Содержание

1. Зачем нужен акт приёма-передачи трудовых книжек
2. Когда и в каких случаях оформляется
3. Форма документа и обязательные реквизиты
4. Пошаговая инструкция заполнения образца 2026
5. Частые ошибки, из-за которых документ упраздняют
6. Ответственность за отсутствие акта
7. Контакты и сервисы для получения консультаций

Зачем нужен акт приёма-передачи трудовых книжек

Акт позволяет:

• Зафиксировать передачу ответственности за трудовые книжки между сотрудниками кадровой службы;
• Подтвердить целостность бланков — отсутствие пропажи, порезов, подчисток;
• Указать точную дату и время, когда новый кадровик официально принял на себя гражданско-правовую ответственность;
• Избежать споров с ФНС, ФСС и трудовой инспекцией при проверке.

Когда оформляется акт

Обязательно составляется в следующих случаях:

• увольнение или перевод отдела кадров;
• приём на работу нового специалиста по кадрам;
• перевод трудовых книжек в другой структурный подразделение (филиал, представительство);
• передача документов на временное хранение во внешнюю бухгалтерскую фирму или аутсорсинговый отдел кадров;
• продажа организации: вместе с актом передачи дел бизнес-активы попадают к новому собственнику.

Не требуется, когда работнику выдают трудовую книжку при увольнении — в этом случае достаточно расписки (ТК РФ, ст. 84.1, п.&nbsp6).

Форма документа

Единого Типового бланка Минтруд не утверждал. Фирмы вправе разрабатывать собственный ЛИСТ передачи, если он содержит:

1. Наименование организации;
2. Дату и место составления;
3. Ф.И.О. и должности передающего/принимающего лица (обе стороны подписывают);
4. Ф.И.О. и табельные номера сотрудников, чьи книжки передаются;
5. Количество трудовых книжек и вкладышей;
6. Пункт № и серия первого бланка, № и серия последнего бланка;
7. Сверка наличия подписей застрахованных лиц и печати;
8. Отметку «вложены вкладыши» или «вкладыши отсутствуют»;
9. Подписи, расшифровки и даты всех участников.

Пошаговая инструкция заполнения образца 2026

Шаг 1. Подготовьте бланк

Скачайте акт бесплатно:

• КонсультантПлюс, редакция 2026 (пустая форма .docx)
• Моё дело — заполненный шаблон
• Налог-Налог — PDF-демонстрация

Шаг 2. Составьте акт в 3 экземплярах:

1. Для кадровой службы;
2. Для бухгалтерии;
3. Для комиссии по охране труда (или юридического отдела).

Шаг 3. Заполните образец

Рассмотрим заполнение на примере ООО «Грин-Маркет»:

АКТ № 7/26

  о приёме-передаче трудовых книжек и вкладышей к ним

м. Москва                               «03» октября 2026 г.



Комиссия в составе:

Приёмная сторона: ведущий специалист по кадрам Протасова Светлана Вячеславовна

Передающая сторона: главный кадровик Морозов Игорь Евгеньевич

Член комиссии: заместитель директора по финансам Абрамова Елена Сергеевна



Комиссия установила:


…

№ п/п
Ф.И.О.
Таб. №
Серия/№ труд. книжки
Наличие вкладыша
Подпись лица, принявшего
1
Иванов Дмитрий С.
1045
I-AM № 458 921
есть (запись № 4)
____________
2
Ковалёва Анна П.
1046
I-AM № 458 922
отсутствует
____________
Всего: 35 трудовых книжек и 12 вкладышей
 
 



Переданные документы находятся надлежащем состоянии, без загрязнений и повреждений.



Передал:__________________ /Морозов И.Е./ «03» октября 2026 г.

Принял:___________________ /Протасова С.В./ «03» октября 2026 г.

Член комиссии:_______________ /Абрамова Е.С./ «03» октября 2026 г.

Частые ошибки

Ошибка 1. Не указывают внутренний реестр с сериями книжек.
Последствия: трудно найти конкретную книгу при внезапной проверке.

Ошибка 2. Забывают подпись заместителя директора или главного бухгалтера.
Решение: проверяйте локальные нормативные акты компании; иногда они выше норм ТК.

Ошибка 3. Отсутствие описи вкладышей.
Решение: отдельной строкой прописывайте «Дополнительные листы» с номерами.

Ответственность за отсутствие акта

• Для должностного лица — предупреждение или штраф 1 000 – 5 000 ₽ (КоАП ст. 5.27 ч. 2);
• Для юридического лица, штраф 30 000 – 50 000 ₽;
• регуляторы (Госинспекция труда, ПФР) могут увеличить штраф при повторном нарушении в два раза.

Контакты и сервисы для консультаций

Онлайн-генераторы и бесплатные шаблоны:

• Главная книга — сгенерировать акт онлайн
• СКБ Контур — бланк в Word/PDF

Бесплатные телефонные линии:

• Роструд (федеральная горячая линия): ###
  Ежедневно 9:00-21:00 МСК
• Пенсионный Фонд РФ (консультации по трудовым книжкам): ###
• Центр правовой поддержки «КонсультантПлюс»:
  ### (Москва), ### (Регионы)

Chat-консультации и мессенджеры:

Телеграм-бот Роструда (официальный)

WhatsApp бесплатно от ГК «ЮрЭксперт»

— все актуальные ссылки, номера телефонов и стоимость консультаций взяты из официальных источников и обновлены на время публикации.