Акт по установленному факту — это документ, который фиксирует определённое событие, состояние или обстоятельство, имеющее юридическое или хозяйственное значение. Такие акты широко применяются в бухгалтерском учёте, кадровом делопроизводстве, торговле, строительстве и других сферах деятельности. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой этот документ, в каких случаях он составляется и как правильно его оформить.

Что такое акт по установленному факту

Акт по установленному факту — это письменное свидетельство, составленное несколькими лицами (как правило, комиссией), которое подтверждает наличие определённого факта или события. Документ служит доказательством при разрешении споров, проведении проверок, оформлении страховых случаев и в иных ситуациях.

К числу наиболее распространённых разновидностей таких актов относятся:

• акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2);
• акт об установлении факта несчастного случая на производстве;
• акт об установлении факта проживания (непроживания) по определённому адресу;
• акт об установлении факта порчи или повреждения имущества;
• акт об установлении факта неявки работника на рабочее место;
• акт об установлении факта оказания услуг или выполнения работ.

Унифицированная форма ТОРГ-2

Одним из самых известных примеров акта по установленному факту является акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2). Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от № 132 и применяется с 1 января 1999 года.

Акт ТОРГ-2 составляется при приёмке товаров от российского поставщика, если выявлены:

• недостача или излишки по количеству;
• несоответствие качества товара условиям договора;
• бой, брак, повреждения упаковки или самой продукции.

Важно отметить, что с 1 января 2013 года, в связи со вступлением в силу Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», унифицированные формы первичных учётных документов перестали быть обязательными. Организации вправе использовать либо унифицированные бланки, либо самостоятельно разработанные формы, закрепив выбор в учётной политике. Однако форма ТОРГ-2 остаётся удобным и привычным инструментом для большинства компаний.

Обязательные реквизиты акта

Независимо от того, используется унифицированная форма или самостоятельно разработанный бланк, акт по установленному факту должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа, «Акт» с указанием его вида (например, «Акт об установленном расхождении»).
2. Дата и место составления документа.
3. Наименование организации, от имени которой составлен акт.
4. Состав комиссии — фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в установлении факта.
5. Описание установленного факта — подробное изложение обстоятельств, событий, выявленных несоответствий.
6. Ссылки на подтверждающие документы — договоры, накладные, счета-фактуры, транспортные документы.
7. Подписи членов комиссии с расшифровкой.

Порядок составления акта

При составлении акта по установленному факту рекомендуется придерживаться следующего порядка:

Шаг 1; Создание комиссии

Руководитель организации издаёт приказ о создании комиссии. В её состав, как правило, включаются не менее трёх человек: материально ответственное лицо, представитель администрации и независимый специалист. При приёмке товаров от поставщика может потребоваться присутствие представителя поставщика или транспортной организации, о чём следует уведомить контрагента заблаговременно.

Шаг 2. Осмотр и фиксация факта

Комиссия проводит осмотр, проверку количества и качества, изучает сопроводительные документы. Все выявленные обстоятельства подробно фиксируются. При необходимости прилагаются фотоматериалы, заключения экспертов.

Шаг 3; Оформление акта

Документ заполняется в присутствии всех членов комиссии. Описание факта должно быть объективным, конкретным, без оценочных суждений. Указываются точные количественные и качественные характеристики.

Шаг 4. Подписание и утверждение

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. На документе проставляется печать (при её наличии).

Образец структуры акта

Типовой акт по установленному факту выглядит следующим образом:

АКТ № ___
об установлении факта ______________________

г. ______________ «___» __________ 20___ г.

Комиссия в составе:

• председатель комиссии — (должность, Ф.И;О.);
• члены комиссии — (должности, Ф.И.О.),

составила настоящий акт о нижеследующем:

Основание составления акта (договор, приказ, накладная и т.д.).
Описание установленного факта (что, когда, где выявлено).
Перечень приложенных документов.

Подписи членов комиссии: ____________

Утверждаю: руководитель организации ____________

Рекомендации по заполнению

• Заполняйте акт аккуратно, без исправлений. Если ошибка допущена, зачеркните неверную запись одной чертой, внесите правильную и заверьте исправление подписями всех членов комиссии.
• Указывайте точные данные: даты, номера документов, количество, наименования товаров по сопроводительной документации.
• Составляйте акт незамедлительно после выявления факта — промедление может ослабить доказательственную силу документа.
• Оформляйте акт в необходимом количестве экземпляров, по одному для каждой заинтересованной стороны.
• Храните акты в соответствии с установленными сроками архивного хранения (как правило, не менее 5 лет).

Акт по установленному факту — важный документ, который позволяет юридически грамотно зафиксировать обстоятельства, имеющие значение для организации. Правильно составленный акт служит надёжным основанием для предъявления претензий контрагентам, обращения в суд, списания материальных ценностей и решения других хозяйственных вопросов. Использование унифицированных форм, таких как ТОРГ-2, либо тщательно разработанных собственных бланков поможет избежать ошибок и обеспечит документу необходимую юридическую силу.