Акт оказанных услуг (выполненных работ) по договору аренды — это первичный учётный документ, которым стороны подтверждают факт предоставления имущества в аренду за определённый период и отсутствие взаимных претензий․ Несмотря на то что аренда по своей правовой природе не является услугой, на практике именно такой акт чаще всего используется для ежемесячного закрытия расчётов между арендодателем и арендатором․
Когда составляется акт
Обязанность подписывать акты по аренде законом прямо не установлена․ Однако документ необходим в следующих случаях:
- условие о ежемесячном подписании актов прописано в договоре аренды;
- акт нужен арендатору для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учёте;
- арендодатель выставляет счёт-фактуру — он оформляется в течение пяти календарных дней с даты подписания акта;
- стороны хотят зафиксировать отсутствие претензий по качеству и срокам предоставления имущества․
Как правило, акты подписываются ежемесячно, в последний день отчётного месяца или в первые дни следующего․
Чем акт отличается от акта приёма-передачи
Важно не путать два документа:
- Акт приёма-передачи составляется один раз — при передаче объекта (помещения, транспортного средства, оборудования) арендатору и при его возврате․ В нём индивидуализируется предмет аренды, фиксируется его состояние․
- Акт оказанных услуг по аренде подписывается регулярно (обычно ежемесячно) и подтверждает, что арендодатель исполнил обязательства за конкретный период, а арендатор обязан оплатить арендную плату․
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта не существует, поэтому стороны разрабатывают её самостоятельно․ Согласно закону «О бухгалтерском учёте» первичный документ должен содержать:
- наименование документа («Акт оказанных услуг по договору аренды»);
- дату составления;
- наименования сторон (арендодатель и арендатор);
- реквизиты договора аренды (номер и дата);
- описание объекта аренды (адрес помещения, марка и госномер автомобиля и т․д․);
- период, за который оказаны услуги;
- стоимость аренды за период (цифрами и прописью), включая НДС или с указанием «НДС не облагается»;
- подписи уполномоченных представителей сторон с расшифровкой, при наличии — печати․
Образец акта оказанных услуг по договору аренды
АКТ № ___
оказанных услуг по договору аренды
г․ _____________ «___» __________ 20___ г․
______________________, именуемое в дальнейшем «Арендодатель», в лице ______________________, действующего на основании ____________, с одной стороны, и ______________________, именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице ______________________, действующего на основании ____________, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», составили настоящий Акт о нижеследующем:
За период с «___» __________ 20___ г․ по «___» __________ 20___ г․ Арендодателем оказаны, а Арендатором приняты услуги по предоставлению во временное владение и пользование объекта аренды: ______________________ (наименование объекта, адрес / идентификационные данные) в соответствии с договором аренды № ___ от «___» __________ 20___ г․
Стоимость услуг по аренде за указанный период составляет __________ (______________________) рублей ___ копеек, в т․ч․ НДС ___% — __________ руб․ (либо: НДС не облагается)․
Услуги оказаны в полном объёме, качественно и в установленные сроки․ Стороны претензий друг к другу не имеют․
Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон, и является основанием для расчётов по договору․
Арендодатель: ____________ /____________/ М․П․
Арендатор: ____________ /____________/ М․П․
Особенности для отдельных видов аренды
Аренда помещения
В акте указывают адрес помещения, его площадь и кадастровый номер․ Если арендная плата включает коммунальные и эксплуатационные платежи, их целесообразно выделять отдельными строками․
Аренда транспортного средства
При аренде автомобиля без экипажа акт подтверждает предоставление транспорта в пользование․ При аренде с экипажем (в т․ч․ у физического лица) акт фиксирует оказание услуг по управлению и технической эксплуатации — это важно для налогового учёта и начисления страховых взносов․
Практические рекомендации
- Закрепите форму акта приложением к договору аренды — это исключит споры о формате документа․
- Подписывайте акты своевременно: отсутствие актов за несколько месяцев может вызвать вопросы налоговой при проверке расходов․
- Периодически подписывайте акт сверки взаимных расчётов, вместе с актами оказанных услуг он подтверждает реальность хозяйственных операций․
- Если арендатор уклоняется от подписания, направьте акт почтой с описью вложения и зафиксируйте это — при наличии соответствующего условия в договоре акт может считаться принятым в одностороннем порядке․
Акт оказанных услуг по договору аренды, простой, но важный документ, обеспечивающий прозрачность расчётов и защищающий интересы обеих сторон․ Грамотно составленный акт, подписываемый регулярно, минимизирует риски споров и претензий со стороны контролирующих органов․