Акт приема-передачи документов на архивное хранение, это основной учетный документ, фиксирующий передачу дел из структурного подразделения организации (или от ответственного исполнителя) в архив организации. Правильное оформление этого акта гарантирует сохранность документов, соблюдение сроков хранения и законность их последующего уничтожения или перевода в государственный архив.
Нормативная база и назначение документа
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 22).
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» (п. 69–72).
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело; Описание дел. Общие требования».
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования».
Основные функции акта:
- Юридическое закрепление факта передачи ответственности за сохранность дел.
- Основа для списания дел с учета у исполнителя/подразделения и постановки на учет в архиве.
- Документ, подтверждающий состав, количество и состояние переданных дел.
- Основа для формирования описей дел к хранению.
Кто и когда составляет Акт
Акт составляется комиссией, утверждаемой приказом (распоряжением) руководителя организации. В комиссию обязательно входят:
- Представитель архива (архивариус) — председатель или член комиссии.
- Представитель структурного подразделения (секретарь, делопроизводитель, ответственный за документы).
- При необходимости — представитель юридического отдела, службы безопасности (если есть секретные/конфиденциальные документы);
Сроки проведения приема-передачи: Обычно осуществляется ежегодно (в I квартале года, следующего за отчетным) по итогам формирования дела. В крупных организациях — квартально или по мере накопления дел.
Структура и реквизиты Акта (по ГОСТ Р 7.0.100-2018)
Единой строго утвержденной формы (как раньше Форма № 0404060) сейчас не существует. Организация разрабатывает свой бланк в Политике архивного дела или Инструкции по архивному делу. Обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи документов на архивное хранение».
- Дата составления и место (город).
- Наименование организации.
- Состав комиссии (ФИО, должности, основание, номер приказа о комиссии).
- Основание для передачи (номенклатура дел, сроки хранения).
- Табличная часть с перечнем передаваемых дел.
- Подписи членов комиссии с расшифровкой.
- Печать организации (при наличии).
Пошаговая инструкция по заполнению табличной части
Самая важная часть акта, таблица. Каждый столбец заполняется по строгим правилам:
| № столбца | Наименование столбца | Что указывается / Правила заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер | Сквозная нумерация строк акта (1, 2, 3…). |
| 2 | Индекс дела (Шифр дела) | Код по номенклатуре дел (например: 01-05-2023, где 01 — код подразделения, 05 — вид дела (договоры), 2023 — год). Должен строго соответствовать утвержденной номенклатуре. |
| 3 | Заголовок дела (Наименование) | Точное наименование из номенклатуры или обложки дела. Например: «Договоры поставки сырья № 101-200 за 2023 год». Нельзя писать просто «Договоры». |
| 4 | Даты начала и окончания дела | Формат: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.ММ.ГГГГ. Дата первого и последнего документа в деле. |
| 5 | Срок хранения (лет) | Указывается в годах согласно номенклатуре (например: 10, 50, 75, Постоянно). Писать «до 2033 г.» нельзя, только количество лет. |
| 6 | Количество листов (л;) | Общее число пронумерованных листов в деле (по последней цифре нумерации). |
| 7 | Количество экземпляров / Томов | Если дело многотомное, указывается число томов. Обычно «1». |
| 8 | Примечания / Состояние | Состояние переплета (хорошее, удовлетворительное, требует переплета), наличие приложений на отдельных носителях (CD, флешка), пометка «Секретно», «Для служебного пользования» и т.д. |
Заполненный образец Акта (Визуальный пример)
Ниже приведен пример оформления акта для вымышленной организации ООО «Вектор-Плюс».
ООО «ВЕКТОР-ПЛЮС»
АРХИВ
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
г. Москва
«15» февраля 2024 г.
Основание: Приказ Генерального директора ООО «Вектор-Плюс» от № 5-од «Об утверждении комиссии по приему-передаче документов в архив организации».
Мы, нижеподписавшиеся:
- Председатель комиссии: Архивариус ООО «Вектор-Плюс» Иванова Анна Сергеевна;
- Член комиссии: Начальник отдела кадров Петров Сергей Викторович;
- Член комиссии: Ведущий юрист Сидорова Елена Михайловна;
- Секретарь комиссии: Делопроизводитель архива Козлова Марина Игоревна.
