Передача служебного автомобиля работнику — важная процедура, которая должна быть правильно оформлена документально․ Основным документом, фиксирующим факт передачи транспортного средства, является акт приёма-передачи служебного автомобиля․ В этой статье мы подробно разберём, зачем нужен этот документ, как его правильно составить, и приведём образец․
Зачем нужен акт приёма-передачи автомобиля
Акт приёма-передачи выполняет несколько важных функций:
- Фиксация факта передачи — документ подтверждает, что автомобиль передан конкретному сотруднику в определённую дату;
- Материальная ответственность — с момента подписания акта сотрудник несёт ответственность за сохранность транспортного средства;
- Фиксация технического состояния — в акте описывается состояние автомобиля на момент передачи, что позволяет избежать споров при возврате;
- Бухгалтерский и налоговый учёт — документ служит основанием для списания ГСМ и учёта эксплуатационных расходов;
- Защита интересов обеих сторон — при возникновении разногласий акт является доказательством в суде․
Когда составляется документ
Акт приёма-передачи служебного автомобиля оформляется в следующих ситуациях:
- При выдаче автомобиля сотруднику для выполнения служебных задач;
- При закреплении транспортного средства за конкретным работником на длительный срок;
- При возврате автомобиля сотрудником (увольнение, перевод на другую должность);
- При временной передаче автомобиля другому сотруднику;
- При передаче автомобиля на ремонт или обслуживание ответственному лицу․
Обязательные реквизиты и структура акта
Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк․ Однако документ должен содержать обязательные реквизиты первичного учётного документа (ст․ 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»)․
Что должно быть в акте:
- Наименование документа и дата его составления;
- Полное наименование организации;
- ФИО и должность лица, передающего автомобиль (передающая сторона);
- ФИО и должность сотрудника, принимающего автомобиль (принимающая сторона);
- Данные автомобиля: марка, модель, год выпуска, государственный регистрационный номер, VIN-номер, цвет;
- Данные документов на автомобиль: ПТС, СТС, полис ОСАГО;
- Техническое состояние автомобиля на момент передачи;
- Показания одометра (пробег);
- Количество топлива в баке;
- Комплектация: ключи, документы, инструменты, запасное колесо, аптечка, огнетушитель, знак аварийной остановки;
- Описание имеющихся повреждений и дефектов (царапины, вмятины, неисправности);
- Подписи обеих сторон с расшифровкой․
Образец акта приёма-передачи служебного автомобиля
АКТ № ___
приёма-передачи служебного автомобиля
г․ _____________ «___» __________ 20___ г․
Общество с ограниченной ответственностью «___________» (ООО «___________»), в лице _____________________ (должность, ФИО), действующего на основании _______________, именуемое в дальнейшем «Передающая сторона», с одной стороны, и _____________________ (должность, ФИО сотрудника), именуемый в дальнейшем «Принимающая сторона», с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла в пользование для выполнения служебных обязанностей автомобиль:
- Марка, модель: _____________________;
- Год выпуска: __________;
- Цвет: __________;
- Государственный регистрационный знак: __________;
- Идентификационный номер (VIN): __________;
- ПТС: серия, номер __________;
- СТС: серия, номер __________;
- Пробег на момент передачи: __________ км;
- Остаток топлива в баке: __________ л․
Техническое состояние автомобиля: _____________________ (исправен / имеются следующие неисправности и повреждения: __________)․
Вместе с автомобилем передаются:
- ключи — ___ комплект(а);
- свидетельство о регистрации ТС;
- полис ОСАГО;
- путевой лист;
- запасное колесо, домкрат, баллонный ключ;
- аптечка, огнетушитель, знак аварийной остановки;
- иное: __________․
Принимающая сторона ознакомлена с правилами эксплуатации служебного транспорта и несёт материальную ответственность за сохранность автомобиля в соответствии с законодательством РФ и локальными актами организации․
Автомобиль осмотрен, претензий по техническому состоянию и комплектности Принимающая сторона не имеет (либо: имеются следующие замечания: __________)․
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон․
Передал: _____________ / _____________ /
(подпись) (ФИО)
Принял: _____________ / _____________ /
(подпись) (ФИО)
Рекомендации по составлению акта
Проведите тщательный осмотр
Перед подписанием акта совместно осмотрите автомобиль․ Зафиксируйте все имеющиеся повреждения — царапины, сколы, вмятины․ Рекомендуется приложить к акту фотографии автомобиля с разных ракурсов․
Указывайте точные данные
Все идентификационные данные автомобиля (VIN, госномер, номера документов) должны быть указаны без ошибок․ Показания одометра фиксируйте с точностью до километра․
Оформите сопутствующие документы
Передачу автомобиля целесообразно оформить вместе с:
- приказом о закреплении автомобиля за сотрудником;
- договором о полной материальной ответственности;
- путевыми листами;
- положением об использовании служебного транспорта․
Составляйте акт в двух экземплярах
Один экземпляр хранится у работодателя (в бухгалтерии или отделе кадров), второй, у сотрудника․
Ответственность сотрудника
После подписания акта сотрудник обязан:
- использовать автомобиль исключительно в служебных целях;
- соблюдать правила дорожного движения;
- следить за техническим состоянием транспортного средства;
- своевременно проходить техническое обслуживание;
- незамедлительно сообщать работодателю о ДТП, поломках и повреждениях;
- обеспечить сохранность автомобиля и документов на него․
При причинении ущерба автомобилю по вине сотрудника он несёт материальную ответственность в соответствии со статьёй 242 Трудового кодекса РФ․
Акт приёма-передачи служебного автомобиля — простой, но юридически значимый документ, который защищает интересы как работодателя, так и сотрудника․ Грамотно составленный акт с детальным описанием состояния и комплектации автомобиля поможет избежать споров и конфликтных ситуаций при эксплуатации и возврате транспортного средства․ Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации․