Архив Администрации городского округа город Елец является важнейшим структурным подразделением системы местного самоуправления, обеспечивающим сохранность, учет и предоставление архивных документов, составляющих документированную память города. В статье подробно рассматриваются правовые основы деятельности, структура фондов, порядок получения справок и копий документов, а также контактная информация для обращения граждан и организаций.

Правовые основы деятельности

Деятельность архива регулируется федеральным и региональным законодательством, а также локальными нормативными правовыми актами Администрации:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Закон Липецкой области от № 314-ОЗ «Об архивном деле в Липецкой области».
• Постановление Главы Администрации городского округа город Елец об утверждении Положения об архиве Администрации.
• Типовые инструкции по составу и срокам хранения документов управления (управлений, отделов) Администрации.

Архив осуществляет свою деятельность на основе принципов гласности, доступности архивных документов для пользователей (с учетом ограничений доступа, установленных законом) и бесплатности предоставления архивной информации гражданам в установленных законом случаях.

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива Администрации города Елец формируются за счет документов, подлежащих обязательному передаче на хранение из структурных подразделений Администрации по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.

Основные категории документов, хранящихся в архиве:

1. Нормативно-правовые акты: постановления Главы города, распоряжения Администрации, решения Совета депутатов, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, затрагивающие интересы муниципалитета.
2. Документы организационно-распорядительного характера: приказы, распоряжения, поручения, служебные записки, протоколы совещаний и заседаний.
3. Документы по управлению муниципальным имуществом и земельными отношениями: акты приема-передачи, договоры аренды, решения о предоставлении земельных участков.
4. Документы по вопросам архитектуры, градостроительства и землепользования: генеральные планы, проекты планировки, разрешения на строительство (архивные копии).
5. Кадровая документация (в части, не переданной в государственные архивы): личные дела, служебные записки о приеме/увольнении, приказы о поощрениях (соблюдая сроки хранения 75 лет для личных дел).
6. Документы по социально-экономическому развитию: отчеты о исполнении бюджета, программы развития территории, инвестиционные проекты.
7. Документы личного происхождения граждан (ЗАГС): Важно: Акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть) до 1917 года и за определенные периоды хранятся в Государственном архиве Липецкой области. В архиве Администрации могут храниться дубликаты или справки за более поздние периоды, если они не переданы в ЗАГС/Государственный архив.

Основные функции архива

• Прием и учет: Приемка документов из структурных подразделений Администрации по описям, государственная регистрация фондов.
• Хранение и обеспечение сохранности: Создание необходимого микроклимата, противопожарная охрана, защита от несанкционированного доступа, оцифровка ценных и изношенных документов.
• Научно-справочная работа: Составление описей, путеводителей, реестров, карточек учета документов; ведение электронных баз данных.
• Предоставление документов пользователям: Выдача справок, копий, выписок гражданам и организациям; организация работы читального зала (при наличии).
• Экспертиза сроков хранения: Проведение экспертизы документов для определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение или утилизации.
• Консультирование подразделений: Методическая помощь отделам Администрации по делопроизводству и архивному делу.

Порядок обращения граждан и организаций в архив

Для получения архивной справки, копии документа или выписки необходимо обратиться в Архив Администрации (или в Приемную граждан Администрации для первичной регистрации заявления).

Пошаговая инструкция:

1. Подготовка заявления: Написать заявление от своего имени (ФИО, адрес регистрации/проживания, контактный телефон) с указанием конкретного запроса (какой документ нужен, за какой период, для каких целей).
2. Предоставление документов, подтверждающих личность: Паспорт гражданина РФ. Если обращается представитель — нотариальная доверенность.
3. Документы, подтверждающие родственные связи (при запросе архивных справок о родственниках): Свидетельства о рождении, браке, смене имени и т.д.
4. Подача заявления:
   • Лично в приемной Администрации (ул. ###, 127) или непосредственно в архиве (по предварительной записи).
   • Через ЕПГУ / РПГУ (Госуслуги), сервис «Получение архивной справки».
   • Почтовым отправлением (заказным письмом с вложением копии паспорта и заявления).
5. Сроки рассмотрения: Согласно ст. 22 ФЗ-125, архивная справка выдается в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Основания для отказа в предоставлении информации:

• Истечение срока хранения документа и его уничтожение.
• Наличие ограничения доступа к документу (государственная тайна, коммерческая тайна, персональные данные третьих лиц без их согласия) — ст. 14 ФЗ-125.
• Непредоставление документов, подтверждающих личность или права на получение информации.

Отказ может быть обжалован в вышестоящий орган (Департамент архивного дела Липецкой области) или в суд.

Контактная информация Администрации городского округа город Елец

Архив является структурным подразделением Администрации. Обращения по архивным вопросам рекомендуется адресовать руководителю Администрации или начальнику отдела делопроизводства и архивного дела (точное наименование структурного подразделения уточняйте на сайте или по телефону).

Реквизиты и контакты:

Адрес: 399770, Липецкая область, г. Елец, ул. ###, д. 127 (Здание Администрации городского округа).

