В процессе хозяйственной деятельности любой организации рано или поздно возникает ситуация, когда материальные ценности, числящиеся на балансе, приходят в негодность: портятся, теряют потребительские свойства, устаревают морально или физически. Чтобы законно снять такое имущество с учёта, необходимо оформить специальный документ — акт на списание материальных ценностей. В этой статье подробно разберём, когда требуется такой акт, какие формы применяются, как правильно его составить и какие ошибки следует избегать.
Когда необходимо оформлять акт на списание
Акт на списание составляется в тех случаях, когда материальные запасы организации по каким-либо причинам не могут быть использованы по назначению. К типичным основаниям относятся:
- истечение срока годности или срока хранения;
- порча товарно-материальных ценностей (в результате неправильного хранения, затопления, пожара и т. д.);
- утрата потребительских свойств и качества продукции;
- выявленные дефекты, делающие дальнейшее использование невозможным;
- моральное устаревание материалов и оборудования;
- физический износ, завершение срока амортизации;
- выявление недостачи при инвентаризации.
Без правильно оформленного акта списать ценности с баланса нельзя, это грозит претензиями со стороны налоговых органов и искажением бухгалтерской отчётности.
Какие формы акта применяются
Законодательство не устанавливает единую обязательную форму акта для коммерческих организаций — компания вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике. Однако на практике чаще всего используются унифицированные формы:
- Форма ТОРГ-16 — акт о списании товаров, применяется в торговых организациях при списании продукции, потерявшей качество и не подлежащей реализации;
- Форма 0504230 — акт о списании материальных запасов, используется в бюджетных учреждениях;
- Форма ОС-4 — акт о списании основных средств (кроме автотранспорта);
- самостоятельно разработанная форма акта на списание материалов.
Независимо от выбранной формы, документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа, предусмотренные законом «О бухгалтерском учёте».
Порядок проведения списания
Списание материальных ценностей происходит в строго установленном порядке:
- Выявление непригодных ценностей. Материально ответственное лицо (кладовщик, завхоз) фиксирует факт порчи или непригодности имущества.
- Создание комиссии. Руководитель организации издаёт приказ о создании комиссии по списанию. В её состав включаются, как правило, представители администрации, бухгалтерии и материально ответственные лица (не менее трёх человек).
- Осмотр ценностей. Комиссия осматривает имущество, устанавливает причины непригодности и возможность дальнейшего использования или утилизации.
- Составление акта. По результатам осмотра оформляется акт на списание.
- Утверждение акта. Документ подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем.
- Отражение в учёте. Бухгалтерия на основании акта списывает ценности с баланса и с материально ответственного лица.
Структура и содержание акта
Грамотно составленный акт на списание должен включать следующие разделы:
Шапка документа
- наименование организации и структурного подразделения;
- название документа («Акт на списание материальных ценностей, пришедших в негодность»);
- дата составления и номер документа;
- основание для списания (номер и дата приказа о создании комиссии, акт инвентаризации и т. п.).
Состав комиссии
Указываются должность, фамилия, имя и отчество каждого члена комиссии, а также председателя. Здесь же фиксируется, что комиссия произвела осмотр материальных ценностей и установила факт их непригодности.
Табличная часть
Это основной раздел акта. В таблицу включается перечень списываемых материальных запасов с обязательным указанием:
- наименования ценности и её номенклатурного (инвентарного) номера;
- единицы измерения;
- количества;
- цены и общей стоимости;
- причины выбытия (утрата потребительских свойств, порча, износ, истечение срока хранения и пр.).
Причину списания можно сформулировать своими словами — специальных унифицированных формулировок не требуется, но описание должно быть конкретным и понятным.
Комиссия фиксирует вывод о непригодности ценностей к дальнейшему использованию и предлагает способ их дальнейшей судьбы: утилизацию, уничтожение или оприходование отходов (например, металлолома).
Подписи и утверждение
Акт подписывают все члены комиссии, после чего документ утверждает руководитель организации. Как правило, акт составляется в нескольких экземплярах: первый передаётся в бухгалтерию как основание для списания, второй остаётся в подразделении, третий — у материально ответственного лица.
Пример формулировки заключения
«Комиссия в составе председателя — начальника склада Иванова И. И., членов комиссии — бухгалтера Петровой А. С. и завхоза Сидорова В. П. произвела осмотр материальных ценностей и установила: перечисленные в таблице материалы пришли в негодность вследствие истечения срока хранения и не могут быть использованы в производственной деятельности. Материальные ценности подлежат списанию с баланса организации и утилизации».
Типичные ошибки при составлении акта
- отсутствие приказа о создании комиссии;
- неполный состав подписей (акт должны подписать все члены комиссии);
- отсутствие причины списания по каждой позиции;
- расхождения между данными акта и данными складского и бухгалтерского учёта;
- отсутствие утверждения руководителем;
- списание ценностей без фактического осмотра комиссией.
Акт на списание материальных ценностей, пришедших в негодность, — важный первичный документ, обосновывающий снятие имущества с баланса организации. Чтобы процедура прошла корректно, необходимо создать комиссию, провести осмотр, правильно заполнить все разделы акта и утвердить его у руководителя. Только в этом случае списание будет признано обоснованным как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте, а организация избежит претензий при проверках.