Архив органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Гродненской области — это структурное подразделение, обеспечивающее хранение, учет и выдачу архивных справок и повторных свидетельств на основе записей актов гражданского состояния, составленных на территории региона. Функции архива осуществляет отдел по архивам, загсам и иным правовым вопросам Главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета.

Данная статья подготовлена на основе официальной информации с сайта Главного управления юстиции Гродненского облисполкома (источник) и предназначена для помощи гражданам в оформлении необходимых документов.

Основные функции и правовая основа

Деятельность архива регулируется законодательством Республики Беларусь. Административные процедуры осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об утверждении перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан».

Ключевая административная процедура, предоставляемая архивом:

• Выдача повторных свидетельств о рождении, заключении браке, разводе, усыновлении (удочерении), установлении отцовства, изменении имени (фамилии) и о смерти.
• Выдача справок о регистрации соответствующих актов гражданского состояния (в т.ч. для судебных целей, восстановления прав, оформления наследования и т.д.).

Контактные лица и ответственные специалисты

Прием граждан и обработку запросов ведут квалифицированные специалисты отдела:

Важно: График приема граждан устанавливается локальными актами управления. Перед визитом обязательно ознакомьтесь с актуальным графиком приема на официальном сайте или по телефону контакт-центра ОПИ (Общественно-правовой информации).

Перечень документов, необходимых для обращения в архив

Для получения повторного свидетельства или справки заявитель должен предоставить следующий пакет документов:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (для граждан РБ — паспорт гражданина РБ; для иностранцев — документ, установленный международными договорами или законом).
2. Документ, подтверждающий изменение фамилии или иных данных гражданина — в случае, если фамилия, имя или отчество изменились после составления записи акта гражданского состояния (свидетельство о заключении браке, о разводе, о перемене имени и т.д.).
3. Документы, выданные компетентными органами иностранных государств — если заявитель является иностранным гражданином или безгражданином, подтверждающие его право на получение документа (родственные и/или супружеские отношения). Данные документы должны быть надлежащим образом легализованы (апостиль/консульская легализация) и переведены на русский или белорусский язык с нотариальным заверением перевода.
4. Документ, подтверждающий внесение государственной пошлины (квитанция, чек).
   • При оплате через систему ЕРИП (Единое расчетное и информационное пространство) предъявление квитанции/чека в бумажном виде не требуется — информация о платеже поступает автоматически.

Дополнительные документы (по требованию или в необходимых случаях):

• Копии соответствующих записей актов, подтверждающих факт родственных или супружеских отношений, регистрация которых произведена на территории Республики Беларусь.
• Свидетельства и справки о регистрации актов гражданского состояния, необходимые для осуществления административной процедуры (например, для подтверждения цепочки родства при запросе архивных записей ранних лет).

Сроки предоставления услуги (административной процедуры)

Сроки исполнения зависят от наличия записи акта гражданского состояния в архивных фондах:

• 7 рабочих дней со дня подачи заявления — при наличии соответствующей записи акта гражданского состояния в архиве (запись найдена, данные читаемы, расхождений нет).
• 1 месяц со дня подачи заявления — при отсутствии соответствующей записи акта гражданского состояния (требуется поиск в других архивах, ЗАГСах, восстановление утерянной записи через суд или межведомственное взаимодействие).

Примечание: Срок может быть продлен в случаях, предусмотренных законодательством (например, при направлении межведомственного запроса), о чем заявитель уведомляется в установленном порядке.

Размер государственной пошлины и реквизиты для оплаты

За выдачу повторного свидетельства или справки из архива взимается государственная пошлина в размере:

1 базовая величина (БВ)

Реквизиты для оплаты (получатель, код КБК, номер счета, БИК банка) актуальны на момент обращения. Их можно уточнить:

• На официальном сайте Главного управления юстиции в разделе «Архив органов ЗАГС» или «Платежи».
• У специалиста при личном приеме.
• В системе ЕРИП: путь платежа обычно выглядит так: Система ЕРИП → Государственные услуги → Министерство юстиции → Архивы ЗАГС → Гродненская область (путь может незначительно варьироваться в зависимости от версии ЕРИП).

Рекомендация: Оплата через ЕРИП (банковские приложения, инфокиоски, интернет-банкинг) является наиболее удобной, так как исключает необходимость предъявления бумажного чека специалисту.

Порядок обращения: пошаговая инструкция

1. Подготовка документов: Соберите пакет согласно списку выше (паспорт, документы о смене имени, квитанция об оплате пошлины, если платили не через ЕРИП).
2. Проверка графика приема: Уточните часы работы специалистов (Корниковой М.Л. или Явлаш Н.А.) на сайте just-grodno.gov.by или по телефону.
3. Личный визит: Придите в Главное управление юстиции Гродненского облисполкома (адрес указан на сайте в разделе «Контакты») в часы приема.
4. Подача заявления: Заполните заявление на месте (бланк выдает специалист) и передайте пакет документов.
5. Получение результата: В установленный срок (7 дней или 1 месяц) явитесь за готовым документом (повторным свидетельством или справкой) с паспортом.

Дистанционное обращение (Электронные услуги)

Граждане Республики Беларусь могут воспользоваться возможностью подачи обращения в электронном виде через Единый портал электронных услуг (portal.gov.by) или личный кабинет гражданина. Это позволяет:

• Подать заявление на выдачу справки/свидетельства без визита в офис (с последующим получением по почте или лично).
• Оплатить пошлину онлайн.
• Отслеживать статус рассмотрения заявления.

На сайте Главного управления юстиции также доступна форма «Подать электронное обращение» для консультаций или предварительных запросов.

Частые вопросы и важные нюансы

Что делать, если запись в архиве не найдена?

Если архив сообщает об отсутствии записи, специалист обязан выдать официальный отказ (справку об отсутствии записи). С этим документом гражданин имеет право обратиться в суд по месту нахождения архива (или по месту жительства) с иском о установлении факта, имеющего юридическое значение (ст. 276 ГПК РБ), для последующей восстановления записи и получения свидетельства.

Можно ли заказать документ не лично?

Да, документ может получить доверенное лицо на основании нотариально заверенной доверенности (или простой письменной доверенности, заверенной организацией, в которой работает/учится доверенное лицо, если это предусмотрено законом), в которой указано право на получение документов из архивов ЗАГС.

Какие записи хранятся в областном архиве ЗАГС?

В областной архив централизованно передаются записи актов гражданского состояния из районных (городских) отделов ЗАГС по истечении сроков хранения (обычно 75 лет для записей о рождении/браке/разводе и 100 лет для записей о смерти, но сроки могут уточняться приказами Минюста). Также там могут храниться записи ликвидированных ЗАГСов и архивы дореволюционного периода (метрические книги), переданные в государственное хранение.

Контакты и полезные ссылки

• Официальный сайт: Архив органов ЗАГС — Главное управление юстиции Гродненского облисполкома
• Главный сайт управления: just-grodno.gov.by
• Единый портал электронных услуг: portal.gov.by
• Система ЕРИП для оплаты пошлины (доступна через любой интернет-банк или банкомат/инфокиоск).

Статья подготовлена на основе открытых официальных данных Главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета. Актуальность реквизитов, графиков приема и размеров пошлины рекомендуется проверять непосредственно перед обращением на официальных ресурсах или по телефонам контакт-центра.