Акт о сбое в работе — это официальный документ, который фиксирует факт возникновения неисправности, отказа или некорректной работы оборудования, технической системы или программного обеспечения. Такой документ необходим для предъявления претензий поставщику или подрядчику, обращения в сервисный центр по гарантии, списания оборудования, а также для внутреннего учёта инцидентов в организации.

Когда составляется акт о сбое

Документ оформляется в следующих ситуациях:

• обнаружен сбой или отказ в работе программного обеспечения;
• оборудование вышло из строя или работает с перебоями;
• произошёл сбой в работе информационной системы, сервера, сети;
• выявлены дефекты при приёмке-передаче оборудования;
• необходимо зафиксировать простой производства по техническим причинам;
• требуется документальное основание для гарантийного ремонта или замены.

Унифицированная форма акта

Акт о сбое не имеет строгой унифицированной формы, утверждённой законодательством. Он составляется в свободной форме или по шаблону, разработанному и утверждённому внутри организации. Однако, чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать обязательные реквизиты первичного учётного документа.

Обязательные реквизиты акта

1. Наименование документа — «Акт о сбое в работе» (с указанием объекта: оборудования, ПО, системы).
2. Дата и место составления — число, месяц, год, город, организация.
3. Состав комиссии — Ф.И.О. и должности председателя и членов комиссии (обычно не менее трёх человек).
4. Описание объекта — наименование оборудования или ПО, заводской (серийный) номер, инвентарный номер, версия программы.
5. Содержание факта — какой именно сбой выявлен, когда и при каких обстоятельствах он произошёл, как проявляется.
6. Предпринятые действия — попытки устранения сбоя, перезагрузка, обращение в техподдержку.
7. Подписи — всех членов комиссии с расшифровкой, при необходимости — печать организации.

Образец акта о сбое в работе программного обеспечения

АКТ № ___
о сбое в работе программного обеспечения

Дата составления: «___» __________ 20___ г.
Место составления: г. __________, ООО «___________»

Комиссия в составе:

• Председатель комиссии: __________ (должность, Ф.И.О.);
• Члены комиссии: __________ (должность, Ф.И.О.), __________ (должность, Ф.И.О.)

составила настоящий акт о нижеследующем:

Сведения об объекте:
Наименование программного обеспечения: __________
Версия ПО: __________

Лицензия (номер договора): __________
Установлено на: __________ (сервер, рабочая станция, инвентарный №)

Описание сбоя:
«___» __________ 20___ г. в ___ час. ___ мин. в работе программного обеспечения выявлен сбой, а именно: __________ (подробное описание: программа не запускается, зависает, выдаёт ошибку с кодом ___, данные не сохраняются и т.д.).

Предпринятые действия:
__________ (перезагрузка системы, переустановка ПО, обращение в службу технической поддержки — заявка № ___ от ___).

Предполагаемая причина сбоя: __________.
Дальнейшая эксплуатация: возможна / невозможна.
Рекомендации: __________ (обратиться к поставщику, провести диагностику, обновить ПО).

Председатель комиссии: __________ / __________ /
Члены комиссии: __________ / __________ /

Рекомендации по составлению

• Описывайте сбой максимально конкретно: указывайте коды ошибок, время, последовательность действий, приведших к отказу.
• Избегайте формулировок, указывающих на вину пользователя (например, «неправильная эксплуатация»), если планируете гарантийное обращение, — это может стать основанием для отказа в ремонте.
• Приложите подтверждающие материалы: скриншоты ошибок, логи, фото, переписку с техподдержкой.
• Составляйте акт не менее чем в двух экземплярах, для организации и для поставщика или сервисного центра.
• Фиксируйте длительность простоя — это важно для расчёта убытков и предъявления претензий.

Отличие акта о сбое от дефектной ведомости

Акт о сбое фиксирует сам факт неисправности и обстоятельства её возникновения. Дефектная ведомость (дефектный акт), более детальный документ, в котором перечисляются все выявленные дефекты, необходимые запчасти, работы и материалы для устранения неисправности. На практике сначала составляется акт о сбое, а затем, при необходимости ремонта, — дефектная ведомость.

Грамотно составленный акт о сбое в работе — надёжная защита интересов организации: он служит доказательством при гарантийных спорах, претензионной переписке и в суде. Сохраните предложенный образец и адаптируйте его под специфику вашей организации, утвердив шаблон внутренним приказом.