Составили настоящий Акт о том, что Отдел кадров (передающая сторона) передает, а Архив ООО «Вектор-Плюс» (принимающая сторона) принимает на архивное хранение следующие дела за 2023 год:
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Даты докум-тов | Срок хр-ния (лет) | Кол-во листов | Томов | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 02-01-2023 | Приказы по основной деятельности за 2023 год | — | 50 | 145 | 1 | Хорошее состояние |
| 2 | 02-03-2023 | Личные дела работников (А–К), уволенных в 2023 г. | , | 75 | 1280 | 2 | Том 1 (А–Е), Том 2 (Ж–К). Хорошее |
| 3 | 02-04-2023 | Табели учета рабочего времени за 2023 год | , | 50 | 320 | 1 | Требует переплета (плохая бумага) |
| 4 | 02-07-2023 | Договоры труда с работниками (заключенные в 2023 г.) | — | 50 | 450 | 1 | Есть приложение на CD-диске (1 шт.) |
| ИТОГО дел передано: | 4 | 2195 | 5 | ||||
Дела осмотрены комиссией, пронумерованы, сшиты, закреплены в переплете (кроме дела № 3, требующего переплета в архиве). Инвентаризационные описи к делам составлены в 2-х экземплярах (один в деле, второй в архиве).
Передал дела: Петров С.В. / Подпись _______________ / «15» февраля 2024 г.
Принял дела: Иванова А.С. / Подпись _______________ / «15» февраля 2024 г.
Члены комиссии:
Сидорова Е.М. _______________ / Козлова М.И. _______________
М.П.
Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)
- Несоответствие номенклатуре: Индекс дела в акте отличается от индекса в номенклатуре или на обложке дела.
- Неверный срок хранения: Указан срок «10 лет» вместо «50 лет» (или наоборот) для кадровых документов. Всегда сверяйтесь с Типовыми номенклатурами» (Приказ Минкультуры/Росархива) или отраслевыми стандартами.
- Отсутствие дат дела: Графа «Даты» пуста или указан только год.
- Расхождение количества листов: Число в акте не совпадает с последним номером на последнем листе дела.
- Пропущена графа «Примечания»: Не указано о наличии электронных носителей, плохом состоянии бумаги, грифе секретности.
- Подписи без расшифровки: Только парфюмерная подпись без ФИО печатными буквами рядом.
- Акт составлен за подписантом: Подписи стоят от лиц, не входящих в комиссию по приказу.
Электронный документооборот (ЭДО) и Акт
При переводе организации на безбумажный документооборот (в соответствии с Приказом Минцифры России от № 526 и ГОСТ Р 7.0.8-2013) Акт приема-передачи также оформляется в электронном виде:
- Формируется как отдельный электронный документ (файл PDF/A или XML по стандарту СМЭВ/ЭДО).
- Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии.
- Метаданные акта (рег. номер, дата, состав дел) заносятся в АИС «Архив» / СЭД.
- Печатный экземпляр на бумаге не требуется, если организация полностью перешла на электронный архив и это зафиксировано в локальном нормативном акте.
Что делать после подписания Акта?
- Один экземпляр акта (или электронный файл) остается в архиве — основа для учета фондов.
- Второй экземпляр передается в передавшее подразделение (Отдел кадров, Бухгалтерия и т.д.) для их отчетности и списания дел с их учета.
- Архивариус вносит данные в Учетную карточку фонда (Форма № 0404061 по старому стандарту или внутренний журнал учета поступления).
- Дела размещаются на стеллажах согласно Адресной системе хранения.
- Сведения об акте заносятся в Объединенную номенклатуру дел организации (графа «Примечания» или отдельный столбец «Дата передачи в архив», «Номер акта»).
Особенности передачи дел с истекшим сроком хранения
Если при приеме-передаче обнаруживаются дела, срок хранения которых истек (например, временные дела на 5 или 10 лет, год окончания хранения наступил):
- Они не включаются в этот Акт приема на хранение.
- Для них составляется отдельный Акт отбора документов на уничтожение (по форме, утвержденной в организации).
- Уничтожение производится только после экспертизы ценности (если требуется) и составления соответствующего акта.
Акт приема-передачи — это не просто формальность, а ключевой юридический документ архивного дела. Качественно заполненный образец (как показан выше) исключает споры о составе переданных документов, их количестве и сроках хранения; Рекомендуется ежегодно проводить внутренний аудит актов за прошлые годы для выявления систематических ошибок до проверки Росархива или прокуратуры.
Совет: Храните шаблон акта в корпоративной системе шаблонов (Word/Excel/1С/СЭД) с настроенными выпадающими списками для индексов дел и сроков хранения — это минимизирует человеческий фактор при заполнении.