Увольнение сотрудника — это не только оформление приказа и выдача трудовой книжки․ Если работник отвечал за документы, дела или материальные ценности, важно правильно организовать передачу его обязанностей преемнику․ Ключевым документом в этом процессе становится акт приёма-передачи документов (дел)․ Разберёмся, зачем он нужен, как его составить и какие ошибки чаще всего допускают работодатели․
Зачем нужен акт передачи документов
Основное назначение акта — снятие ответственности с увольняющегося сотрудника и возложение её на другого работника․ Документ подтверждает факт передачи дел и защищает обе стороны:
- уволняющийся сотрудник получает доказательство, что передал все документы и ценности, и не может быть привлечён к ответственности за их утрату после увольнения;
- работодатель фиксирует состояние дел на момент передачи и может предъявить претензии, если обнаружатся недостачи или повреждения;
- принимающий сотрудник понимает объём принятых обязанностей и не отвечает за то, что ему не передавали․
Акт особенно важен при увольнении главного бухгалтера, кадровика, материально ответственных лиц, руководителей и сотрудников, ведущих договорную работу․
Нормативное регулирование
Установленной законодательством унифицированной формы акта приёма-передачи дел не существует․ Организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в локальных нормативных актах (например, в положении о документообороте); Акт не входит в число первичных учётных документов, но в компаниях с большим документооборотом его оформление считается обязательной практикой․
Порядок передачи дел при увольнении
Шаг 1․ Издание приказа
Процедуру начинают с приказа о приёме-передаче дел․ Он составляется в произвольной форме и содержит:
- ФИО и должность сотрудника, передающего дела;
- ФИО и должность сотрудника, принимающего дела;
- сроки проведения передачи;
- при необходимости — состав комиссии и порядок инвентаризации․
Шаг 2․ Подготовка и инвентаризация
Увольняющийся сотрудник систематизирует документы: формирует дела по номенклатуре, проверяет комплектность, готовит описи․ Если передаются материальные ценности или бухгалтерские документы, целесообразно провести инвентаризацию — особенно при смене главного бухгалтера или материально ответственного лица․
Шаг 3․ Составление и подписание акта
Передачу оформляют актом․ Лучше, чтобы дата фактической приёма-передачи совпадала с последним днём работы сотрудника, в этот же день акт подписывается․
Что включить в акт: обязательные элементы
Поскольку форма свободная, важно не упустить существенные реквизиты:
- Наименование документа — «Акт приёма-передачи документов (дел)»․
- Дата и место составления․
- Основание — реквизиты приказа о передаче дел и приказа об увольнении․
- Сведения о сторонах, ФИО, должности передающего и принимающего сотрудников, при необходимости, членов комиссии․
- Перечень передаваемых документов, обычно в виде таблицы․
- Наименование и общее количество переданных дел․
- Факт отсутствия или повреждения каких-либо документов (если таковые выявлены)․
- Подписи сторон с расшифровкой․
Как оформить таблицу передаваемых документов
Рекомендуется включить следующие графы:
- порядковый номер;
- наименование документа или дела;
- период, за который сформировано дело;
- количество единиц (дел, папок);
- форма документа — оригинал или заверенная копия;
- количество листов в документе;
- примечания (состояние, особенности хранения)․
Какие документы подлежат передаче
Состав зависит от должности увольняющегося․ Чаще всего передают:
- кадровые документы: личные дела, трудовые договоры, приказы, журналы учёта;
- бухгалтерские и налоговые документы: первичку, регистры, отчётность, декларации;
- договоры и сопроводительную документацию;
- учредительные и корпоративные документы (при смене руководителя);
- печати, штампы, ключи, электронные подписи и доступы;
- материальные ценности, закреплённые за сотрудником;
- незавершённые дела с пояснениями по текущему статусу․
Особенности для отдельных должностей
Главный бухгалтер․ Акт составляется в произвольном виде, подписывается передающим и принимающим бухгалтером, а также руководителем․ Рекомендуется предварительная инвентаризация и сверка расчётов с бюджетом и контрагентами․
Генеральный директор․ Оба экземпляра акта заверяются бывшим и новым руководителем и главным бухгалтером организации․ Передаются учредительные документы, печати, лицензии, банковские карточки доступа․
Кадровый работник․ Особое внимание — трудовым книжкам, личным делам и журналам регистрации: пересчёт ведётся поштучно с указанием номеров․
Типичные ошибки
- составление акта «задним числом» или после увольнения сотрудника;
- отсутствие конкретного перечня документов (фраза «все дела переданы» не защищает стороны);
- неуказанные недостачи и повреждения, выявленные при передаче;
- отсутствие подписи принимающей стороны;
- передача документов без приказа, что затрудняет доказывание факта передачи в споре․
Хранение акта
Акт составляется минимум в двух экземплярах, по одному для каждой стороны․ Один экземпляр подшивается в личное дело уволившегося сотрудника или в дело по номенклатуре․ Срок хранения определяется локальными актами организации, но рекомендуется хранить документ не менее 5 лет․
Акт передачи документов при увольнении — простой, но юридически значимый документ․ Он составляется в произвольной форме, однако должен содержать исчерпывающий перечень передаваемых дел, реквизиты сторон и подписи․ Грамотно оформленная передача дел защищает интересы работодателя, увольняющегося сотрудника и его преемника, а также минимизирует риск трудовых и имущественных споров в будущем․