Акт согласования документов — это официальная бумага, которая фиксирует факт рассмотрения и утверждения проекта документа заинтересованными сторонами. Такой акт широко применяется в договорной работе, строительстве, проектировании, кадровом делопроизводстве и при взаимодействии с контрагентами. В этой статье разберём, что представляет собой документ, когда он нужен, как его правильно оформить, и приведём образец.

Что такое акт согласования документов

Акт согласования — это документ, подтверждающий, что несколько сторон (подразделений компании, организаций или должностных лиц) ознакомились с проектом документа и выразили своё согласие с его содержанием либо внесли замечания и предложения.

Единой унифицированной формы акта согласования законодательство не устанавливает. Это означает, что организация вправе разработать собственный бланк, закрепив его в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству или положении о документообороте.

Когда составляется акт согласования

На практике акт согласования документов используется в следующих ситуациях:

• согласование проекта договора между контрагентами;
• утверждение технического задания, проектной и рабочей документации;
• согласование внутренних регламентов, положений и инструкций между структурными подразделениями;
• согласование смет, графиков работ, спецификаций;
• утверждение изменений в ранее подписанные документы;
• визирование документов руководителями и профильными специалистами (юристами, бухгалтерами, службой безопасности).

Обязательные реквизиты акта

Чтобы акт имел юридическую силу и был понятен всем участникам, в него следует включить:

1. Наименование организации (или организаций), составляющей акт.
2. Название документа — «Акт согласования» с указанием предмета (например, «Акт согласования проекта договора поставки № ___»).
3. Дату и место составления.
4. Реквизиты согласуемого документа — его название, номер, дату, версию проекта.
5. Перечень участников согласования, ФИО, должности, наименования подразделений или организаций.
6. Результат согласования, согласовано без замечаний, согласовано с замечаниями либо отклонено.
7. Замечания и предложения (при наличии) — с указанием пунктов документа, к которым они относятся.
8. Подписи сторон с расшифровкой и, при необходимости, печати организаций.

Образец акта согласования документов

Ниже приведён примерный шаблон, который можно адаптировать под свои задачи:

АКТ СОГЛАСОВАНИЯ № ___
проекта договора № ___ от «___» ________ 20__ г.

г. Москва      «___» ________ 20__ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример», в лице генерального директора Иванова И;И., и Общество с ограниченной ответственностью «Партнёр», в лице директора Петрова П.П., совместно именуемые «Стороны», составили настоящий акт о нижеследующем:

Стороны рассмотрели проект договора поставки № ___ от «___» ________ 20__ г.
По результатам рассмотрения Стороны договорились считать проект документа согласованным в редакции, приложенной к настоящему акту.
Замечания и предложения: отсутствуют (либо: приведены в Приложении № 1).
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Подписи сторон:

От ООО «Пример»: ____________ /Иванов И.И./

От ООО «Партнёр»: ____________ /Петров П.П./

Рекомендации по оформлению

• Фиксируйте версии документа. Если проект дорабатывался, указывайте номер редакции, чтобы избежать споров о том, какой именно текст был согласован.
• Приложения — часть акта. Согласуемый документ и перечень замечаний лучше оформить как приложения и сослаться на них в тексте.
• Соблюдайте порядок визирования. Внутри компании определите последовательность согласования: сначала профильные специалисты, затем юрист, затем руководство.
• Храните акты. Срок хранения определяется номенклатурой дел организации; как правило, акты, связанные с договорами, хранятся не менее 5 лет.
• Электронный документооборот. Акт может быть подписан электронной подписью — это равнозначно бумажному варианту при соблюдении требований законодательства об электронной подписи.

Типичные ошибки

• отсутствие реквизитов согласуемого документа, непонятно, что именно утверждено;
• подписи без расшифровки и указания должностей;
• замечания сформулированы устно и не отражены в акте;
• не указана дата, что затрудняет определение сроков согласования;
• акт подписан лицом без соответствующих полномочий.

Акт согласования документов — простой, но важный инструмент делопроизводства. Он фиксирует достигнутые договорённости, снижает риск споров и упорядочивает документооборот. Поскольку унифицированной формы нет, организация может разработать собственный бланк, главное — включить все необходимые реквизиты и обеспечить подписание документа уполномоченными лицами.