Журнал инструктажа на рабочем месте по охране труда — это федерально-обязательный первичный учетный документ, в котором фиксируются все проведённые инструктажи (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой)․ Нормативное основание: Трудовой кодекс РФ (ст․ 225), постановление Минтруда № 1/29 «Об утверждении Правил по охране труда» и приказ Минтруда России от № 231․
Что делать при утрате журнала: пошаговая процедура
- Обнаружение факта пропажи․
Лицо, ответственное за формирование журнала (специалист по охране труда, руководитель структурного подразделения), немедленно докладывает об этом работодателю или представителю работодателя․ - Составление первичного служебного рапорта․
За 1 рабочий день оформляется служебная записка, в которой указываются дата обнаружения, последний период, за которым журнал ещё хранился, и предполагаемые причины утраты․ - Проведение служебного расследования․
В течение 3-х календарных дней комиссия из 3 человек (представитель отдела кадров, руководитель службы охраны труда, представник профсоюза или уполномоченный по охране труда) выясняет, кому последний раз выдавался журнал, характер используемой формы (бумажная/электронно-цифровая), обстоятельства․ - Фиксация результатов в акте․
Оформляется универсальный акт (форма приведена ниже)․ - Архивация и дублирование записей․
В течение 5 рабочих дней восстанавливается журнал, в который переписываются сохранившиеся данные на основании: - копий записей в электронной системе охраны труда;
- фотографий страниц;
- подтверждающих подписей проинструктированных лиц․
- Входной контроль Роструда․
Копию акта и восстановленный журнал предоставляют в территориальный орган Роструда в течение 10 календарных дней, если проверка уже назначена или состоялась в период утраты․
Бланк «Акта о потере журнала инструктажа на рабочем месте по охране труда»
АКТ
о потере журнала инструктажа на рабочем месте по охране труда № _____
г․ _____________
«___» __________ 20__ г․
Комиссия в составе:
- Председатель комиссии, ______________________________________ (Ф․И․О․, должность);
- Члены комиссии — _____________________________________________ (Ф․И․О․, должность)․
Провела проверку и установила:
- Дата обнаружения пропажи: «___» __________ 20__ г․
- Наименование структурного подразделения: _____________________________
- ФИО материально-ответственного лица: ________________________________
- Последнее известное место хранения журнала: _________________________
- Последняя завершённая запись в журнале: от «___» __________ 20__ г․
- Уникальный регистрационный номер журнала: __________________________
- Обстоятельства и предполагаемые причины утраты:
- Установленные виновные лица (если есть): ____________________________
- Предпринятые меры по локализации последствий:
- Сообщено руководству организации (дата, время) _________;
- Проведено внеплановое собрание с сотрудниками _________;
- Установлен режим двойного учёта на время до восстановления _________․
- Решение комиссии:
- Признать факт физического отсутствия журнала;
- Оформить новый журнал регистрации инструктажей по охране труда;
- Восстановить сведения за предыдущий период на основании электронных копий, фотофиксаций и подтверждающих подписей;
- При наличии вины лиц — предложить меры дисциплинарного взыскания до строгого выговора включительно․
____________________________________________________________________
Приложения:
- Копии последних 10 оцифрованных страниц утерянного журнала․
- Служебная записка о пропаже․
- Объяснительные лица․
| Должность | Фамилия И․О․ | Подпись |
| Председатель комиссии | ||
| Член комиссии | ||
| Член комиссии | ||
| Материально-ответственное лицо |
Акт составлен в 2 экземплярах:
- 1-й — в отдел кадров для включения в личные дела;
- 2-й, в бухгалтерию для корректировки учета форм первичной документации по охране труда․
Штрафы и риски при отсутствии журнала
- Административная ответственность по ч․ 1 ст․ 5․27․1 КоАП РФ, штраф должностных лиц до 5 000 ₽, юридического лица до 80 000 ₽․
- Централизованные проверки прокуратуры и Госинспекции труда: отсутствие первичного учета может стать поводом для приостановки деятельности на срок до 90 суток․
- Возможные трудовые споры: работник, получивший производственную травму, может заявить, что инструктаж ему не проводился․
Советы по профилактике потери документов
- Электроно-бумажный дубль․
Сразу после окончания учебного года завести электронный бланк журнала и синхронизировать его с системой 1С:ЗУП или CИРОТ (система инструктажа и обучения)․ - Обязательная нумерация и опечатывание․
Нумеруйте каждую страницу, опечатайте жидким воском скрепками, указав дату передачи и ответственного․ - Хранение в сейфе․
Журналов класса «Охрана труда 01 и выше» следует хранить в металлическом шкафу с огнестойкой упаковкой до 3 лет, затем передавать в архив с уплотненной упаковкой․ - Ответственный персонифицировано․
В приказе по охране труда чётко обозначьте «материально-ответственное лицо», зафиксируйте в учетной карточке ОТ-7․
Контакты для консультаций и подачи запросов
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
107078, г․ Москва, ул․ Сретенка, д․ 24/7
«Горячая линия»: 8 (800) ‑07-88-88 - ГИТ региональные филиалы
Например, Санкт-Петербург:
191023, СПб, Невский проспект, д․ 10
Тел․: +7 (812) ‑71-26-12 - Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд)
127994, г․ Москва, ул․ Николоюситская, д․ 3/9
Тел․: +7 (495) ‑34-89-89 - Территориальные инспекции труда (на примере ЦФО)
Московская область: 143402, г․ Красногорск, бульвар Строителей, д․ 1, тел․: +7 (495) ‑95-91-99 - Gosuslugi․ru и портал «Онлайнинспекция․рф»
Раздел «Написать в трудовую инспекцию» → выбрать регион → загрузить скан акта → получить ответ в ЛК gosuslugi в течение 15 дней․ - Частный консалтинг (юридические фирмы по охране труда)
- ООО «Безопасный труд», г․ Москва, легальный центр, +7 (495) ‑55-55-00
- АНО «ТрудИнспект», г․ Санкт-Петербург, +7 (812) ‑30-42-50
Стоимость консультации по вопросу утраты журнала: от 2 500 ₽ online, от 5 000 ₽ при выезде специалиста․
Утрата журнала инструктажа по охране труда — это не формальный, а существенный инцидент, который может привести к штрафам и судебным спорам․ Предупредительные меры стоят дешевле и проще, чем восстановление документов и административные разбирательства․ Самое главное — сразу документировать факт, восстановить данные и в установленный срок отчитаться перед контролирующими органами․