Акт архивации (передачи документов в архив), это официальный документ, фиксирующий факт передачи дел и документов организации на архивное хранение․ Он составляется при истечении сроков хранения документов в подразделениях, при ликвидации или реорганизации предприятия, а также при передаче документов в государственный или муниципальный архив․

Когда составляется акт архивации

• при передаче документов из структурных подразделений в архив организации;
• при передаче документов на постоянное хранение в государственный архив;
• при ликвидации или реорганизации предприятия;
• при истечении сроков хранения документов в делопроизводстве;
• при передаче страховых копий особо ценных документов․

Обязательные реквизиты акта

Унифицированной обязательной формы акта архивации не существует, поэтому организация вправе разработать собственный бланк․ Однако в документе должны быть отражены следующие сведения:

1. наименование организации, передающей документы;
2. наименование архива (структурного подразделения или государственного архива), принимающего документы;
3. дата и место составления акта;
4. основание передачи (истечение срока хранения, ликвидация, реорганизация и т;д․);
5. перечень передаваемых дел с указанием номеров по описи, заголовков, количества дел и листов;
6. сроки хранения документов и категория (постоянного, временного хранения);
7. сведения о состоянии дел (наличие повреждений, неполнота комплекта);
8. подписи ответственных лиц: сдающей и принимающей стороны;
9. печати организаций (при наличии)․

Образец акта передачи документов в архив

АКТ № ___
приема-передачи документов на архивное хранение

г․ Москва «___» __________ 20___ г․

Комиссия в составе:

• председатель комиссии, ______________ (должность, Ф․И․О․);
• члены комиссии — ______________ (должность, Ф․И․О․),

составила настоящий акт о том, что структурным подразделением ______________ (наименование) переданы в архив организации ______________ (наименование организации) следующие дела (документы):

• № по описи — 1; заголовок дела — «Приказы по основной деятельности за 2023 год»; количество дел — 5; количество листов — 480; срок хранения — постоянно;
• № по описи — 2; заголовок дела — «Договоры с контрагентами за 2023 год»; количество дел — 12; количество листов — 960; срок хранения — 5 лет․

Дела сформированы в соответствии с номенклатурой дел, оформлены надлежащим образом, листы пронумерованы, листы-заверители оформлены․

Документы передал: ______________ (должность, подпись, расшифровка)

Документы принял: ______________ (должность, подпись, расшифровка)

М․П․

Порядок передачи документов в архив

1. Подготовка дел․ Документы формируются в дела согласно номенклатуре дел организации, листы нумеруются, составляется лист-заверитель․
2. Экспертиза ценности․ Комиссия определяет ценность документов и сроки хранения на основании перечней Росархива․
3. Составление описи․ На дела постоянного и длительного хранения составляется опись․
4. Оформление акта․ Акт подписывается обеими сторонами, при передаче в государственный архив — утверждается руководителями организации и архива․
5. Хранение акта․ Акт хранится в архиве организации и служит подтверждением факта передачи документов․

Акт о выделении документов к уничтожению

Отдельно составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшими сроками хранения)․ В нем указываются перечень уничтожаемых дел, их количество, вес и способ уничтожения․ Акт утверждается руководителем организации после согласования с экспертной комиссией․

Рекомендации по оформлению

• составляйте акт минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны;
• проверяйте соответствие данных акта описи дел;
• указывайте точное количество дел и листов, это важно при последующих проверках наличия и состояния архивных документов;
• закрепите форму акта в локальном нормативном акте организации (Положении об архиве или Инструкции по делопроизводству);
• при передаче электронных документов разработайте отдельное Положение об электронном архиве․

Правильно оформленный акт архивации обеспечивает юридическую защищенность организации, подтверждает факт передачи документов и упрощает их последующий поиск и учет в архиве․