Заявление о включении в баланс — это документ, с помощью которого инициатор (сотрудник, структурное подразделение или сторонняя организация) обращается к руководству с просьбой принять на баланс предприятия то или иное имущество: основное средство, оборудование, транспорт, здание, материальные ценности. Такой документ часто требуется в бухгалтерской и хозяйственной практике, а также при взаимодействии с государственными и муниципальными структурами.

Когда требуется заявление о включении в баланс

На практике подобные заявления встречаются в следующих ситуациях:

• приобретение нового оборудования или транспортного средства, которое необходимо поставить на учёт как основное средство;
• передача имущества между структурными подразделениями или между организациями одной группы;
• принятие на баланс безвозмездно полученного имущества;
• выявление неучтённых объектов при инвентаризации;
• передача имущества в муниципальную или государственную собственность (и наоборот);
• включение в баланс объектов незавершённого строительства после ввода в эксплуатацию.

Общая структура заявления

Унифицированной формы такого заявления законодательство не устанавливает, поэтому документ составляется в свободной форме с соблюдением общих правил деловодства. Стандартная структура выглядит так:

1. Шапка документа — в правом верхнем углу указывается адресат (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и заявитель (должность, подразделение, ФИО).
2. Название документа — «Заявление» (по центру).
3. Основная часть, просьба включить объект в баланс с указанием наименования объекта, его характеристик, основания приобретения и стоимости.
4. Приложения, перечень прилагаемых документов (акты, накладные, договоры, технические паспорта).
5. Дата и подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления о включении основного средства в баланс

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от начальника производственного цеха
Петрова П.П;

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу включить в баланс ООО «Пример» токарный станок модели ТС-500, заводской номер 12345, приобретённый по договору купли-продажи от № 78 у ООО «Поставщик». Первоначальная стоимость объекта составляет 450 000 (четыреста пятьдесят тысяч) рублей. Объект введён в эксплуатацию , что подтверждается актом ввода в эксплуатацию № 12 от .

Приложения:
Договор купли-продажи от № 78 — копия.
Акт ввода в эксплуатацию № 12 от — копия.
Технический паспорт оборудования — копия.

    Петров П.П. ____________

Образец заявления о принятии на баланс безвозмездно полученного имущества

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять на баланс организации компьютерное оборудование (5 системных блоков, 5 мониторов), безвозмездно полученное от ООО «Донор» по договору дарения от № 3. Рыночная стоимость имущества по независимой оценке составляет 120 000 (сто двадцать тысяч) рублей. Прошу поручить бухгалтерии оформить оприходование указанных ценностей в установленном порядке.

Образец заявления о включении в баланс объекта по результатам инвентаризации

ЗАЯВЛЕНИЕ

В ходе инвентаризации, проведённой (приказ № 45 от ), выявлен неучтённый объект: металлический стеллаж, находящийся на складе № 2, в исправном состоянии. Прошу включить указанный объект в баланс организации на основании инвентаризационной описи № 4 и сличительной ведомости № 2 от .

Рекомендации по составлению

• Указывайте максимально точные характеристики объекта: наименование, модель, серийный или инвентарный номер, состояние.
• Обязательно ссылайтесь на документы-основания: договоры, акты, накладные, приказы.
• Указывайте стоимость объекта — это упростит работу бухгалтерии при постановке на учёт.
• Заявление регистрируется в журнале входящей документации, после чего руководитель накладывает резолюцию.
• После положительной резолюции бухгалтерия оформляет акт приёма-передачи (например, по форме ОС-1) и присваивает объекту инвентарный номер.

Заявление о включении в баланс, простой, но важный документ, запускающий процедуру постановки имущества на учёт. Грамотно составленное заявление с полным комплектом приложений позволяет избежать задержек, ошибок в учёте и претензий со стороны контролирующих органов. Используйте приведённые образцы как основу, адаптируя их под специфику вашей организации.