Инвентаризация имущества организации — обязательная процедура, при которой материально ответственное лицо (МОЛ) должно присутствовать при проверке вверенных ему ценностей. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда работник не является на инвентаризацию: болеет, находится в отпуске, уволился или сознательно уклоняется от участия в проверке. В таких случаях комиссия составляет акт неявки на инвентаризацию (акт об отсутствии материально ответственного лица). Рассмотрим, когда и как он оформляется, и приведём образец документа.
Когда составляеться акт неявки
Согласно пунктам 20 и 23 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», материально ответственные лица не входят в состав инвентаризационной комиссии, но обязаны присутствовать при проверке вверенного им имущества. Инвентаризация без МОЛ допускается только в исключительных случаях:
- работник длительное время отсутствует по уважительной причине (болезнь, командировка, отпуск);
- работник уволен, а новое МОЛ ещё не назначено;
- МОЛ уклоняется от участия в инвентаризации, отказывается явиться;
- местонахождение работника неизвестно, на связь он не выходит.
Если причина отсутствия уважительная и временная (например, больничный), инвентаризацию рекомендуется отложить до возвращения сотрудника. Проверка без МОЛ — крайняя мера.
Обязательные шаги перед составлением акта
- Уведомить работника о дате, времени и месте проведения инвентаризации. Уведомление вручается под подпись либо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении по известному адресу.
- Зафиксировать уведомление документально — сохранить копию уведомления, почтовую квитанцию, акт о вручении.
- Дождаться времени начала проверки и убедиться, что МОЛ не явился.
- Составить акт об отсутствии МОЛ до начала фактической проверки имущества.
Эти действия помогут избежать признания результатов инвентаризации недействительными и защитят организацию при возможных спорах с работником, в т.ч. при взыскании недостачи.
Что должно быть в акте
Унифицированной формы акта неявки на инвентаризацию не существует, поэтому документ составляется в свободной форме. В нём следует указать:
- наименование организации;
- дату, время и место составления акта;
- реквизиты приказа о проведении инвентаризации;
- состав инвентаризационной комиссии (ФИО и должности);
- ФИО и должность отсутствующего материально ответственного лица;
- причину отсутствия (если известна) либо факт уклонения;
- сведения о направленном уведомлении (дата, способ вручения);
- решение комиссии о проведении инвентаризации в отсутствие МОЛ;
- подписи всех членов комиссии.
Образец акта неявки на инвентаризацию
АКТ № ___
об отсутствии материально ответственного лица при проведении инвентаризации
г. Москва «___» __________ 20___ г.
Настоящий акт составлен инвентаризационной комиссией, назначенной приказом ООО «Пример» от «___» __________ 20___ г. № ___, в составе:
- председатель комиссии — главный бухгалтер Иванова И.И.;
- члены комиссии — экономист Петрова А.С., юрисконсульт Сидоров В.П.
Комиссией установлено:
В соответствии с приказом от «___» __________ 20___ г. № ___ назначена инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся на складе № 1, на «___» __________ 20___ г., время начала, 10:00.
Материально ответственное лицо — кладовщик Кузнецов Сергей Николаевич — был уведомлен о дате и времени проведения инвентаризации уведомлением от «___» __________ 20___ г., направленным заказным письмом с уведомлением о вручении (копия прилагается).
На момент начала инвентаризации (10:00) материально ответственное лицо Кузнецов С.Н. не явился. Причина неявки: ______________________ (указать известную причину либо «неизвестна, на связь не выходит»).
Комиссия приняла решение провести инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица в порядке, предусмотренном ФСБУ 28/2023.
Подписи членов комиссии:
Председатель комиссии __________ /Иванова И.И./
Члены комиссии __________ /Петрова А;С./
__________ /Сидоров В.П./
Важные рекомендации
- Акт подписывают все члены комиссии — без этого документ не имеет силы.
- Храните акт вместе с инвентаризационными описями и сличительными ведомостями.
- Если МОЛ уклоняется от участия, это может стать основанием для дисциплинарного взыскания.
- Результаты инвентаризации, проведённой без надлежащего уведомления МОЛ, работник может оспорить в суде, поэтому документальное подтверждение извещения критически важно.