Проверка наличия и состояния архивных документов — обязательная процедура для любой организации‚ ведущей архивное дело․ Результаты такой проверки оформляются специальным актом‚ который подтверждает сохранность документов либо фиксирует выявленные недостачи и повреждения․ В этой статье подробно разберём‚ что представляет собой данный документ‚ когда он составляется‚ как правильно его заполнить‚ и приведём образец․
Что такое акт проверки наличия и состояния архивных документов
Акт проверки наличия и состояния архивных документов, это официальный документ‚ фиксирующий фактическое наличие дел (документов) в архиве организации и их физическое состояние на определённую дату․ Он составляется по итогам инвентаризации (проверки) архивного фонда․
Основные цели составления акта:
- подтверждение сохранности документов‚ подлежащих хранению;
- выявление недостающих‚ утраченных или повреждённых документов;
- установление причин утраты или порчи документов;
- определение лиц‚ ответственных за сохранность архива;
- основание для списания утраченных документов и принятия мер по восстановлению учёта․
Нормативная база
Порядок проверки наличия и состояния документов регулируется следующими документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 37 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти‚ иных государственных органах и организациях»;
- Приказ Росархива от № 236 (перечень типовых архивных документов со сроками хранения);
- внутренние локальные акты организации (положение об архиве‚ инструкция по делопроизводству)․
Когда проводится проверка
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в следующих случаях:
- Плановая проверка, в соответствии с графиком‚ утверждённым руководителем организации (как правило‚ не реже одного раза в 5 лет для документов постоянного хранения)․
- Смена ответственного лица — при передаче архива новому заведующему или архивариусу․
- Реорганизация или ликвидация организации — перед передачей документов правопреемнику или в государственный архив․
- Нештатные ситуации, пожар‚ затопление‚ кража‚ обнаружение повреждения документов плесенью или насекомыми․
- По требованию проверяющих органов — Росархива‚ его территориальных органов‚ вышестоящей организации․
Кто участвует в проверке
Проверку проводит комиссия‚ назначаемая приказом руководителя организации․ В её состав обычно включаются:
- председатель комиссии (заместитель руководителя или иное должностное лицо);
- заведующий архивом или работник‚ ответственный за архив;
- представители структурных подразделений;
- при необходимости — представитель бухгалтерии‚ юрисконсульт‚ специалист по кадрам․
Структура и содержание акта
Унифицированной обязательной формы акта не существует‚ однако на практике документ должен содержать следующие обязательные реквизиты и разделы:
- Наименование организации;
- Название документа («Акт проверки наличия и состояния архивных документов»);
- Дата и место составления;
- Основание проведения проверки (реквизиты приказа о создании комиссии);
- Состав комиссии;
- Период проверки и перечень проверенных фондов (описей‚ дел);
- Результаты проверки: количество дел по учёту и фактически‚ состояние документов;
- Выявленные расхождения (недостача‚ излишки‚ повреждения) и их причины;
- Подписи членов комиссии;
- Отметка об утверждении акта руководителем․
Образец заполненного акта
Ниже приведён пример заполнения акта с условными данными․
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
(ООО «Пример»)
АКТ № 3
проверки наличия и состояния архивных документов
г․ Москва &