Передача юридических документов — ответственная процедура, которая сопровождает множество деловых ситуаций: смену руководителя или главного бухгалтера, передачу дел новому сотруднику, взаимодействие с контрагентами, нотариусами, регистраторами, архивами. Чтобы зафиксировать факт передачи и избежать споров о том, какие именно документы и в каком состоянии были переданы, стороны составляют акт приема-передачи документов.
Что такое акт приема-передачи документов
Акт приема-передачи — это двусторонний документ, подтверждающий факт передачи определенного перечня документов от одного лица (передающей стороны) другому лицу (принимающей стороне). Унифицированной формы такого акта законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в локальных нормативных актах (например, в инструкции по делопроизводству).
Акт выполняет несколько важных функций:
- фиксирует точный перечень переданных документов;
- определяет момент перехода ответственности за сохранность документов;
- служит доказательством в случае споров и претензий;
- позволяет зафиксировать состояние документов (оригиналы или копии, количество листов, наличие повреждений).
Когда составляется акт
На практике акт приема-передачи юридических документов оформляется в следующих ситуациях:
- Смена должностных лиц — при увольнении или приеме на работу руководителя, главного бухгалтера, юриста, делопроизводителя.
- Передача документов контрагенту — например, оригиналов договоров, учредительных документов, доверенностей.
- Передача документов в архив организации или государственный архив.
- Передача документов регистратору, нотариусу, в государственные органы.
- Реорганизация или ликвидация юридического лица.
- Передача документов при смене обслуживающей организации (аутсорсинг бухгалтерии, юридического сопровождения).
Обязательные реквизиты акта
Чтобы акт имел юридическую силу, в нем следует указать:
- наименование документа — «Акт приема-передачи документов»;
- дату и место составления;
- реквизиты сторон (наименование организаций, ИНН/ОГРН, ФИО и должности представителей, документы, подтверждающие полномочия — доверенность, приказ);
- основание передачи (договор, приказ, служебная записка);
- подробный перечень передаваемых документов с указанием наименования, даты, номера, количества экземпляров и листов, отметки «оригинал» или «копия»;
- примечания о состоянии документов (при необходимости);
- подписи сторон с расшифровкой и печатями (при наличии);
Перечень документов удобнее всего оформить в виде таблицы или нумерованного списка.
Образец акта приема-передачи юридических документов
АКТ № ___
приема-передачи юридических документов
г. Москва