало доход или получал его незначительный из-за социально значимых причин. Главное условие: замена должна привести к увеличению размера пособия.

Кто имеет право на замену расчетного периода (Основания)

Согласно ст. 14 Закона № 255-ФЗ и разъяснениям СФР, право на подачу заявления имеют следующие категории застрахованных лиц:

• Женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам (декрете). Если один или оба расчетных года приходятся на период декретного отпуска, их можно заменить.
• Лица, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком. Это право распространяется на мать, отца, а также других родственников (бабушек, дедушек и т.д.), фактически ухаживавших за ребенком до 1,5 или 3 лет.
• Мобилизованные сотрудники и лица, проходящие военную службу по контракту. Если трудовой договор был приостановлен в связи с призывом/службой в расчетном периоде, эти годы подлежат замене (нормы введены законодательством 2022–2026 гг.).
• Лица, получавшие пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, и одновременно работавшие неполный день/неполную неделю. (Специфическое основание, требующее отдельного расчета выгоды).

Важно: Работодатель не имеет права автоматически менять расчетный период. Инициатива должна исходить от сотрудника — необходимо написать заявление. Если замена не увеличивает пособие (например, заработок в предыдущих годах был ниже), расчет производится по стандартным правилам (иногда исходя из МРОТ).

Правила выбора лет для замены: принцип «непосредственного предшествования»

Это ключевой момент, где часто допускают ошибки. Годы для замены берутся строго в обратном хронологическом порядке, идущие подряд перед исключаемым периодом (декретом/отпуском/службой). «Прыгать» через годы нельзя;

Пример 1 (Источник: Glavbukh.ru)

Ситуация: Больничный в 2026 году. Расчетный период по умолчанию: 2024, 2025 гг.
В 2025 году сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком (весь год). В 2024 году работала, но часто болела.

• Можно: Заменить 2025 год на 2023 год (он непосредственно предшествует 2024 году, в котором начался отпуск/декрет).
• Нельзя: Заменить 2025 год на 2021 или 2020 год, так как между ними находится 2022–2023 годы.

Пример 2 (Два года в декрете)

Ситуация: Декретный отпуск шел с 2023 по 2025 год. Больничный в 2026 году. Расчетный период: 2024, 2025 гг. (оба в декрете).

• Исключаем 2024 и 2025 гг.
• Заменяем на 2022 и 2023 гг. (два года, непосредственно предшествующие 2024 г.).

Единая форма заявления (Приказ СФР № 643)

С года используется только утвержденная формой Приказа СФР № 643 бланк. Старые образцы, разработанные самостоятельно организациями, недействительны.

Реквизиты формы:

• Наименование: «Заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде».
• Код формы: Устанавливается СФР (обычно указывается в левом верхнем углу бланка).
• Формат: Электронный (через личный кабинет СФР / программу «СФР-Отчет») или бумажный (при личном обращении).

Где скачать актуальный бланк и образец заполнения: Официальный сайт СФР (sfr.gov.ru), раздел «Бланки и образцы заполнения», либо правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) по ссылке на Приказ № 643.

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

Заявление заполняется застрахованным лицом (руkoj или в электронном виде) и направляется работодателю (страхователю). Работодатель передает сведения в СФР в составе сведений о заработке (СЗ) или отдельно.

Основные блоки бланка:

1. Наименование страхователя: Полное наименование организации или ФИО ИП.
2. Регистрационный номер страхователя: Номер рег. учета в СФР.
3. Сведения о застрахованном лице: Фамилия, Имя, Отчество, СНИЛС, Дата рождения, Пол.
4. Сведения о страховом случае: Вид пособия (вреmennaya netrudosposobnost / maternity), дата возникновения страхового случая (дата начала больничного).
5. Основание для замены: Указать основание (декрет, отпуск по уходу, мобилизация) и период его действия (с … по …).
6. Календарные годы, подлежащие замене: Указать годы стандартного расчетного периода, которые просит исключить (например, 2024, 2025).
7. Календарные годы, на которые производится замена: Указать годы, которые просит включить в расчет (например, 2022, 2023). Обязательно соблюдайте правило непосредственного предшествования!
8. Подпись застрахованного лица и дата.

Пример заполнения поля «Годы замены»:

Порядок представления и сроки

1. Сотрудник пишет заявление (на бланке Приказа № 643) и сдает его работодателю до начисления пособия (желательно сразу при сдаче больничного листа).
2. Работодатель проверяет основания (наличие приказа о декрете/отпуске, призыва) и выгодность замены.
3. Работодатель отражает выбранный расчетный период в Сведениях о заработке (СЗ), которые сдает в СФР. Отдельное направление заявления в СФР работодателем не требуется, если сведения переданы в СЗ. Однако само заявление хранится в архиве организации.

Срок сдачи СЗ в СФР: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления пособия (п. 2 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Типичные ошибки и риски

• Нарушение хронологии: Указание годов, не идущих подряд перед исключаемым периодом (приведет к отказу в замене со стороны СФР).
• Замена без выгоды: Если заработок в «новых» годах ниже, пособие уменьшится. СФР рассчитает по правилам, максимально выгодным для застрахованного, но лучше просчитать заранее.
• Отсутствие заявления: Работодатель рассчитал по старым годам, сотрудник не подал бумагу, пересчет возможен только при повторном обращении и подаче заявления (в срок до истечения 6-месячного срока предъявления документов на пособие, ст. 16 Закона № 255-ФЗ).
• Использование старого бланка: Прием документов на старых формах после недопустим.

Особенности для мобилизованных и военнослужащих по контракту

Для данной категории лиц (приостановление трудового договора) замена лет также оформляется по бланку Приказа № 643. Основанием является приказ о призыве/договоре и приказ организации о приостановлении трудового договора. Логика замены та же: исключаются годы службы, заменяются на непосредственно предшествующие им годы работы.

Резюме: чек-лист для HR и бухгалтера

• [ ] Получить от сотрудника заявление на бланке Приказа СФР № 643 (от ).
• [ ] Проверить основание (приказ о декрете/отпуске/призыве).
• [ ] Определить стандартный расчетный период (2 года до года больничного).
• [ ] Определить годы исключения (попадающие в декрет/отпуск/службу).
• [ ] Определить годы замены (непосредственно предшествующие исключенным).
• [ ] Сравнить средний заработок: стандартный период vs период с заменой.
• [ ] Если выгода есть — применить замену при расчете и отразить в СЗ.
• [ ] Сохранить заявление в личном деле/архиве по оплате труда.

Правильное оформление заявления на изменение расчетного периода — залог получения справедливого размера пособия по больничному листу для сотрудников, чья трудовая биография включала декреты, отпуска по уходу за детьми или военную службу. Ключевыми моментами в 2026 году являются: использование исключительно актуального бланка Приказа СФР № 643, строгое соблюдение правила непосредственного предшествования годов и предварительный расчет выгоды от замены. Своевременная подача заявления сотрудником и грамотная отработка бухгалтером в СЗ гарантируют отсутствие претензий со стороны СФР и своевременную выплату средств.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к тексту Федерального закона № 255-ФЗ, Приказу СФР № 643 и консультироваться со специалистами по трудовому праву и бухгалтерскому учету.