Личные дела сотрудников, учащихся, муниципальных служащих и других категорий лиц после завершения их ведения в делопроизводстве подлежат передаче на архивное хранение․ Ключевым документом, фиксирующим этот процесс, является акт приема-передачи личных дел в архив․ В данной статье рассмотрим, что представляет собой этот документ, какие требования к нему предъявляются, как его правильно составить, а также приведем образец заполнения․

Что такое акт приема-передачи личных дел

Акт приема-передачи — это документ, подтверждающий факт передачи дел (в данном случае личных дел) от одного ответственного лица другому: от кадровой службы, куратора группы, секретаря или иного сотрудника — архивариусу организации либо в государственный (муниципальный) архив․

Акт выполняет несколько важных функций:

• фиксирует состав, количество и состояние передаваемых дел;
• определяет момент перехода ответственности за сохранность документов;
• служит основанием для списания дел с учета в структурном подразделении и постановки их на учет в архиве;
• защищает обе стороны в случае возникновения споров об утрате или повреждении документов․

Нормативная база

Порядок передачи документов на архивное хранение регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;
• отраслевыми перечнями документов с указанием сроков хранения;
• локальными актами организации (инструкцией по делопроизводству, положением об архиве)․

Для отдельных сфер существуют специальные формы․ Например, в нотариате форма акта приема-передачи дел утверждена Правилами нотариального делопроизводства (Приказ Минюста России от № 394)․ Для передачи документов в государственный архив применяется специальная форма акта приема-передачи документов на постоянное хранение․

Когда составляется акт

Акт оформляется в следующих случаях:

• передача личных дел уволенных работников в архив организации по истечении срока хранения в кадровой службе (обычно через 1–3 года после увольнения);
• передача личных дел учащихся и студентов после выпуска или отчисления;
• передача личных дел в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации либо по истечении срока ведомственного хранения;
• смена архивариуса или ответственного за хранение личных дел․

Структура и содержание акта

Унифицированной обязательной формы акта для большинства организаций не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме с учетом общих требований делопроизводства․ Однако форма может быть утверждена администрацией архива, в который передаются дела, — перед сдачей документов следует уточнить этот вопрос․

Акт должен содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование документа — «Акт приема-передачи личных дел»․
2. Дату и место составления․
3. Сведения о сторонах — кто передает (должность, Ф․И․О․) и кто принимает (должность, Ф․И․О․)․
4. Основание передачи, например, завершение дел в делопроизводстве, приказ руководителя․
5. Перечень передаваемых дел — с указанием номеров дел по описи, фамилий, количества томов и листов․
6. Ссылку на опись, название и номер описи дел, количество экземпляров описи․
7. Информацию о состоянии дел — выявленные особенности, повреждения, недостающие документы (если есть)․
8. Количество дел цифрами и прописью․
9. Подписи сторон с расшифровкой, при необходимости, печать организации․

Образец акта приема-передачи личных дел в архив

АКТ № ___
приема-передачи личных дел на архивное хранение

г․ ______________ «___» __________ 20___ г․

В связи с завершением работы в делопроизводстве дел и для дальнейшего хранения их в архиве специалист отдела кадров (куратор группы, мастер производственного обучения) (Ф․И․О․) передал, а архивариус (Ф․И․О․) принял на хранение личные дела согласно описи дел № ___ за 20___ год:

• личное дело № 1 — Иванов Иван Иванович, 45 л․;
• личное дело № 2 — Петров Петр Петрович, 38 л․;
• личное дело № 3 — Сидорова Анна Сергеевна, 52 л․

Всего передано: 3 (три) личных дела на 135 (ста тридцати пяти) листах, в 3 (трех) томах․

При приеме-передаче личных дел установлено:

1. Дела сформированы, подшиты, пронумерованы и оформлены в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству․
2. Нумерация листов соответствует заверительным надписям․
3. Замечаний по состоянию дел не имеется (либо: выявлены следующие особенности — указать)․

Опись дел составлена в 2 (двух) экземплярах: первый хранится в архиве, второй — в структурном подразделении․

Передал: __________ /Иванова А․П․/
Принял: __________ /Смирнова О․В․/

М․П․ (при наличии)

Порядок подготовки личных дел к передаче

Перед составлением акта необходимо выполнить подготовительную работу:

• провести экспертизу ценности документов и определить сроки хранения;
• сформировать дела: подшить документы, пронумеровать листы, составить заверительные надписи;
• составить опись дел по установленной форме;
• согласовать передачу с руководителем организации и (при передаче в госархив) с архивным учреждением;
• проверить физическое состояние дел и зафиксировать особенности в акте․

Типичные ошибки при оформлении

• отсутствие ссылки на опись дел или расхождение данных акта с описью;
• неуказание количества листов и томов;
• отсутствие подписей одной из сторон или расшифровки подписей;
• передача дел без фиксации выявленных повреждений и недостач;
• составление акта в одном экземпляре (рекомендуется — не менее двух, по одному для каждой стороны)․

Акт приема-передачи личных дел в архив — несложный, но юридически значимый документ․ Его грамотное составление обеспечивает сохранность документов, четкое распределение ответственности между сотрудниками и соблюдение требований архивного законодательства․ Перед оформлением рекомендуется уточнить, не утверждена ли специальная форма акта архивом, принимающим документы, а при отсутствии таковой — воспользоваться приведенным выше образцом, адаптировав его под специфику своей организации․