Получение нового паспорта — событие, которое влечет за собой необходимость актуализации персональных данных в различных организациях. Замена документа может произойти по разным причинам: достижение возраста 20 или 45 лет, смена фамилии, порча или утрата документа. Во всех этих случаях гражданину необходимо уведомить ряд учреждений, предоставив им заявление установленного или свободного образца. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить такое заявление, куда его подавать и какие нюансы следует учитывать.
Когда требуется заявление о смене паспортных данных
Заявление в связи с получением нового паспорта подается в организации, которые используют ваши персональные данные для идентификации, расчетов или оказания услуг. Основные ситуации, когда требуется уведомление:
- смена фамилии, имени или отчества;
- достижение возраста 20 или 45 лет (плановая замена паспорта);
- порча, утрата или кража документа;
- изменение внешности, пола или других значимых сведений.
Куда необходимо подать заявление
Банк
Уведомить кредитную организацию о новых реквизитах паспорта необходимо в течение 30 дней. Это касается всех счетов: зарплатных, депозитных, кредитных. Если счет открыт в рамках зарплатного проекта, уведомление может направить работодатель. В остальных случаях гражданин обращается в отделение лично с новым паспортом. Без обновления данных банк вправе заблокировать онлайн-доступ к счету и операции по карте.
Работодатель (отдел кадров)
Копию нового паспорта необходимо предоставить в день выхода на работу после его получения. Работодатель вносит изменения в трудовой договор, личную карточку (форма Т-2) и сведения для воинского учета. Задержка грозит некорректной передачей отчетности в Социальный фонд России (СФР) и налоговую службу.
Социальный фонд России (СФР)
СНИЛС при смене паспорта не меняется, однако в фонд необходимо подать заявление об изменении паспортных данных; Сделать это можно через работодателя, лично в клиентской службе фонда или через МФЦ.
Страховая медицинская организация
Для полиса ОМС достаточно уведомить страховщика — сам бланк полиса старого образца менять не требуется. Аналогично следует уведомить компании, где оформлены полисы КАСКО, ДМС, страхования имущества.
Прочие организации
- образовательные учреждения (школа, вуз);
- управляющая компания или ТСЖ;
- мобильные операторы и интернет-провайдеры;
- нотариус (если у него на хранении документы или оформлена доверенность).
Куда заявление подавать НЕ нужно
ФНС: с 2017 года обязанность по актуализации данных возложена на органы МВД, которые передают информацию в налоговую автоматически в рамках межведомственного обмена.
Росреестр: сведения о собственнике недвижимости в ЕГРН обновляются автоматически при регистрации сделок с новым паспортом.
ГИБДД: водительское удостоверение при смене паспорта менять не обязательно, за исключением случаев смены фамилии, имени или отчества, тогда права заменяются в течение 10 дней.
Структура заявления
Заявление составляется в свободной форме, если организация не предоставляет собственный бланк. Документ должен содержать следующие элементы:
- Шапка — наименование организации, ФИО руководителя (при необходимости), ФИО заявителя, адрес и контактные данные.
- Название документа, «Заявление».
- Основная часть — просьба внести изменения в учетные данные с указанием старых и новых реквизитов паспорта и причины замены.
- Приложения, перечень прилагаемых документов (копия нового паспорта).
- Дата и подпись заявителя.
Образец заявления
Руководителю отдела кадров
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петровой Анны Сергеевны,
проживающей по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 1
ЗАЯВЛЕНИЕ
об изменении паспортных данных
В связи с достижением возраста 45 лет мною получен новый паспорт гражданина Российской Федерации. Прошу внести изменения в мои персональные данные, содержащиеся в учетных документах организации.
Прежние паспортные данные: серия 4500 № 123456, выдан ОВД района «Примерный» г. Москвы .
Новые паспортные данные: серия 4526 № 654321, выдан ОМВД России по району «Примерный» г. Москвы , код подразделения 770-001.
Приложение: копия нового паспорта на 1 л.
Подпись: ___________ / Петрова А.С;
Полезные рекомендации
- Составляйте заявление в двух экземплярах: один остается в организации, на втором сотрудник ставит отметку о принятии.
- Всегда прикладывайте копию нового паспорта (разворот с фотографией и страница с регистрацией).
- Соблюдайте сроки уведомления, особенно в отношении банка (30 дней) и ГИБДД при смене фамилии (10 дней).
- Многие организации позволяют подать заявление дистанционно — через личный кабинет на сайте или мобильное приложение.
Своевременное уведомление организаций о получении нового паспорта позволит избежать блокировки банковских счетов, ошибок в отчетности работодателя и проблем при получении государственных и страховых услуг. Составить заявление несложно — достаточно указать старые и новые паспортные данные, причину замены и приложить копию документа. Используйте приведенный образец как основу и адаптируйте его под требования конкретной организации.