Акт приема-передачи дел и документов — это важный организационно-распорядительный документ, который фиксирует факт передачи документации, материальных ценностей и должностных обязанностей от одного сотрудника к другому․ Чаще всего он оформляется при увольнении работника, его переводе на другую должность, уходе в длительный отпуск или при смене руководителя, главного бухгалтера, материально ответственного лица․

Зачем нужен акт приема-передачи дел

Документ выполняет несколько важных функций:

• Фиксация ответственности․ С момента подписания акта ответственность за сохранность документов и ценностей переходит к принимающей стороне․
• Защита интересов сторон․ Увольняющийся сотрудник подтверждает, что передал все дела, а новый работник, что принял их в надлежащем состоянии․
• Контроль полноты передачи․ Акт позволяет избежать потери документов, печатей, ключей, паролей доступа․
• Доказательная сила․ При возникновении споров (например, при обнаружении недостачи) акт служит доказательством в суде и при внутренних расследованиях․

В каких случаях составляется акт

1. Увольнение сотрудника (особенно руководителя, бухгалтера, кассира, кадровика, секретаря)․
2. Перевод работника на другую должность или в другое подразделение․
3. Уход в отпуск по беременности и родам, длительный больничный․
4. Смена генерального директора или главного бухгалтера․
5. Реорганизация или ликвидация предприятия․
6. Передача архива или делопроизводства новому ответственному лицу․

Структура и содержание акта

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк․ Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа («Акт приема-передачи дел и документов»);
• дата и место составления;
• наименование организации;
• ФИО и должности передающей и принимающей сторон;
• основание передачи (приказ об увольнении, переводе и т․д․);
• перечень передаваемых дел, документов, ценностей;
• состояние документов (надлежащее, с замечаниями);
• подписи сторон с расшифровкой;
• при необходимости — подписи членов комиссии и печать организации․

Что включается в перечень передаваемых дел

Перечень зависит от должности сотрудника․ Как правило, передаються:

• учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства, лицензии);
• бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные документы;
• кадровая документация (трудовые книжки, личные дела, приказы);
• договоры с контрагентами;
• печати, штампы, факсимиле;
• ключи от сейфов, помещений, банковские ключи и токены;
• пароли и доступы к информационным системам;
• материальные ценности, бланки строгой отчетности;
• регистрационные журналы и номенклатура дел․

Образец акта приема-передачи дел и документов

АКТ № ___
приема-передачи дел и документов

г․ Москва «___» __________ 20___ г․

Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример») в лице:

Иванова Ивана Ивановича, занимающего должность главного бухгалтера, именуемого в дальнейшем «Передающая сторона», с одной стороны, и

Петровой Анны Сергеевны, назначенной на должность главного бухгалтера приказом от «___» __________ 20___ г․ № ___, именуемой в дальнейшем «Принимающая сторона», с другой стороны,

составили настоящий акт о нижеследующем:

Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла следующие дела и документы:

1. Устав ООО «Пример» в редакции от — 1 экз․
2. Бухгалтерская отчетность за 2023–2025 гг․ — 3 комплекта․
3. Кассовая книга за 2025 год — 1 шт․
4. Трудовые книжки работников — 15 шт․ (по реестру)․
5. Договоры с контрагентами, 42 шт․ (по реестру)․
6. Печать организации — 1 шт․
7. Ключи от сейфа — 2 комплекта․
8. Пароли доступа к системе «1С» и клиент-банку (в запечатанном конверте)․

Документы переданы в полном объеме, в надлежащем состоянии․ Замечаний по комплектности и состоянию не имеется (либо: имеются следующие замечания: __________)․

С момента подписания настоящего акта ответственность за сохранность переданных дел и документов несет Принимающая сторона․

Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон․

Передал: __________ /Иванов И․И․/

Принял: __________ /Петрова А․С․/

М․П․

Рекомендации по оформлению

• При передаче дел руководителя или главного бухгалтера целесообразно создать комиссию и провести инвентаризацию документов и ценностей․
• Большие перечни документов оформляйте в виде приложения-реестра к акту․
• Каждый лист акта и приложений желательно подписать обеими сторонами․
• Если принимающая сторона обнаружила недостатки, их следует зафиксировать в акте с указанием сроков устранения․
• Храните акт в соответствии с номенклатурой дел организации, как правило, не менее 5 лет, а акты по кадровым документам — до 75 лет․

Грамотно составленный акт приема-передачи дел и документов защищает интересы как организации, так и сотрудников․ Он обеспечивает преемственность в работе, исключает потерю важной документации и служит надежным доказательством при разрешении возможных споров․ Используйте приведенный образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и конкретной должности․