Телефон справочно-информационной службы / Приемной: 8 (47467) 3-04-03

Телефон/факс (устаревший, но возможный в справочниках): (47467) 2-22-68 / 2-83-62

Официальный сайт: elets-adm.ru (Разделы: «Структура администрации», «Документы», «Обращения граждан», «Госуслуги»)

E-mail: elets@admlr.lipetsk.ru

Режим работы приемной граждан (обычно): Понедельник–Пятница: 08:30–17:30 (перерыв 13:00–14:00). Режим работы самого архива для посетителей уточняйте по телефону.

Электронные сервисы и «Госуслуги»

Современная практика позволяет решить многие вопросы удаленно:

• Портал Госуслуг (Госуслуги.РФ): Раздел «Документы и данные» → «Архивные справки». Позволяет подать запрос в Архив Администрации Елец или Государственный архив Липецкой области, отслеживать статус и получить готовый документ лично или по почте.
• Официальный сайт Администрации (elets-adm.ru): Раздел «Обращения граждан» (электронная приемная) для отправки запроса на консультацию или запрос справки.
• Реестр архивных фондов: На сайте Администрации или портале «Архивы России» (archives.gov.ru) можно проверить, какие фонды хранятся в данном архиве (путеводители, описи).

Взаимосвязь с Государственным архивом Липецкой области (ГАЛО)

Важно различать компетенцию:

Архив Администрации г. Елец	Государственный архив Липецкой области (ГАЛО)
Документы текущей деятельности органов местного самоуправления (Администрация, Совет депутатов), срок хранения которых не истек или истек недавно (до передачи в госархив).	Документы дореволюционных учреждений, советских органов власти (исполкомы, райисполкомы) до 1990-х гг., фонды ликвидированных предприятий, ЗАГС (акты до 1917 г. и за 1917–1920 гг.).
Справки по вопросам землепользования, архитектуры, кадровым вопросам действующей администрации за последние 10–75 лет.	Генеалогические запросы (метрические книги, ревизские сказки, confesionalnye rospisi), история города, статистика XIX–XX вв.
Адрес: ул. ###, 127.	Адрес: г. Липецк, ул. ###, 27а.

Рекомендация: Если вы ищете документы по родословной (рождение/смерть до 1920 г., метрические книги), обращайтесь сразу в ГАЛО или через Госуслуги в ЗАГС/Госархив. Если нужна справка о присвоении адреса, разрешении на строительство 2000-х годов, договоре аренды с Администрацией — обращайтесь в Архив Администрации г. Елец.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Как получить справку о том, что человек проживал по определенному адресу в Ельце (для суда, нотариуса, банка)?

Ответ: Необходимо написать заявление в Архив Администрации (или в МФЦ/Госуслуги) с указанием ФИО, адреса и периодов проживания. Приложить копию паспорта и документов, подтверждающих право на получение (свидетельство о праве собственности, договор аренды, нотариальное поручение). Справка формируется на основании домовых книг, списков избирателей, карточек учета жильцов, хранящихся в архиве.

Вопрос: Хранятся ли в архиве Администрации проекты домов и планы участков?

Ответ: В архиве Администрации хранятся архивные копии разрешительной документации (разрешения на строительство, акты ввода в эксплуатацию), выданной Администрацией. Проектная документация (чертежи, схемы) как правило хранится в проектных организациях или в архиве архитектурного управления (если таковое было). Старые планы застройки (до 1990 г.) чаще всего в ГАЛО.

Вопрос: Платна ли выдача архивной справки?

Ответ: Согласно ст. 35 ФЗ-125, предоставление архивных документов гражданам для личного пользования осуществляется бесплатно. Плата взимается только за изготовление копий документов на бумажном или электронном носителе (по тарифам, утвержденным Администрацией), а также за сложные поисковые работы, не связанные с реализацией прав граждан (например, коммерческие запросы юрлиц).

Вопрос: Можно ли сфотографировать документы в читальном зале на телефон?

Ответ: Обычно да, для личного пользования без вспышки и штатива, если состояние документа позволяет. Однако для официального использования (в суде, нотариусе) требуется заверенная копия или справка, выданная архивом.

Архив Администрации городского округа город Елец выполняет ключевую функцию по сохранению документального наследия современного города и обеспечению прав граждан на доступ к информации. Благодаря внедрению электронных сервисов (Госуслуги, сайт Администрации) процедура получения справок стала более прозрачной и удобной. При подготовке запроса рекомендуется максимально точно формулировать тему поиска и указывать известные реквизиты документов (номера, даты, названия отделов-издателей), что значительно ускорит работу архивистов и сократит сроки ответа.

---

Данная статья носит информационный характер на основе общедоступных данных о структуре органов местного самоуправления г. Елец и действующем архивном законодательстве РФ. Для получения актуальной информации о реквизитах конкретного структурного подразделения (отдела делопроизводства/архива), режиме приема посетителей и тарифах на копирование, обязательно обращайтесь на официальный сайт elets-adm.ru или по телефону 8 (47467) 3-04-03.