Акт списания продуктов питания — это первичный учетный документ, который оформляется при необходимости снять с баланса организации испорченные, просроченные или пришедшие в негодность продовольственные товары. Правильно составленный акт защищает материально ответственных лиц от претензий и позволяет корректно отразить потери в бухгалтерском и налоговом учете.

Когда составляется акт списания продуктов

Документ оформляется в следующих ситуациях:

• истек срок годности продукции;
• продукты испорчены из-за нарушения условий хранения (сбой холодильного оборудования, повышенная влажность и т.д.);
• выявлен брак или несоответствие качества при приемке;
• обнаружена порча в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление);
• продукция изъята по предписанию контролирующих органов;
• выявлены недостачи при инвентаризации.

Какие формы используются

С 2013 года унифицированные формы первичных документов не являются обязательными, поэтому организация вправе разработать собственный бланк акта. Однако на практике чаще всего применяются проверенные формы:

Форма ТОРГ-15

Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ОКУД 0330215). Применяется, когда продукты испорчены, разбиты или повреждены.

Форма ТОРГ-16

Акт о списании товаров (ОКУД 0330216), утвержденная Постановлением Госкомстата России от № 132. Это наиболее распространенная форма для списания продовольственных товаров. Она нужна в основном организациям торговли, предприятиям общественного питания, аптекам и другим компаниям, работающим с товарами ограниченного срока годности.

Собственная форма

Организация может разработать свой бланк, закрепив его в учетной политике. Главное — чтобы документ содержал все обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Обязательные реквизиты акта

Независимо от выбранной формы, акт списания продуктов питания должен содержать:

1. наименование документа («Акт о списании продуктов питания»);
2. дату и место составления;
3. наименование организации и структурного подразделения;
4. основание для списания (истечение срока годности, порча, предписание органа и т.д.);
5. состав комиссии (не менее трех человек, назначенных приказом руководителя);
6. перечень списываемых продуктов с указанием наименования, единицы измерения, количества, цены и суммы;
7. подписи членов комиссии и материально ответственного лица;
8. решение руководителя о том, на кого отнести потери от списания (на издержки организации или на виновное лицо).

Порядок оформления акта

Шаг 1. Создание комиссии

Руководитель издает приказ о создании комиссии по списанию. В нее включают не менее трех сотрудников: как правило, представителя администрации, бухгалтера и специалиста, разбирающегося в качестве продукции.

Шаг 2. Осмотр продукции

Комиссия осматривает товар, устанавливает причину непригодности и фиксирует количество подлежащей списанию продукции. Материально ответственное лицо при этом присутствует.

Шаг 3. Заполнение акта

Данные вносятся в табличную часть документа: наименование продукта, код, единица измерения, количество, цена и стоимость. В конце таблицы подводится итог — полная стоимость всех списанных продуктов питания.

Шаг 4. Подписание и утверждение

Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Завершает документ резолюция руководителя о порядке отнесения потерь.

Шаг 5. Отражение в учете

На основании акта бухгалтерия списывает стоимость продукции с счетов учета товаров. Потери в пределах норм естественной убыли относятся на издержки, сверх норм, на виновных лиц или на прочие расходы.

Где скачать бланк и образец

Готовые бланки акта списания продуктов питания можно бесплатно скачать в форматах Word (doc, docx), Excel и PDF на специализированных сайтах с бланками документов, а также в справочно-правовых системах, например в КонсультантПлюс. Там же доступны образцы заполнения форм ТОРГ-15 и ТОРГ-16, что помогает избежать ошибок при оформлении.

Для автоматизации процесса многие организации используют учетные программы (1С и аналоги), в которых акт формируется автоматически на основании складских данных.

Типичные ошибки при составлении

• отсутствие приказа о создании комиссии;
• неуказание причины списания;
• расхождение количества в акте и в складском учете;
• отсутствие подписей всех членов комиссии;
• списание продукции без фактического осмотра;
• отсутствие решения руководителя об отнесении потерь.

Акт списания продуктов питания, важный документ для предприятий торговли и общепита. Использование формы ТОРГ-16 или собственного бланка, утвержденного в учетной политике, а также соблюдение порядка оформления позволяют корректно списать испорченную продукцию, избежать претензий налоговых органов и защитить материально ответственных лиц. Скачать бесплатный бланк и образец заполнения можно на профильных сайтах или в правовых системах.