Акт об учете товара — это первичный учетный документ, который фиксирует факт наличия, движения или состояния товарно-материальных ценностей на предприятии․ Он используется при инвентаризации, приемке, списании, выявлении недостач или излишков, а также при передаче товара между материально ответственными лицами․
Когда составляется акт учета товара
Документ оформляется в следующих ситуациях:
- проведение плановой или внеплановой инвентаризации;
- приемка товара от поставщика с фиксацией расхождений по количеству или качеству;
- выявление порчи, боя, недостачи или излишков;
- передача товара на ответственное хранение;
- списание товарно-материальных ценностей;
- смена материально ответственного лица․
Нормативное регулирование
С 1 января 2022 года действует ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень обязательных реквизитов первичных документов․ Организации вправе использовать как унифицированные формы (например, ИНВ-3, ТОРГ-15, ТОРГ-16), так и самостоятельно разработанные бланки, утвержденные в учетной политике․ Для бюджетных учреждений применяются формы по ОКУД, в частности акт приемки товаров, работ, услуг (форма 0510452) с учетом изменений, внесенных Приказом Минфина России от № 144н․
Обязательные реквизиты акта
Согласно ст․ 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021, акт должен содержать:
- наименование документа («Акт учета товара»);
- дату составления;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни (например, «инвентаризация товара на складе № 2»);
- наименование товара, единицы измерения, количество и стоимость в натуральном и денежном выражении;
- должности, Ф․И․О․ и подписи ответственных лиц (членов комиссии, материально ответственного лица)․
Образец акта об учете товара
ООО «Пример»
ИНН ###, г; Москва, ул․ Складская, д․ 10
АКТ № 15
об учете товара
г․ Москва —
Комиссия в составе: председатель комиссии — заведующий складом Иванов И․И․, члены комиссии — бухгалтер Петрова А․С․, кладовщик Сидоров В․П․, — составила настоящий акт о том, что по состоянию на произведен учет товара, находящегося на складе № 1․
Результаты учета:
- Телевизор LED 43″ — по учетным данным 25 шт․, фактически 25 шт․, цена 18 000 руб․, сумма 450 000 руб․;
- Микроволновая печь — по учетным данным 40 шт․, фактически 39 шт․, цена 6 500 руб․, недостача 1 шт․ на сумму 6 500 руб․;
- Чайник электрический — по учетным данным 60 шт․, фактически 60 шт․, расхождений нет․
Материально ответственное лицо с результатами учета ознакомлено: __________ /Сидоров В․П․/
Подписи членов комиссии:
Председатель комиссии __________ /Иванов И․И․/
Члены комиссии __________ /Петрова А․С․/, __________ /Сидоров В․П․/
Порядок заполнения: пошаговая инструкция
- Шапка документа․ Укажите полное наименование организации, структурное подразделение, номер и дату акта․
- Основание․ Пропишите причину составления: приказ руководителя об инвентаризации, договор поставки, акт приемки․
- Состав комиссии․ Перечислите председателя и членов комиссии с указанием должностей․
- Табличная часть․ Внесите наименования товаров, коды, единицы измерения, количество по документам и фактически, цену и сумму․
- Подписи․ Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо․
Распространенные ошибки
- отсутствие подписи материально ответственного лица;
- несоответствие количества товара данным складского учета без объяснений;
- отсутствие даты составления или номера документа;
- исправления без оговорки «исправленному верить» и подписей;
- неуказание сумм прописью при выявлении расхождений․
Сроки хранения
Акты учета товара относятся к первичным учетным документам и подлежат хранению не менее 5 лет․ С документы должны храниться на территории Российской Федерации․
Грамотно составленный акт об учете товара, надежное основание для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете, списания недостач и защиты интересов организации при спорах․ Используйте приведенный образец как шаблон, адаптируя его под специфику своей деятельности, и закрепите форму в учетной политике организации․